Ngày 25 tháng 05 năm 2016, ngày thứ hai của Khóa đào tạo Quản lý dự án Trung cấp do Worldbank tổ chức. Đây cũng là ngày cuối cùng của lớp chuyên đề Đấu thầu và là ngày khai mạc của lớp Quản lý tài chính. Đối với các dự án Worldbank, đặc biệt là các dự án sử dụng vốn vay viện trợ thì vấn đề quản lý tài chính là vô cùng quan trọng và có ý nghĩa rất lớn tới tiến độ dự án cũng như hiệu quả sử dụng vốn vay. Trong thực tế các Ban quản lý dự án cũng gặp rất nhiều khó khăn khi phải đối diện với vấn đề này. Các BQLDA hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, được thiết kế vận hành khác nhau cũng có nhiều nét đặc thù và những vướng mắc riêng. Do vậy, làm sao để việc Quản lý tài chính tuân thủ đúng cả quy định của Wordbank và quy định của pháp luật đặt ra nhiều thử thách cho tất cả các bên liên quan.
Do tính chất phức tạp và khối lượng kiến thức lớn nên ngay từ đầu lớp học đã được thiết kế dưới dạng tổng kết kinh nghiệm, chia sẻ và phản biện nhiều chiều. Sau Chuyên đề đầu tiên - giới thiệu chung về Quy trình quản lý tài chính của các dự án Wordbank, chuyên gia đã tập trung làm rõ những vấn đề cần lưu ý và những lỗi sai thường gặp khi thực hiện dự án. Trên thực tế, đây đều những vấn đề nhiều Ban Quản lý dự án đã gặp phải, trong nhiều trường hợp là lỗi sai khá nghiêm trọng nhưng lại dễ mắc do sự bất cẩn, thiếu kinh nghiệm trong phương thức quản lý, gây ra những hậu quả khôn lường cho các BQLDA như mất dữ liệu kế toán hay rút vốn chậm dẫn đến thiếu tiền hoạt động.
Sang chuyên đề tiếp theo, chuyên gia cao cấp về đấu thầu của Worldbank đã giúp học viên hiểu hơn về cách thức quản lý hợp đồng và những vấn đề cần chú ý trong quá trình ký kết, quản lý hợp đồng như khi ký kết hợp đồng phải ghi rõ những quy định về chi phí bồi hoàn (chi phí đi lại, sinh hoạt cho chuyên gia khi họ thực hiện công việc đã cam kết) và hình thức chi trả chi phí này; khiếu nại, tố cáo liên quan đến hợp đồng; cách thức để ký kết hợp đồng một cách chặt chẽ hơn, những công việc cần làm để có thể theo dõi và thực hiện hợp đồng theo đúng như cam kết giữa các bên.
Trong buổi chiều, lớp chuyên đề tiến hành phân tích một nội dung quan trọng mà Worldbank đặc biệt quan, đó chính là Kiểm toán, báo cáo kiếm toán, thư giải trình và thư quản lý. Đây là một trong những tài liệu chính thức quan trọng ảnh hưởng đến cách thức quản lý và cách thức tương tác của Wordbank đối với các dự án. Chuyên gia đã nêu ra những loại hình kiểm toán, những ý kiến kiểm toán thường gặp, nguyên nhân của kết luận kiểm toán, thư quản lý và thư giải trình, kèm theo những bài tập tình huống minh họa sát thực; đồng thời nhấn mạnh vai trò của các BQLDA, đặc biệt là ban giám đốc phải hiểu được nội dung được ghi trong báo cáo kiểm toán, mà cụ thể là ý kiến kết luận của kiểm toán viên đối với hoạt động dự án do mình quản lý để phản biện và tiếp thu để có thể vận hành tốt dự án theo tiêu chuẩn mà Wordbank đặt ra.
Lớp học cũng đã dành thời gian để thảo luận các tình huống chi tiêu cụ thể. Theo đó học viên phải phân loại và lý giải đâu là chi tiêu hợp lệ và đâu là chi tiêu sẽ không được Wordbank chấp nhận. Đây là một vấn đề đặc biệt quan trọng, nếu làm tốt sẽ giúp BQLDA quản lý được dòng tiền hiệu quả, thực hiện đúng tiến độ dự án. Nếu không sẽ gây ra những chi phí phát sinh rất lớn và hệ quả của nó khổng chỉ đong đếm được bằng tiền. Do vậy các BQLDA cần phải có sự chú ý, đầu tư thỏa đáng về việc Quản lý Tài chính. Công việc này không chỉ do kế toán thực hiện mà cần phải có sự chung tay, góp sức của tất cả các thành viên khác, đặc biệt là Ban giám đốc.
Trước khi kết thúc, học viên được đề nghị đánh giá chất lượng lớp chuyên đề thông qua việc làm bản khảo sát online bằng các thiết bị điện tử có kết nối internet. Đây là một hình thức mới giúp tiết kiệm tối đa chi phí đồng thời sẽ cho ra kết quả phân tích và số liệu trực quan. Kết quả đánh giá cho thấy lớp học đã rất thành công, nhận được đa số đánh giá tích cực từ phía các học viên.
Nguyễn Quang Huy – Ban QLDACT