Thứ nhất, về hình thức, kỹ thuật trình bày Công báo:
Hình thức Công báo: Công báo được xuất bản gồm Công báo in và Công báo điện tử. Công báo in là Công báo được in trên giấy đóng thành cuốn; Công báo điện tử là phiên bản điện tử của Công báo in được đăng trên mạng, có cơ sở dữ liệu đầy đủ phục vụ việc tìm kiếm, tra cứu toàn văn văn bản; phông chữ sử dụng trên cuốn Công báo theo tiêu chuẩn Unicode TCVN 6909:2001;
Kỹ thuật trình bày cuốn Công báo: Công báo in có kích thước 29 cm x 20,5 cm; trường hợp văn bản gửi đăng Công báo có kèm sơ đồ, bản đồ có kích thước không theo chuẩn chung, cơ quan Công báo điều chỉnh kích thước cuốn Công báo riêng cho phù hợp; trang đầu cuốn Công báo in hình Quốc huy, Quốc hiệu của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; chữ CÔNG BÁO; tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi xuất bản (đối với Công báo cấp tỉnh); số Công báo; ngày, tháng, năm; mục lục các văn bản đăng trong số Công báo;
Nội dung cuốn Công báo được trình bày một cột, bảo đảm chính xác nội dung của văn bản chính. Phần nơi nhận, dấu, chữ ký, độ khẩn trong thể thức văn bản được phép lược bỏ; sử dụng cỡ chữ 13 đến 14, khoảng cách giữa các dòng (line spacing) từ dòng đơn (single) đến 1,5 dòng (1.5lines); bảng biểu, công thức, sơ đồ, bản đồ, mẫu đơn được trình bày đúng kích thước, cỡ chữ, phông chữ, hình vẽ của bản chính; trang cuối cuốn Công báo in tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, địa chỉ thư điện tử của cơ quan Công báo, địa chỉ truy cập Công báo trên Internet, tên cơ sở in Công báo và giá bán cuốn Công báo.
Thứ hai, về quy trình, thủ tục xuất bản Công báo
Tiếp nhận văn bản: Cơ quan Công báo có trách nhiệm nhập danh mục thông tin, thuộc tính văn bản gửi đăng Công báo: tên loại, số, ký hiệu, trích yếu nội dung văn bản, cơ quan ban hành, ngày ban hành, ngày nhận văn bản; danh mục thông tin, thuộc tính văn bản được lưu trong cơ sở dữ liệu Công báo điện tử và được in ra giấy lưu theo tháng của từng năm.
Biên tập Công báo: đọc soát, đối chiếu, căn chỉnh giữa bản điện tử với bản chính của văn bản để sắp xếp biên tập, thiết kế kỹ thuật tạo bản điện tử của từng số Công báo; số Công báo được tính theo năm; số trang được đánh theo từng cuốn Công báo; văn bản được đăng Công báo theo thứ tự thời gian nhận văn bản, văn bản đến trước đăng trước; đối với văn bản quy phạm pháp luật quy định các biện pháp thi hành trong tình trạng khẩn cấp, văn bản được ban hành để kịp thời đáp ứng các yêu cầu phòng, chống thiên tai, dịch bệnh được sắp xếp đăng trên số Công báo gần nhất ngay sau khi cơ quan Công báo nhận được văn bản.
Trong từng cuốn Công báo, văn bản được sắp xếp theo hai phần: phần văn bản quy phạm pháp luật và phần văn bản khác; trong đó văn bản xếp theo thứ bậc cơ quan ban hành, theo giá trị pháp lý từ cao xuống thấp và số văn bản theo thứ tự tăng dần; tên cơ quan ban hành cùng bậc được sắp xếp theo bảng chữ cái a, b, c hoặc chữ số từ nhỏ đến lớn; Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được đăng trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, mạng nội bộ của Văn phòng Chính phủ, Công báo cấp tỉnh được đăng trên Cổng/Trang Thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, mạng nội bộ của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đồng thời với việc Công báo in được phát hành.
Thứ ba, phối hợp xử lý văn bản có sai sót trong quá trình tiếp nhận, đăng Công báo:
Sai sót và cách thức xử lý: sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, cơ quan ban hành văn bản, cơ quan Công báo có văn bản đính chính theo quy định của pháp luật hiện hành; sai sót về nội dung, thẩm quyền, cơ quan ban hành có văn bản thu hồi, sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ theo đúng trình tự của pháp luật hiện hành.
Quy trình xử lý văn bản có sai sót: trong quá trình tiếp nhận, biên tập, nếu cơ quan Công báo phát hiện văn bản có sai sót, cơ quan Công báo có văn bản thông báo gửi cơ quan ban hành biết, xử lý; trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành thông báo, cơ quan ban hành văn bản không có văn bản trả lời, cơ quan Công báo sẽ đăng văn bản đó, trường hợp có văn bản đề nghị xử lý sao sót, thời hạn đăng Công báo được căn cứ vào ngày cơ quan Công báo nhận văn bản đề nghị này;
Nếu cơ quan ban hành phát hiện văn bản có sai sót, cơ quan ban hành có văn bản đề nghị xử lý gửi cơ quan Công báo. Trường hợp cơ quan ban hành có văn bản đính chính những sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, nếu văn bản có sai sót chưa đăng Công báo, cơ quan Công báo đăng đồng thời văn bản có sai sót và văn bản đính chính, nếu văn bản có sai sót đã đăng Công báo, cơ quan Công báo đăng văn bản đính chính vào số Công báo tiếp theo gần nhất. Đối với những văn bản có sai sót về nội dung, thẩm quyền, cơ quan Công báo trả lại văn bản theo đề nghị của cơ quan ban hành.
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 6 năm 2011./.
Lê Văn Nhật