Với mục tiêu giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công cuộc cải cách hành chính, ngày 09/11/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg về quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, có hiệu lực thi hành từ ngày 25/12/2018 (Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg).
Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg được ban hành thay thế Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định về chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước (Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg); bãi bỏ Điều 22 và Điều 23 Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành kèm theo Quyết định số 53/2006/QĐ-TTg ngày 08/3/2006, Điều 21, Điều 22 Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành kèm theo Quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006; các khoản 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 Điều 10 Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn ban hành kèm theo Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ.
Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg được áp dụng đối với các cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ; tổ tư vấn, phối hợp liên ngành do Thủ tướng Chính phủ thành lập; bộ, cơ quan ngang bộ và các tổ chức hành chính trực thuộc; Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp; cơ quan, thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân các cấp và các tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện thành lập.
Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg có một số quy định quan trọng, nổi bật sau đây:
Việc tổ chức cuộc họp phải đảm bảo 06 nguyên tắc
Theo quy định mới về chế độ họp của Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg, các nguyên tắc quan trọng về tổ chức cuộc họp gồm có:
- Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không chuyển công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết;
- Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị;
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc họp, trách nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp;
- Lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải tiến, đơn giản hóa thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình thức;
- Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.
05 trường hợp không được tổ chức họp
Đây là một trong những nội dung nổi bật nhất của Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg, so với Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg thì Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg đã bỏ quy định 04 trường hợp không tổ chức cuộc họp (Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg có 09 trường hợp không tổ chức cuộc họp). Trong đó, tại Điều 6 Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg có quy định quan trọng về việc nghiêm cấm trường hợp tổ chức cuộc họp kết hợp với tham quan, giao lưu, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động. Bên cạnh đó, 04 trường hợp còn lại không được tổ chức cuộc họp, gồm:
- Họp giải quyết các công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai hoặc tình trạng khẩn cấp;
- Họp giải quyết công việc đã được phân quyền, phân cấp, ủy quyền cho thủ trưởng cơ quan hành chính cấp dưới giải quyết;
- Họp giải quyết công việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các cách thức khác không phải thông qua cuộc họp;
- Họp nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở.
Mở rộng hình thức họp trực tuyến đối với các cuộc họp có nhiều thành phần tham dự
Đối với việc xác định hình thức tổ chức họp, theo quy định tại Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg, người chủ trì cuộc họp căn cứ vào nội dung, quy mô, thành phần tham dự, điều kiện phương tiện kỹ thuật, công nghệ để quyết định hình thức tổ chức họp trực tiếp hoặc họp trực tuyến bảo đảm hiệu quả, thuận lợi, tiết kiệm và bảo đảm bí mật nhà nước.
Theo đó, mở rộng hình thức họp trực tuyến đối với các cuộc họp có nhiều thành phần tham dự, bao gồm:
- Cuộc họp giao ban định kỳ, giải quyết công việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới; họp giữa các cơ quan thuộc bộ, cơ quan ngang bộ với cơ quan, đơn vị trực thuộc ở địa phương;
- Cuộc họp triển khai nhiệm vụ công tác, họp sơ kết, tổng kết trên phạm vi toàn ngành do bộ, cơ quan ngang bộ tổ chức, họp tổng kết ngành của địa phương do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức;
- Cuộc họp chuyên đề do Thủ tướng Chính phủ, cơ quan ngang bộ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức;
- Cuộc họp tập huấn do bộ, cơ quan ngang bộ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện tổ chức;
- Họp lấy ý kiến về các đề án, dự án, dự thảo văn bản được tổ chức trong phạm vi toàn quốc hoặc trong phạm vi của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
- Các cuộc họp khác theo yêu cầu triệu tập của cơ quan, đơn vị tổ chức họp.
Tiếp tục nêu cao trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp và thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong tổ chức họp, trên cơ sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm:
- Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo công việc. Tăng cường và mở rộng hình thức họp trực tuyến;
- Kiểm tra thường xuyên hoạt động của cơ quan, đơn vị cấp dưới, trực tiếp chỉ đạo, xử lý tại chỗ những công việc phát sinh;
- Các nội dung phức tạp cần cần có sự phối hợp, trao đổi thông tin thống nhất phương án xử lý trước khi xem xét quyết định;
- Tuân thủ quy định và chịu trách nhiệm khi tổ chức cuộc họp, kết luận rõ rang, cụ thể nội dụng họp, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp;
- Sử dụng kinh phí cho các cuộc họp đảm bảo theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg còn dành 02 chương quy định cụ thể về cuộc họp của bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp và cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp huyện; quy định chi tiết về quy trình tổ chức cuộc họp; trách nhiệm của người tham dự cuộc họp…
Minh Minh