Đoàn công tác đã đến thăm và làm việc tại Vụ Dân sự, Viện Nghiên cứu công tác pháp luật tổng hợp của Bộ Tư pháp; Trung tâm luật dân sự và thương mại quốc tế; Cục Tư pháp Tokyo; Văn phòng quận Shinjuku và Tòa thị chính thành phố Kamakura.
Trong thời gian làm việc tại Nhật Bản, Đoàn đã được nghe Luật sư công - Vụ dân sự - Bộ Tư pháp trình bày pháp luật về hộ tịch của Nhật Bản và tiến hành khảo sát trực tiếp quy trình giải quyết việc khai báo về hộ tịch tại chính quyền cấp cơ sở. Đoàn công tác cũng có bài thuyết trình, giới thiệu với phía bạn về pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch của Việt Nam qua các thời kỳ, thực tiễn đăng ký và quản lý hộ tịch tại Việt Nam hiện nay.
Theo pháp luật về hộ tịch của Nhật Bản thì căn cứ để thiết lập sổ hộ tịch của công dân Nhật Bản chính là quan hệ huyết thống giữa các thành viên trong một gia đình (thường là cha, mẹ và các con sẽ cùng có tên trong một sổ hộ tịch). Các thông tin về một cá nhân ghi trong sổ hộ tịch được thiết lập căn cứ vào khai báo của công dân và kết quả thẩm định của chính quyền cơ sở. Mỗi cá nhân có tên trong sổ hộ tịch sẽ được ghi những thông tin từ khi sinh ra đến khi mất, kể cả những thông tin về những địa chỉ cư trú. Người dân có thể tự do lựa chọn nơi thiết lập sổ hộ tịch mà không phụ thuộc vào địa chỉ cư trú hay nơi sinh. Một số quy định của pháp luật về đăng ký khai báo hộ tịch của Nhật Bản cũng rất khác so với quy định của pháp luật Việt Nam (ví dụ: khi làm thủ tục đăng ký kết hôn tại Nhật Bản, hai bên kết hôn chỉ cần hoàn thiện hồ sơ kết hôn và gửi đến chính quyền cấp cơ sở dưới dạng khai báo mà không cần phải có mặt…)
Việc tiếp nhận những khai báo về hộ tịch được thực hiện tại chính quyền cấp cơ sở. Việc giải quyết một khai báo về hộ tịch được thực hiện qua 3 bước với 4 nhân viên thực hiện: nhân viên thứ nhất tiếp nhận đơn khai báo, nhân viên thứ hai thẩm tra nội dung khai báo, nhập dữ liệu vào sổ hộ tịch và hệ thống máy tính, in giấy chứng nhận đã khai báo, hai nhân viên cuối cùng sẽ kiểm tra lại sự thống nhất giữa các nội dung khai báo với sổ hộ tịch và giấy chứng nhận đã khai báo.
Cục Tư pháp được thành lập ở các tỉnh, thành phố có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ về hộ tịch cho chính quyền cấp cơ sở. Trong lĩnh vực hộ tịch, Bộ Tư pháp có chức năng chủ yếu là xây dựng pháp luật và ban hành Thông tư hướng dẫn.
Nhật Bản đã tiến hành tin học hóa trong lĩnh vực hộ tịch, hộ khẩu được 86%. Tuy nhiên, việc kết nối mạng vẫn chưa được thực hiện trên phạm vi cả nước mà chỉ được thực hiện riêng tại các tỉnh, thành phố. Việc lưu trữ các dữ liệu về hộ tịch được thực hiện đồng thời theo hai hệ thống sổ sách và máy tính tại chính quyền cấp cơ sở.
Những kết quả thu được trong chuyến khảo sát lần này sẽ được chắt lọc, nghiên cứu để phục vụ cho việc soạn thảo Luật hộ tịch của Việt Nam trong thời gian tới. Dựa trên kết quả đạt được của chuyến khảo sát, Đại diện tổ chức Jaica Nhật Bản bày tỏ sự quan tâm đến việc tăng cường hợp tác hơn nữa với Bộ Tư pháp Việt Nam trong thời gian tới.
Lệ Hoa - Vụ Hành chính tư pháp