Ngày 03/3/2020, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, có hiệu lực 20/4/2020. Như vậy, từ ngày 20/4/2020, việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo Thông tư 01/2020/TT-BTP sẽ có nhiều điểm mới so với trước đây.
Quy định cách xử lý văn bản chứng thực trái luật
Các văn bản trước đây mới chỉ quy định về giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực, không quy định việc xử lý văn bản chứng thực trái luật.
Thông tư 01/2020/TT-BTP đã bổ sung quy định này.
Theo đó, đối với các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý.
Chủ tịch UBND cấp huyện hoặc cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực sai quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Sau đó phải đăng tải lên Cổng thông tin điện tử của UBND cấp tỉnh.
Chứng thực bản sao phải đầy đủ số trang
Điều 10 Thông tư nêu rõ: Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính. Điều này đồng nghĩa với việc, chứng thực bản sao từ bản chính đối với các bản chính có nhiều trang thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang đã ghi thông tin. Đây là quy định được kế thừa từ Thông tư 20/2015/TT-BTP. Trước đó tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể đối với trường hợp bản chính có nhiều trang thì người yêu cầu chứng thực bản sao phải sao, chụp như thế nào.
Chỉ có 4 trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền
Theo Thông tư 01/2020/TT-BTP, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
- Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
- Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
- Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
- Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Không được nhận xét vào sơ yếu lý lịch khi chứng thực chữ ký
Điều 15 Thông tư này quy định người thực hiện chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành. Trước đây, tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 20/2015/TT-BTP không đề cập đến yêu cầu này.
Bổ sung cách ghi số chứng thực
Ngoài cách ghi số chứng thực bản sao từ bản chính đã có trước đó, Thông tư 01 đã bổ sung cách ghi số chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng. Cụ thể như sau:
- Số chứng thực bản sao từ bản chính là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực (quy định này đã có từ Thông tư 20/2015/TT-BTP);
- Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực (quy định mới);
- Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng (quy định mới).
Ngoài ra, Thông tư còn quy định giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật, cụ thể: Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý.