Để thực hiện đúng và nghiêm Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/3/2020 và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, Tổng cục THADS đã ban hành văn bản yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục, Cục trưởng Cục THADS các tỉnh, thành phố trực thuộc TW quán triệt, chỉ đạo thực hiện một số nội dung.
Theo đó, tăng cường sử dụng chữ ký số và văn bản điện tử; thường xuyên sử dụng chữ ký số trong phát hành văn bản; đảm bảo tỷ lệ phát hành văn bản ký số của đơn vị là 90% (không bao gồm các văn bản có nội dung mật). Xây dựng và thực hiện quy trình quản lý văn bản đi và đến đảm bảo chặt chẽ.
Đối với lập hồ sơ công việc, phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức; các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. Công văn cũng nêu rõ các yêu cầu trong việc mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ và kết thúc hồ sơ.
Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu hành chính vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định. Thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản; thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu khác.
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.