Ngày 28 tháng 7 năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến (sau đây gọi là Nghị định).
Nghị định được xây dựng trên cơ sở nhiệm vụ Quốc hội giao Chính phủ tại Khoản 2 Điều 59 Luật Hộ tịch, gồm 5 Chương, 25 Điều, có hiệu lực thi hành từ ngày 15/9/2020. Nghị định quy định các hoạt động liên quan đến việc xây dựng, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT); quy định chi tiết việc kết nối, cung cấp, trao đổi dữ liệu giữa CSDLHTĐT với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGDC) cũng như nguyên tắc kết nối, chia sẻ dữ liệu với các Cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương, bảo đảm phù hợp, thống nhất với Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước. Nghị định cũng quy định cơ sở pháp lý để triển khai thực hiện việc đăng ký hộ tịch theo phương thức trực tuyến, xác định trách nhiệm của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan nhà nước khác ở Trung ương; Ủy ban nhân dân, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Trong đó, những nội dung quan trọng, đáng chú ý gồm:
Quy định cụ thể hơn khái niệm CSDLHTĐT, các thông tin cần được xác lập trong CSDLHTĐT
Khoản 4 Điều 4 Luật hộ tịch đã giải thích khái niệm
CSDLHTĐT là cơ sở dữ liệu ngành, được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch. Tuy nhiên khái niệm này còn chung chung, khó xác định nội hàm, phạm vi, kết cấu, cách thức xác lập, đặc biệt chưa rõ được phạm vi thông tin nào về nhân thân của cá nhân cần được thu thập, xác lập trong CSDLHTĐT. Do đó, Nghị định đã chỉ rõ:
CSDLHTĐT là Cơ sở dữ liệu được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch, nhằm lưu giữ thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật, bằng thiết bị số, trong môi trường mạng, thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. Theo quy định của Nghị định, thông tin hộ tịch của cá nhân được xác lập trong CSDLHTĐT trước hết là các thông tin được thu thập khi cá nhân đăng ký khai sinh thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, bao gồm các thông tin về
họ, chữ đệm (nếu có), tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi sinh; dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh; họ tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, nơi cư trú, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của cha, mẹ của người được đăng ký khai sinh; ngoài ra còn có các thông tin về
họ tên, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai sinh, mối quan hệ với người được khai sinh; số đăng ký, quyển số, ngày, tháng, năm đăng ký, tên cơ quan đăng ký khai sinh; họ tên, chức vụ của người ký Giấy khai sinh; các thông tin này được thu thập nhằm bảo đảm sự đồng bộ, đầy đủ dữ liệu trong CSDLHTĐT, bảo đảm cung cấp đủ 9 trường dữ liệu cho CSDLQGVDC; chỉ những thông tin cơ bản, cần thiết mới được thể hiện trên Giấy khai sinh (bản chính, bản sao).
Trên cơ sở các thông tin hộ tịch gốc của cá nhân được xác lập khi đăng ký khai sinh, CSDLHTĐT sẽ tiếp tục cập nhật các thông tin khi thực hiện đăng ký các sự kiện hộ tịch khác của cá nhân như: kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, nuôi con nuôi… vừa không phải nhập lại các thông tin đã có (như họ, chữ đệm, tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, thông tin về cha mẹ …), vừa bảo đảm dữ liệu hộ tịch của cá nhân được tổng hợp, cập nhật đồng bộ, đầy đủ, kịp thời, khắc phục tình trạng lưu giữ thông tin cắt khúc, thiếu cập nhật trong các sổ đăng ký hộ tịch giấy trước đây.
Xác định nguyên tắc xây dựng, quản lý CSDLHTĐT bảo đảm
tập trung, thống nhất
Nhằm bảo đảm tính thống nhất, tránh tình trạng tản mạn, thiếu đồng bộ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin thực hiện công tác đăng ký, thống kê hộ tịch, lãng phí nguồn lực, ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nhà nước, không bảo đảm quyền đăng ký hộ tịch của công dân, Điều 4 của Nghị định khẳng định:
“Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xây dựng, quản lý tập trung, thống nhất từ Trung ương đến địa phương”; xây dựng CSDLHTĐT bao gồm các hoạt động:
bảo đảm cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin; thiết kế, tổ chức Cơ sở dữ liệu; triển khai, nâng cấp, phát triển, mở rộng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung; thu thập, chuẩn hóa, nhập dữ liệu; lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho cơ sở dữ liệu; có giải pháp bảo đảm tính toàn vẹn, chống chối bỏ của dữ liệu; đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng, tổ chức bộ máy nhân sự, vận hành, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu; vận hành, hiệu chỉnh Cơ sở dữ liệu; Các hoạt động khác theo quy định pháp luật (Khoản 1 Điều 6). Khoản 1 Điều 24 Nghị định xác định:
Các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở địa phương sử dụng thống nhất Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành (ngày 15/9/2020)
.
Quy định rõ nguồn thông tin cung cấp cho CSDLHTĐT, trách nhiệm cập nhật, bảo đảm thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ trong CSDLHTĐT
Do tính lịch sử, thông tin/dữ liệu phục vụ cho xây dựng CSDLHTĐT phải lấy từ nhiều nguồn khác nhau, nên Khoản 2 Điều 3 Nghị định xác định có 4 nguồn cung cấp thông tin cho CSDLHTĐT gồm: thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung; thông tin hộ tịch được số hóa, chuẩn hóa từ sổ hộ tịch; thông tin được kết nối, chia sẻ từ CSDLQGVDC; thông tin hộ tịch được chia sẻ, chuyển đổi, chuẩn hóa từ các phần mềm, cơ sở dữ liệu điện tử được thiết lập trước đây.
Đề bảo đảm thông tin trong CSDLHTĐT luôn có tính “động”, được cập nhật kịp thời, đồng bộ với sự thay đổi thông tin hộ tịch của cá nhân trong thực tế, Điều 7 Nghị định đã chỉ rõ phạm vi thông tin cập nhật trong CSDLHTĐT bao gồm thông tin hộ tịch của cá nhân và thông tin hộ tịch của cha, mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân khi có sự biến động, trách nhiệm cập nhật thuộc về cơ quan đăng ký hộ tịch giải quyết việc hộ tịch hoặc cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được giấy tờ hộ tịch, thông tin biến động. Người đứng đầu - Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát việc cập nhật của cơ quan mình và của cơ quan đăng ký hộ tịch cấp dưới.
Về việc khai thác, sử dụng CSDLHTĐT
Nghị định quy định theo hướng cho phép cá nhân, cơ quan có thẩm quyền đăng ký và quản lý hộ tịch, cơ quan có chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, cơ quan, tổ chức khác đều có quyền khai thác, sử dụng CSDLHTĐT, cụ thể:
- Cá nhân khai thác CSDLHTĐT thông qua việc thực hiện thủ tục hành chính - đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch của chính cá nhân đó.
- Cơ quan đăng ký hộ tịch (UBND cấp huyện, UBND cấp xã, Cơ quan đại diện) khai thác, sử dụng CSDLHTĐT thông qua các hoạt động: đăng ký hộ tịch bằng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung; cấp bản sao trích lục hộ tịch; thống kê số liệu đăng ký hộ tịch và các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.
- Cơ quan quản lý hộ tịch ở Trung ương (Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao), cơ quan quản lý hộ tịch ở địa phương (Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp) khai thác, sử dụng CSDLHTĐT thông qua các hoạt động: cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân.
- Cơ quan, tổ chức khác được cung cấp thông tin hộ tịch từ CSDLHTĐT trong trường hợp phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước, thông qua các cơ quan quản lý hộ tịch có thẩm quyền. Các yêu cầu khai thác, sử dụng CSDLHTĐT nhằm các mục đích khác (điều tra xã hội học, cung cấp dịch vụ ...) đều không được giải quyết.
Xác định cách thức, nguyên tắc triển khai thực hiện đăng ký hộ tịch trực tuyến, việc nhận kết quả là bản điện tử giấy tờ hộ tịch
Việc đăng ký trực tuyến là một phương thức hiện đại giúp cá nhân và cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, bên cạnh 2 phương thức truyền thống: nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền và gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính. Do toàn bộ hồ sơ, trình tự, thủ tục giải quyết các yêu cầu đăng ký hộ tịch vẫn phải thực hiện theo quy định của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, nên Nghị định chỉ quy định về nguyên tắc, cách thức tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, bảo đảm thống nhất với Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 07/4/2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, theo đó, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến sẽ phải truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (không phụ thuộc vào nơi cư trú) để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn và yêu cầu của Cổng dịch vụ công. Sau khi có tài khoản, đăng nhập thành công, người có yêu cầu sẽ cung cấp thông tin vào biểu mẫu điện tử tương tác trên Cổng dịch vụ công, đính kèm bản chụp/bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu mà thủ tục đăng ký hộ tịch yêu cầu, nộp phí/lệ phí trực tuyến.
Đối với một số việc như: xác nhận thông tin hộ tịch; ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, thay đổi hộ tịch, khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, nếu người có yêu cầu đăng ký hộ tịch đã thực hiện việc nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu theo quy định thì có thể được nhận ngay kết quả là bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi qua thư điện tử, gửi vào thiết bị số hoặc Kho quản lý dữ liệu điện tử của mình.
Biểu mẫu điện tử giấy tờ hộ tịch do Bộ Tư pháp ban hành, có giá trị sử dụng hoặc cung cấp nguồn thông tin như biểu mẫu hộ tịch giấy, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chấp nhận, sử dụng, không được yêu cầu cá nhân nộp/xuất trình giấy tờ hộ tịch.
Tuy nhiên, do điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin ở các địa phương chưa đồng bộ, nhu cầu/khả năng sử dụng phương thức đăng ký trực tuyến của người dân còn chưa cao nên phạm vi, thời gian và mức độ áp dụng phương thức trực tuyến đối với việc đăng ký hộ tịch do các địa phương quyết định, không bắt buộc phải triển khai tại tất cả các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khi Nghị định có hiệu lực.
Nhâm Ngọc Hiển
Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực