Thực hiện Quyết định số 4111/QĐ-BTP ngày 30/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc phê duyệt Kế hoạch công tác thanh tra năm 2010 và Quyết định số 05/QĐ-TTR ngày 15/4/2010 của Chánh Thanh tra Bộ Tư pháp về việc thành lập Đoàn thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng tại thành phố Hà Nội, Đoàn Thanh tra yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm các Phòng công chứng và Văn phòng công chứng) gửi báo cáo bằng văn bản và chuẩn bị toàn bộ hồ sơ tài liệu có liên quan đến nội dung thanh tra, cụ thể như sau:
1. Gửi báo cáo bằng văn bản
- Về nhân sự của tổ chức hành nghề công chứng;
- Tổng số các hợp đồng, giao dịch được công chứng từ ngày 01/07/2007 đến nay, trong đó được phân loại theo năm và theo các loại như quy định tại Chương IV Luật Công chứng năm 2006;
- Tổng số tiền thu được từ phí công chứng; thù lao công chứng; chi phí khác và việc thực hiện các nghĩa vụ tài chính từ ngày 01/07/2007 đến nay.
- Việc thực hiện chế độ báo cáo của Tổ chức hành nghề công chứng;
- Các khiếu nại, tố cáo, tranh chấp phát sinh tại Tổ chức hành nghề công chứng và việc giải quyết các khiếu nại, tố cáo, tranh chấp (nếu có);
- Những khó khăn, vướng mắc, bất cập khi thực hiện Luật Công chứng, kiến nghị của các Tổ chức hành nghề công chứng;
Riêng đối với các Văn phòng công chứng ngoài các nội dung trên trong báo cáo cần thể hiện một số nội dung sau:
- Về trụ sở làm việc, trong đó nêu rõ địa chỉ trụ sở hiện tại; việc chuyển trụ sở, việc thay đổi tên gọi (nếu có);
- Về việc cho phép thành lập và đăng ký hoạt động; thay đổi nội dung đăng ký hoạt động (nếu có); đăng báo nội dung đăng ký hoạt động;
2. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
- Hồ sơ liên quan đến việc thành lập và đăng ký hoạt động; thay đổi nội dung đăng ký hoạt động (nếu có); đăng báo nội dung đăng ký hoạt động;
- Chứng chỉ hành nghề công chứng, thẻ Công chứng viên (nếu có) của các Công chứng viên hoạt động tại Tổ chức hành nghề công chứng (bản gốc);
- Danh sách Công chứng viên và Hợp đồng lao động đối với người lao động; bảo hiểm lao động, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp;
- Hồ sơ công chứng các loại hợp đồng, giao dịch (được phân loại theo năm và theo quy định tại chương IV Luật Công chứng);
- Danh sách các hồ sơ công chứng được công chứng ngoài trụ sở;
- Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc thu, chi phí công chứng và thù lao công chứng;
- Các văn bản, thông báo với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về nội dung đăng ký hoạt động và việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng (nếu có);
- Tài liệu liên quan đến việc đăng báo nội dung đăng ký hoạt động;
- Những hồ sơ, tài liệu khác có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến nội dung thanh tra theo quy định của pháp luật.
3. Thời hạn nộp báo cáo cho Đoàn thanh tra
Nhận được Công văn này, đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng:
- Báo cáo bằng văn bản (theo nội dung mục 1 nêu trên) gửi về Thanh tra Bộ Tư pháp – 60 Trần Phú, Hà Nội trước ngày 29/4/2010 để Đoàn Thanh tra nghiên cứu, tổng hợp, lên kế hoạch chi tiết và lịch trình làm việc với các tổ chức hành nghề công chứng.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu (theo nội dung mục 2 nêu trên) để làm việc với Đoàn Thanh tra tại trụ sở làm việc của các tổ chức hành nghề công chứng. (Mọi vướng mắc, đề nghị liên hệ với đồng chí Hoàng Quốc Hùng – Phó Chánh Thanh tra Bộ - Trưởng Đoàn thanh tra - Điện thoại: 0913001513 – 04.38231127).