Giới thiệu quy định pháp luật và thực tiễn thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài tạiViệt Nam và sự cần thiết của việc xã hội hóa hoạt động tống đạt giấy tờ của nước ngoài

I. Quy định của pháp luật Việt Nam về tống đạt giấy tờ của nước ngoài trong lĩnh vực dân sự
1. Cơ sở pháp lý
Việc tống đạt giấy tờ của nước ngoài trong lĩnh vực dân sự bao gồm dân sự, hôn nhân gia đình, kinh doanh thương mại và lao động (sau đây gọi chung là tống đạt giấy tờ của nước ngoài) thuộc phạm vi tương trợ tư pháp về dân sự được quy định cụ thể tại:
- Luật Tương trợ tư pháp năm 2007 (Luật TTTP);
- Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 (Bộ luật TTDS);
- Nghị định 92/NĐ-CP ngày 22/8/2007 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Tương trợ tư pháp năm 2007 (Nghị định 92);
- Thông tư liên tịch số 12/2016/TTLT-BTP-BNGngày 19/10/2016 của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, Tòa án nhân dân tối cao về quy trình, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự (Thông tư liên tịch 12).
Ngoài các quy định pháp luật trong nước hoạt động tống đạt giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam còn được quy định tại các điều ước quốc tế mà Việt nam đã ký kết và gia nhập, cụ thể là: (i) 17 Hiệp định/Thỏa thuận song phương về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự và thương mại giữa Việt Nam và các quốc gia/vùng lãnh thổ (Hiệp định TTTP) và; (ii) Công ước La Hay năm 1965 về tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại (Công ước tống đạt).
2. Thẩm quyền, hồ sơ, trình tự, thủ tục thực hiện yêu cầu tống đạt giấy tờ của nước ngoài
2.1 Thẩm quyền thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài
Điều 15 Luật TTTP không quy định cụ thể cơ quan nào của Việt Nam sẽ thực hiện tương trợ tư pháp của nước ngoài trong lĩnh vực dân sự nói chung và tống đạt giấy tờ nói riêng mà chỉ gọi chung là cơ quan có thẩm quyền.
Trên cơ sở Điều 15 Luật TTTP và căn cứ vào loại giấy tờ hoặc cơ quan ban hành giấy tờ cần tống đạt của nước ngoài, chức năng, thẩm quyền của các cơ quan tư pháp tại Việt Nam,khoản 1 Điều 17 Thông tư liên tịch 12  cụ thể cơ quan, tổ chứccó thẩm quyền thực hiện tống đạt giấy tờ nước ngoài gồm:
(i) Tòa án nhân dân cấp tỉnh;
(ii) Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh trong trường hợp tống đạt giấy tờ của nước ngoài liên quan đến thi hành án;
(iii) Thừa phát lại thực hiện tống đạt giấy tờ theo quy định của pháp luật.
2.2Quy trình chuyển và tiếp nhận
2.2.1 Trường hợp không có điều ước quốc tế
Trong trường hợp này yêu cầu sẽ được chuyển theo kênh ngoại giao và trên cơ sở các quy định pháp luật trong nước và nguyên tắc có đi có lại theo sơ đồ sau: 2.2.2 Trường hợp có điều ước quốc tế
Trong trường hợp này yêu cầu sẽ được chuyển quy định của điều ước theo sơ đồ sau[1]: 2.3 Thành phần hồ sơ yêu cầu
Thành phần hồ sơ được quy định tại Điều 11 Luật TTTP, Điều 18 Thông tư liên tịch 12 và các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết hoặc gia nhập.
2.3.1 Trường hợp không có điều ước quốc tế
Hồ sơ gồm:
- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tống đạt giấy tờ: thông thường văn bản này có thể là văn bản của cơ quan có thẩm quyền gửi hồ sơ hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tống đạt giấy tờ của nước ngoài đề nghị Việt Nam thực hiện;
- Văn bản yêu cầu tống đạt giấy tờ: văn bản của cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tống đạt giấy tờ lập trong đó có các nội dung: thông tin về người được tống đạt (họ tên, tuổi, giới tính, quốc tịch, địa chỉ và các thông tin cá nhân khác); nội dung yêu cầu (tống đạt giấy tờ gì); mục đích yêu cầu; phương thức tống đạt đặc biệt (nếu có).
- Giấy tờ cần được tống đạt.
Tất cả các văn bản trên phải kèm theo bản dịch tiếng Việt
2.3.2 Trường hợp có điều ước quốc tế
+ Đối với điều ước quốc tế song phương:
- Văn bản của cơ quan trung ương nước yêu cầu được chỉ định tại các điều ước quốc tế song phương;
- Văn bản yêu cầu tống đạt giấy tờ: văn bản của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài yêu cầu tống đạt giấy tờ lập trong đó có các nội dung: thông tin về người được tống đạt (họ tên, tuổi, giới tính, quốc tịch, địa chỉ và các thông tin cá nhân khác); nội dung yêu cầu (tống đạt giấy tờ gì); mục đích yêu cầu; phương thức tống đạt đặc biệt (nếu có).
- Giấy tờ cần được tống đạt.
Tất cả các văn bản trên phải kèm theo bản dịch tiếng Việt hoặc có thể được lập bằng ngôn ngữ thứ ba nếu điều ước quốc tế song phương có quy định.
+ Đối với Công ước tống đạt :
- Văn bản yêu cầu tống đạt theo mẫu được quy định tại Công ước của cơ quan có thẩm quyền gửi yêu cầu của nước ngoài;
- Các giấy tờ cần được tống đạt.
Theo tuyên bố của Việt Nam khi gia nhập Công ước tống đạt thì các văn bản, giấy tờ phải kèm theo bản dịch tiếng Việt.
3. Chi phí tống đạt giấy tờ của nước ngoài
3.1 Trường hợp không có điều ước quốc tế
Việc tống đạt giấy tờ được thực hiện thông qua kênh ngoại giao, cơ quan yêu cầu phải trả lệ phí là 1.000.000đ/yêu cầu. Ngoài ra, nếu phía nước ngoài yêu cầu tiến hành theo thủ tục đặc biệt mà phát sinh chi phí thì còn phải thanh toán theo thực tế, khi đó cơ quan có thẩm quyền thực hiện tống đạt giấy tờ của Việt Nam sẽ xác định và thông báo lại cho Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao để yêu cầu phía nước ngoài trả trước, khi nhận được số tiền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam mới thực hiện.
3.2 Trường hợp có điều ước quốc tế.
Theo quy định tại các Hiệp định và Công ước tống đạt thì việc tống đạt giấy tờ của nước đã ký kết Hiệp định với Việt Nam và quốc gia thành viên Công ước tống đạt được thực hiện miễn phí trừ trường hợp tống đạt giấy tờ được thực hiện bằng thủ tục đặc biệt theo đề nghị của Bên yêu cầu, Công ước Tống đạt còn quy định thêm trường hợp việc tống đạt giấy tờ phải thuê ngoài (không phải do cơ quan nhà nước thực hiện). Hiện nay việc tống đạt giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam chủ yếu do Tòa án nhân dân cấp tỉnh thực hiện, việc thực hiện các yêu cầu tống đạt giấy tờ của các nước có ký kết, tham gia điều ước quốc tế với Việt Nam hiện nay không thu phí.Tương tự như trường hợp không có điều ước quốc tế nếu phía nước ngoài yêu cầu tiến hành theo thủ tục đặc biệt mà phát sinh chi phí, cơ quan có thẩm quyền thực hiện tống đạt giấy tờ của Việt Nam sẽ xác định và thông báo lại cho Bộ Tư pháp để Bộ Tư pháp yêu cầu phía nước ngoài trả trước, khi nhận được số tiền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam mới thực hiện.
4. Phương thức thực hiện
Theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Thông tư liên tịch 12,yêu cầu tống đạt giấy tờ của nước ngoài được thực hiện theo quy định pháp luật tố tụng dân sự và pháp luật thi hành án dân sự.
Như vậy quy định của Thông tư liên tịch 12 dẫn chiếu lại pháp luật tố tụng dân sự và pháp luật thi hành án dân sự. Đối chiếu với các quy định pháp luật này thì việc tống đạt giấy tờ của nước ngoài được thực hiện theo các phương thức:
+ Đối với giấy tờ liên quan đến thi hành án:
- Tống đạt trực tiếp cho người được yêu cầu;
- Niêm yết công khai khi không rõ địa chỉ của người được yêu cầu hoặc không thể thực hiện được việc thông báo trực tiếp;
- Thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng nếu nước ngoài có yêu cầu.
+ Đối với các giấy tờ khác
-  Tống đạt trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc người thứ ba được ủy quyền;
- Niêm yết công khai áp dụng trong trường hợp không thực hiện được tống đạt trực tiếp.
- Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng nếu nước ngoài có yêu cầu.
 
II. Thực tiễn thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam
1. Số liệu
Trung bình mỗi năm Việt Nam nhận 800 yêu cầu tống đạt giấy tờ của nước ngoài, số liệu được thể hiện tại bảng sau:

Năm	Số yêu cầu
2013	872
2014	825
2015	805
2016	689

Các yêu cầu tống đạt giấy tờ chủ yếu đến từ các nước/vùng lãnh thổ: Đài Loan, Trung Quốc, Hàn Quốc, Pháp, Nhật Bản, Đức, Anh, Cộng hòa Séc, Ba Lan. Kể từ khi Công ước Tống đạt giấy tờ chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam (ngày 01/10/2016) Bộ Tư pháp Việt Nam đã bắt đầu nhận được một số yêu cầu đến từ các nước mới như Hoa Kỳ, Hà Lan
2. Hạn chế khó khăn, vướng mắc và nguyên nhân
Với tư cách là cơ quan quản lý nhà nước về tương trợ tư pháp, hàng năm Bộ Tư pháp thay mặt cho Chính phủ báo cáo Quốc hội về hoạt động tương trợ tư pháp. Một số hạn chế đối với việc thực hiện tương trợ tư pháp nói chung và tống đạt giấy tờ nói riêng vẫn còn tồn tại và đang dần dần được khắc phục đó là:
Thứ nhất, tỷ lệ thực hiện yêu cầu tống đạt giấy tờ chưa cao, trung bình chỉ đạt 60-65%/năm;
Thứ hai, thời gian thực hiện chưa đảm bảo theo quy định, cá biệt có những yêu cầu hàng năm chưa có trả lời mặc dù Bộ Tư pháp có văn bản đôn đốc và nhắc tiến độ.
Các tồn tại nêu trên bắt nguồn từ một số nguyên nhân sau:
- Về mặt khách quan:
+ Địa chỉ của người được yêu cầu tống đạt không đầy đủ chỉ có tên xã/phường thiếu số nhà, thôn, xóm nên các cơ quan có thẩm quyền mất thời gian xác minh, kiểm tra;
+ Hồ sơ không đầy đủ bản dịch tiếng Việt hoặc bản dịch không đảm bảo chất lượng nên cơ quan có thẩm quyền ở một số địa phương gặp khó khăn trong xác định nội dung yêu cầu, xác định đương sự.
+ Người được yêu cầu tống đạt ở vùng núi, vùng sâu, xa giao thông đi lại khó khăn không thuận tiện.
- Về mặt chủ quan:
+ Tại cơ quan trung ương là Bộ Tư pháp chưa xây dựng được đội ngũ cán bộ chuyên trách để quản lý việc thực hiện nhiệm vụ này mà chỉ có một số cán bộ kiêm nhiệm nên công tác đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra tình hình thực hiện chưa được thực  hiện thường xuyên
+ Tại cơ quan trực tiếp thực hiện cũng chưa có bộ phận riêng để thực hiện yêu cầu tống đạt giấy tờ của nước ngoài. Các Tòa án thường giao nhiệm vụ này do các thư ký Tòa án kiêm nhiệm thực hiện,trong khi đó riêng công tác chuyên môn, nghiệp vụ xét xử giải quyết các vụ việc dân sự trong nước hiện nay tại các Tòa án cũng đang quá tải cần tập trung nguồn lực.
+ Tính chất và tầm quan trọng của hoạt động tống đạt giấy tờ trong hoạt động tố tụng giải quyết các vụ việc dân sự đảm bảo quyền lợi ích của người dân, doanh nghiệp cũng như quan hệ đối ngoại của Việt Nam với nước ngoài chưa được coi trọng nên các cơ quan địa phương chưa thực sự quan tâm đến công tác này, khi nhận được các yêu cầu không triển khai thực hiện ngay.
III. Đánh giá về sự cần thiết của việc xã hội hóa hoạt động tống đạt giấy tờ nước ngoài và dự kiến các nội dung quy định pháp luật điều chỉnh.
1. Sự cần thiết của việc xã hội hóa hoạt động tống đạt giấy tờ của nước ngoài
Từ ngày 01/10/2016, Công ước Tống đạtcó hiệu lực với Việt Nam, số lượng hồ sơ tống đạt giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam ước tính tăng, bởi lẽ trên cơ sở Công ước Tống đạt, Việt Nam có trách nhiệm thực hiện yêu cầu của 70 quốc gia thành viên còn lại. Tuy nhiên, như đã phân tích ở trên, một trong những nguyên nhân dẫn đến việc chậm có kết quả, kéo dài thời gian thực hiện các yêu cầu tống đạt của nước ngoài là Tòa án không đủ nguồn nhân lực để thực hiện. Do vậy khi số lượng yêu cầu gia tăng nên tiếp tục tạo gánh nặng về công việc cho Tòa án.
Bên cạnh đó, chế định thừa phát lại được thực hiện thí điểm bắt đầu từ năm 2010 tại thành phố Hồ Chí Minh, sau đó mở rộng tới 12 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Theo quy định tạiNghị định về tổ chức và hoạt động thừa phát lại, thay thế Nghị định số 61/2009/NĐ-CP ngày 24/7/2009 về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại Thành phố Hồ Chí Minh và Nghị định số 135/2013/NĐ-CP ngày 18/10/2013 sửa đổi, bổ sung tên gọi và một số điều của Nghị định số 61/2009/NĐ-CP, thừa phát lại được thực hiện 04 công việc: (1) Thực hiện việc tống đạt văn bản; (2) Lập vi bằng theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức; (3) Xác minh điều kiện thi hành án; (4) Tổ chức thi hành án các bản án, quyết định của Tòa án theo yêu cầu của đương sự. Kết quả tổng kết thí điểm cho thấy, chế định thừa phát lại có ý nghĩa quan trọng, góp phần thực hiện tốt chủ trương xã hội hóa hoạt động bổ trợ tư pháp, tạo tiền đề giảm tải công việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Tòa án, Cơ quan quan thi hành án dân sự, tiết kiệm nguồn nhân lực nhà nước. Trên cơ sở kết quả thực hiện thí điểm, ngày 26/11/2015, Quốc hội đã thông qua Nghị quyết số 107/2015/QH13 về việc thực hiện chế định Thừa phát lại. Nghị quyết đã ghi nhận kết quả đạt được trong việc thực hiện thí điểm; chấm dứt việc thí điểm và cho thực hiện chính thức chế định này trong phạm vi cả nước kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016. Nghị quyết số 107/2015/QH13 của Quốc hội đã giao Chính phủ căn cứ tình hình thực tế ở địa phương, tổ chức thực hiện chế định Thừa phát lại trong phạm vi hành nghề theo quy định hiện hành, có sự sửa đổi, bổ sung cần thiết để khắc phục những tồn tại, hạn chế trong hoạt động Thừa phát lại. Thực hiện Nghị quyết 107/2015/QH13 hiện nay Bộ Tư pháp đang khẩn trương hoàn thiện để trình Chính phủ Nghị định thay thế Nghị định 61 và Nghị định 135.
Việc giao thừa phát lại thực hiện tống đạt giấy tờ nước ngoài sẽ:
- Giảm tải công việc cho Tòa án;
- Nâng cao hiệu quả hoạt động tống đạt giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam qua đó đảm bảo quyền lợi của người được yêu cầu tống đạt và quan hệ hợp tác giữa Việt Nam với các nước, khẳng đinh Việt Nam nghiêm túc thực hiện các cam kết quốc tế;
- Góp phần tăng cường vai trò, mở rộng phạm vi hoạt động cho thừa phát lại để thúc đẩy nghề thừa phát lại phát triển.
Chính vì vậy việc giao thừa phát lại thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài là cần thiết.
2. Dự kiến nội dung các quy định pháp luật về thừa phát lại thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài
Hoạt động tống đạt giấy tờ của nước ngoài có nhiều khác biệt so với hoạt động tống đạt giấy tờ trong nước nên việc giao thừa phát lại thực hiện hoạt động này cần được nghiên cứu một cách thấu đáo để có thể xây dựng các quy định khả thi và phù hợp.
Hiện nay, trên thế giới đã có nhiều nước giao thừa phát lại thực hiện hoạt động tống đạt giấy tờ bao gồm cả tống đạt giấy tờ trong nước lẫn giấy tờ của nước ngoài. Qua nghiên cứu sơ bộ quy định về tống đạt giấy tờ theo Công ước Tống đạt ở một số nước thành viên của Công ước này cho thấy hiện có 02 mô hình: Cả hai mô hình trên đều đạt được mục đích giảm tải công việc cho các cơ quan tư pháp. Đối với mô hình thứ hai ngoài mục đích như trên việc thực hiện mô hình này còn giảm tải công việc cho cơ quan trung ương thực hiện Công ước Tống đạt.
Dự thảo Nghị định về hoạt động thừa phát lại thay thế Nghị định 61 và Nghị định 135 quy định Bộ Tư pháp – cơ quan trung ương thực hiện các Hiệp định, Công ước Tống đạt và là cơ quan đầu mối tiếp nhận, chuyển các hồ sơ ủy thác tư pháp của nước ngoài sẽ ký hợp đồng với Văn phòng thừa phát lại để thực hiện việc tống đạt giấy tờ của nước ngoài thay vì chuyển cho các Tòa án thực hiện như hiện nay.
Song song với việc trình dự thảo Hiệp định lên Chính phủ, Bộ Tư pháp cũng đang khẩn trương xây dựng các quy định hướng dẫn việc thừa phát lại thực hiện tống đạt giấy tờ nước ngoài, dự kiến các quy định hướng dẫn tập trung vào các nội dung:
- Phạm vi thừa phát lại thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài;
- Điều kiện thủ tục đối với Văn phòng thừa phát lại, thừa phát lại được giao thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài;
- Trình tự, thủ tục thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài;
- Chi phí thực hiện tống đạt giấy tờ nước ngoài;
- Trách nhiệm của Văn phòng thừa phát lại và thừa phát lại thực hiện tống đạt giấy tờ nước ngoài.