Chuyên đề: GIỚI THIỆU VỀ VIỆN QUỐC TẾ VỀ NHẤT THỂ HÓA PHÁP LUẬT TƯ (phần 2)

3. Cơ cấu tổ chức và hoạt động

Quy chế Viện Nhất thể hóa luật tư:

UNIDROIT được tổ chức và hoạt động trên cơ sở một Quy chế do Đại Hội đồng thông qua. Quy chế này có hiệu lực ngay sau khi Chính phủ của sáu quốc gia thông báo cho Chính phủ Ý về việc gia nhập của họ. Quy chế này sẽ được lưu trong kho lưu trữ của Chính phủ Ý ngày 15 tháng 3 năm 1940. Bản sao công chứng các văn bản được gửi bởi Chính phủ Ý cho mỗi Chính phủ các quốc gia thành viên.

            Theo quy định tại Quy chế thì: 

Những sửa đổi Quy chế đã được Đại hội đồng thông qua sẽ có hiệu lực khi được sự đồng ý theo đa số hai phần ba số Chính phủ các quốc gia thành viên.

Mỗi Chính phủ sẽ thể hiện sự đồng ý của mình bằng văn bản gửi cho Chính phủ Ý. Chính phủ Ý sẽ thông báo cho Chính phủ các quốc gia thành viên khác và Chủ tịch Viện.

Bất kỳ Chính phủ nào đã không chấp thuận việc sửa đổi Quy chế có quyền tuyên bố rút lui khỏi Quy chế bất kỳ lúc nào trong vòng sáu tháng kể từ khi việc sửa đổi có hiệu lực. Sự rút lui sẽ có hiệu lực kể từ ngày thông báo cho Chính phủ Ý. Chính phủ Ý sẽ thông báo cho Chính phủ các quốc gia thành viên khác và Chủ tịch Viện.

3.1. Cơ cấu tổ chức

Điều 4 Quy chế của Viện nhất thể hóa pháp luật tư quy định cơ cấu của Viện bao gồm:

(1) Đại hội đồng;

(2) Chủ tịch;

(3) Hội đồng điều hành;

(4) Ủy ban Thường trực;

(5) Tòa án hành chính;

(6) Ban thư ký.

Tuy nhiên, Chủ tịch và Tòa án hành chính là cơ chế đặc thù, về cơ bản, UNIDROIT được cơ cấu theo ba cấp, gồm Ban Thư ký, Hội đồng điều hành và Đại hội đồng.

a. Ban Thư ký: là cơ quan chấp hành của Viện, chịu trách nhiệm tiến hành Chương trình công việc của Viện. Ban Thư ký do Tổng Thư ký vận hành. Tổng Thư ký do Hội đồng điều hành bổ nhiệm theo sự đề cử của Chủ tịch Viện. Giúp việc cho Tổng Thư ký là một nhân viên của bộ phận phụ trách về dân sự quốc tế và nhiều nhân viên văn phòng khác.

b. Hội đồng điều hành: giám sát mọi vấn đề chính sách được xây dựng nhằm đạt được các tôn chỉ, mục đích của Viện, đặc biệt là giám sát Ban Thư ký thực hiện Chương trình làm việc do mình thiết kế. Hội đồng gồm Chủ tịch Viện (nguyên là công chức cao cấp) và 25 thành viên được bầu, thường là thẩm phán, những người hành nghề luật, học giả và viên chức.

c. Đại hội đồng: là cơ quan ra quyết định cao nhất của UNIDROIT: Đại hội đồng biểu quyết ngân sách hàng năm của Viện; thông qua Chương trình làm việc ba năm một lần; bầu Hội đồng điều hành 5 năm một lần. Đại hội đồng gồm các đại diện của các nước thành viên - mỗi nước một đại diện.

Về Đại hội đồng: Đại Hội đồng là cơ quan quyền lực cao nhất của UNIDROIT

Theo quy định tại Điều 5, Quy chế của Viện nhất thể hóa pháp luật tư quy định về Đại hội đồng, thì:

1. Đại hội đồng bao gồm một đại diện từ mỗi Chính phủ của quốc gia thành viên. Ngoại trừ Chính phủ Ý, các chính phủ được đại diện bởi đại diện ngoại giao được Chính phủ Ý công nhận hoặc người được đại diện ngoại giao đó ủy quyền.

2. Đại hội đồng sẽ được Chủ tịch Viện triệu tập tại Rome ít nhất một lần trong năm tại phiên họp thường kỳ để phê chuẩn quyết toán hàng năm về thu nhập, chi tiêu và ngân sách.

3. Ba năm một lần, Đại hội đồng sẽ phê duyệt chương trình công tác của Viện trên cơ sở đề xuất của Hội đồng điều hành và trong các trường hợp theo quy định tại khoản 4 Điều 16, việc sửa đổi chương trình công tác được thông qua trên cơ sở đa số của hai phần ba số thành viên có mặt và bỏ phiếu các nghị quyết theo khoản 3 của Điều 16.

Hội đồng điều hành: Hội đồng điều hành với tư cách là cơ quan thường trực của UNIDROIT có vai trò rất lớn. Theo quy định tại Quy chế, thì:

Về cơ cấu:

1. Hội đồng điều hành gồm Chủ tịch Viện và hai mươi lăm thành viên.

2. Chủ tịch Viện được bổ nhiệm bởi Chính phủ Ý.

3. Các thành viên sẽ được bổ nhiệm bởi Đại hội đồng. Ngoài các thành viên được quy định tại khoản 1, Đại hội đồng có thể chỉ định một thành viên khác được lựa chọn trong số các thẩm phán của Văn phòng Tòa án Công lý Quốc tế.

4. Chủ tịch Viện và các thành viên của Hội đồng điều hành sẽ đảm nhận chức vụ trong nhiệm kỳ kéo dài năm năm và có thể được bổ nhiệm lại.

5. Một thành viên được bổ nhiệm để thay thế một thành viên của Hội đồng điều hành chưa hết nhiệm kỳ sẽ đảm nhận chức vụ đến hết nhiệm kỳ của người tiền nhiệm.

6. - Với sự đồng ý của Chủ tịch Viện, mỗi thành viên có thể chọn một người khác đại diện làm thay công việc cho mình.

7. - Hội đồng điều hành có thể mời đại diện của các cơ quan, tổ chức quốc tế liên quốc gia tham dự các cuộc họp để nhận sự tư vấn bất cứ khi nào Viện phải giải quyết các vấn đề cũng là mối quan tâm của các cơ quan, tổ chức đó.

8. - Hội đồng điều hành sẽ được Chủ tịch Viện triệu tập bất cứ khi nào Chủ tịch Viện cho là cần thiết và ít nhất một lần một năm trong mọi trường hợp.

Các thành viên của Hội đồng điều hành hoặc của Tòa án hành chính đã hết nhiệm kỳ sẽ tiếp tục thực hiện chức năng của mình cho đến khi các thành viên mới được bầu nhậm chức.

Cơ chế điều hành của UNDROIT được thực hiện trên cơ sở cơ chế điều hành tập thể. Chủ tịch Viện có trách nhiệm đại diện cho Viện, tuy nhiên, thẩm quyền điều hành không thực hiện bởi Chủ tịch mà sẽ được thực hiện bởi Hội đồng điều hành.

Về chức năng, nhiệm vụ:

 Hội đồng điều hành sẽ xác định các cách thức thực hiện các chức năng của UNIDROIT quy định tại Điều 1 của Quy chế.

Hội đồng điều hành sẽ xây dựng chương trình hoạt động của Viện.

Hội đồng điều hành sẽ thông qua báo cáo hàng năm về hoạt động của Viện.

Hội đồng điều hành phải lập dự toán ngân sách và trình Đại hội đồng phê chuẩn.

Về mối quan hệ giữa Hội đồng điều hành với các quốc gia thành viên và các tổ chức quốc tế:

Bất kỳ Chính phủ của quốc gia thành viên nào, cũng như bất kỳ tổ chức quốc tế có tính chất chính thức nào cũng có quyền đề nghị Hội đồng điều hành nghiên cứu các câu hỏi liên quan đến thống nhất hóa, hài hòa hóa hoặc sự phối hợp của pháp luật tư.

Bất kỳ hiệp hội hoặc tổ chức quốc tế nào hoạt động với mục đích nghiên cứu về các vấn đề pháp lý đều có thể đề xuất với Hội đồng điều hành các kiến nghị có liên quan đến các nghiên cứu được thực hiện.

Hội đồng điều hành quyết định bất kỳ hành động nào được thực hiện trên cơ sở các đề xuất và kiến ​​nghị nói trên.

Hội đồng điều hành có thể tham gia vào các mối quan hệ với các tổ chức liên chính phủ khác, cũng như với Chính phủ các quốc gia không là thành viên, để đảm bảo sự hợp tác phù hợp với mục tiêu của mình.

Về cơ chế hoạt động của Hội đồng điều hành

Hội đồng điều hành có thể tham vấn ý kiến của các hội đồng luật gia có kiến ​​thức chuyên môn về các câu hỏi cụ thể.

Các hội đồng luật gia này sẽ được chủ trì bởi các thành viên của Hội đồng điều hành.

 Sau khi hoàn thành việc nghiên cứu các câu hỏi, nếu thích hợp, Hội đồng điều hành sẽ thông qua bản dự thảo sơ bộ để trình các Chính phủ.

Hội đồng điều hành sẽ thông tin dự thảo đó cho Chính phủ các quốc gia thành viên hoặc các tổ chức hay các hiệp hội đã đề xuất kiến nghị, yêu cầu họ cho ý kiến ​​của mình về tính thích hợp và giá trị của các quy định.

Dựa trên câu trả lời nhận được, nếu thích hợp, Hội đồng điều hành sẽ thông qua dự thảo lần cuối.

Hội đồng điều hành sẽ thông tin về sự thông qua này cho các Chính phủ, các tổ chức hay hiệp hội đã đề xuất kiến nghị.

Hội đồng điều hành sau đó sẽ xem xét các bước cần tiến hành để triệu tập một Hội nghị ngoại giao để xem xét dự thảo.

Ban Thư ký

Ban Thư ký là cơ quan giúp việc của Hội đồng điều hành.

Ban Thư ký gồm Tổng thư ký được Hội đồng điều hành bổ nhiệm dựa trên sự đề cử của Chủ tịch Viện, hai Phó Tổng thư ký của các quốc gia khác nhau cũng được Hội đồng điều hành bổ nhiệm, các cán bộ và nhân viên được tuyển dụng theo các quy định tại Điều 17 về việc quản lý và các hoạt động nội bộ của Viện.

Tổng thư ký và các Phó Tổng thư ký sẽ được bổ nhiệm trong thời gian đó không quá năm năm. Họ có quyền được bổ nhiệm lại.

Tổng thư ký của Viện sẽ đương nhiên là Thư ký của Đại hội đồng.

Ngoài ra, UNIDROIT còn duy trì một cơ chế đặc thù, mang tính chất là một cơ chế mang tính nội bộ: Tòa án hành chính của UNIDROIT. Tuy nhiên, điều này cho thấy UNIDROIT là một tổ chức rất đặc biệt, với những đặc trưng của một nhà nước đặc biệt mà không phải là một tổ chức thông thường. 

Toà án hành chính có thẩm quyền giải quyết các tranh chấp giữa Viện và các cán bộ, nhân viên của mình, hoặc những người có quyền yêu cầu thông qua cán bộ, nhân viên đó, có liên quan đặc biệt đến việc giải thích hoặc áp dụng các quy định đối với nhân viên. Mọi tranh chấp phát sinh từ quan hệ hợp đồng giữa Viện và các bên thứ ba sẽ được nộp cho Tòa án này, với điều kiện là thẩm quyền được công nhận rõ ràng bởi các bên trong hợp đồng dẫn đến tranh chấp.

Toà án hành chính bao gồm ba thành viên chính thức và một thành viên dự khuyết, được lựa chọn từ bên ngoài Viện và tốt nhất là có quốc tịch khác nhau. Họ sẽ được Đại hội đồng bầu trong năm năm. Bất kỳ ghế trống nào của Tòa án sẽ được lấp đầy bởi bầu bổ sung.

Toà án hành chính sẽ ra quyết định, quyết định này sẽ không bị kháng án, bằng cách áp dụng các quy định của Quy chế, luật lệ cũng như các nguyên tắc chung của pháp luật. Tòa án cũng có thể quyết định dựa trên“sự công bằng và lẽ phải”[1] khi quyền lực đã được trao cho Tòa án bằng một thỏa thuận giữa các bên liên quan.

Trường hợp Chánh Tòa cho rằng tranh chấp giữa Viện và một trong các cán bộ, nhân viên của mình có tầm quan trọng rất hạn chế, Chánh Tòa có thể quyết định hoặc có thể ủy thác việc ra quyết định cho một thẩm phán duy nhất của Tòa án hành chính.

Toà án hành chính sẽ thông qua quy tắc tố tụng riêng.

Về ngôn ngữ sử dụng: Ngôn ngữ chính thức của UNIDROIT là tiếng Anh, Pháp, Đức, Ý và Tây Ban Nha; ngôn ngữ làm việc là tiếng Anh và tiếng Pháp.

3.2. Cách thức hoạt động

Các hoạt động trong khuôn khổ tổ chức này được thực hiện dưới các hình thức sau:

- Nghiên cứu theo nhóm: Sau khi một chủ đề được đưa vào Chương trình làm việc của Viện, Ban Thư ký có thể yêu cầu các chuyên gia trong lĩnh vực đó giúp chuẩn bị một bản nghiên cứu khả thi và/hoặc một bản báo cáo so sánh pháp luật sơ bộ nhằm xác định sự cần thiết và tính khả thi của cải cách pháp luật. Tiếp đó, trong khả năng tài chính cho phép, UNIDROIT sẽ tiến hành nghiên cứu đánh giá tác động kinh tế. Kết quả đánh giá sẽ được trình Hội đồng điều hành xem xét, quyết định. Nếu Hội đồng nhất trí, Ban Thư ký sẽ triệu tập một nhóm nghiên cứu, thông thường do một thành viên của Hội đồng chủ trì, để chuẩn bị dự thảo sơ bộ của Công ước. Ban Thư ký chịu trách nhiêm bảo đảm cân đối tối đa tính đại diện của các hệ thống pháp luật và kinh tế khác nhau cũng như khu vực địa lý khác nhau trên thế giới.  

- Đàm phán liên chính phủ: Dự thảo sơ bộ của văn bản do nhóm nghiên cứu chuẩn bị sẽ được trình Hội đồng điều hành phê duyệt và hướng dẫn các bước cần thực hiện tiếp theo. Thông thường, đối với dự thảo Công ước, Hội đồng điều hành sẽ yêu cầu Ban Thư ký triệu tập một Ban chuyên gia Chính phủ để hoàn chỉnh dự thảo Công ước và trình ra Hội nghị Ngoại giao. Trường hợp đặc biệt không thông qua Ban chuyên gia Chính phủ, Hội đồng sẽ cho phép UNIDROIT công bố và phổ biến dự thảo theo đúng trình tự mà dự thảo đã được chuẩn bị.

Đại diện của tất cả các quốc gia thành viên đều có thể tham gia các Ban chuyên gia Chính phủ do UNIDROIT triệu tập. Ngoài ra, căn cứ vào chủ đề có liên quan, Ban Thư ký còn có thể mời các quốc gia khác nếu thấy phù hợp và cần thiết, đồng thời sẽ có các tổ chức quốc tế hữu quan và hiệp hội nghề nghiệp tham gia với tư cách quan sát viên. Sau khi Ban chuyên gia Chính phủ hoàn tất Dự thảo Công ước, dự thảo sẽ được trình lên Hội đồng điều hành để phê duyệt và hướng dẫn các thủ tục tiếp theo. Thông thường, trong trường hơp dự thảo Công ước phản ánh được sự đồng thuận giữa các quốc gia đã tham gia các Ban chuyên gia Chính phủ và có khả năng được thông qua tại Hội nghị Ngoại giao, Hội đồng điều hành sẽ đưa dự thảo ra Hội nghị Ngoại giao để thông qua với tư cách là một Công ước quốc tế. Hội nghị ngoại giao sẽ do một trong các quốc gia thành viên của UNIDROIT triệu tập.