Qua hơn một năm triển khai thi hành và áp dụng có thể nói Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch với một tinh thần cải cách mạnh mẽ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân thực hiện quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của mình
Nghị định 158/2005/NĐ-CP được ra đời trên cơ sở kế thừa và phát huy những mặt tích cực của Nghị định 83/1998/NĐ-CP trước đây. Những vấn đề vướng mắc phát sinh trong quá trình đăng ký và quản lý hộ tịch đã được cụ thể hoá thành hàng loạt những quy định mới về thẩm quyền, trình tự, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các cơ quan quản lý hộ tịch nói chung và cán bộ tư pháp hộ tịch nói riêng. Từ đó đòi hỏi cán bộ, công chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cần có sự nắm vững, thực hiện và áp dụng các quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP một cách chính xác, linh hoạt vào thực tiễn công việc của mình. Nhưng thực tiễn cho thấy trong quá trình công tác cũng như thực hiện các công việc liên quan đến vấn đề đăng ký và quản lý hộ tịch của các cán bộ tư pháp hộ tịch cấp xã, người viết nhận thấy còn nhiều vấn đề sai sót trong quá trình tiến hành giải quyết các thủ tục đăng ký hộ tịch cho công dân khi có yêu cầu. Bên cạnh đó công tác quản lý hộ tịch vẫn còn chưa được chặt chẽ đúng quy định.
Thứ nhất, việc cấp bản sao giấy khai sinh cho người dân chưa thực hiện đúng theo quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP. Điều 61 Nghị định 158 quy định nội dung của bản sao giấy tờ hộ tịch phải ghi theo đúng nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch. Do vậy trước hết cán bộ tư pháp hộ tịch cần phải kiểm tra chính xác nội dung trong Sổ đăng ký hộ tịch và căn cứ một cách chính xác những nội dung đã thể hiện trong sổ mà cấp bản sao cho người có yêu cầu. Thực tế cho thấy cán bộ hộ tịch chưa thực hiện đúng theo quy trình hướng dẫn của nghị định dẫn đến hệ quả là thông tin về hộ tịch của người dân bị sai lệch đi như sai số thứ tự đăng ký khai sinh, ngày, tháng, năm sinh, họ và tên cha mẹ trong giấy khai sinh … gây khó khăn cho người dân khi giải quyết công việc dân sự của họ. Phổ biến nhất là việc sao bản sao cho người dân không đúng theo quy định điển hình như trong phần ghi tên của cán bộ hộ tịch trong bản sao phải ghi họ và tên của cán bộ hộ tịch trước đây đã giải quyết đăng ký khai sinh cho người dân, họ và tên của người có thẩm quyền ký cấp giấy tờ hộ tịch. Nhưng do không chú ý và có sự nhầm lẫn trong cách ghi bản sao nên cán bộ hộ tịch thường xuyên ghi tên của mình và các chủ tịch, phó chủ tịch UBND hiện tại. Ví dụ: Năm 2007 cấp bản sao khai sinh cho Nguyễn Văn X. đăng ký khai năm 2000 do ông Trần Văn C. ký cấp và cán bộ hộ tịch Lê Thị N. giải quyết. Cán bộ hộ tịch Nguyễn Hữu N. (năm 2007) lại ghi tên chính mình vào bản sao thay vì phải ghi tên cán bộ hộ tịch năm 2000 là Lê Thị N. mới đúng theo quy định. Sai sót kèm theo là việc ghi người có thẩm quyền ký cấp là ông Phan Hữu T. (chủ tịch UBND hiện tại) thay vì phải ghi đúng là ông Trần Văn C.
Thứ hai, bà Nguyễn Thị Ngọc L. đến UBND xã M. đề nghị được điều chỉnh tên trong giấy chứng nhận đăng ký kết hôn từ Nguyễn Thị L. thành Nguyễn Thị Ngọc L. với lý do là trước kia đăng ký kết hôn cán bộ hộ tịch ghi nhầm tên. Sau khi nhận được yêu cầu cán bộ hộ tịch xã M. vội vàng giải quyết điều chỉnh trong giấy chứng nhận đăng ký kết hôn ngay cho bà L từ Nguyễn Thị L. thành Nguyễn Thị Ngọc L. mà không yêu cầu có căn cứ nào để chứng minh. Theo Điều 39 Nghị định 158 thì để giải quyết điều chỉnh trong các giấy tờ hộ tịch mà không phải Sổ đăng ký khai sinh và bản chính giấy khai sinh thì bà L. phải đưa ra bản chính giấy khai sinh hợp lệ mang tên Nguyễn Thị Ngọc L. để làm căn cứ điều chỉnh. Ở đây cán bộ hộ tịch không yêu cầu đương sự xuất trình các giấy tờ chứng minh cho việc yêu cầu điều chỉnh hộ tịch của mình là hợp lệ.
Thứ ba, ông Nguyễn Văn H. đến yêu cầu cán bộ hộ tịch xã T. cải chính tên mình trong giấy khai sinh của con từ Nguyễn Thanh H. thành Nguyễn Văn H. thay vì cần những giấy tờ liên quan để làm căn cứ cho việc cải chính hộ tịch theo quy định tại Điều 38 Nghị định 158 thì cán bộ hộ tịch xã T. lại yêu cầu ông H. làm thủ tục cha nhận con để được chỉnh sửa tên người cha trong giấy khai sinh con ông H. từ Nguyễn Thanh H. thành Nguyễn Văn H. Như vậy, chưa có sự tìm hiểu và nghiên cứu thấu đáo trong vấn đề cải chính hộ tịch theo Nghị định 158 của cán bộ hộ tịch xã T. dẫn đến việc giải quyết không đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.
Thứ tư, liên quan đến các thủ tục trong việc đăng ký khai sinh thì cán bộ hộ tịch vẫn còn nhầm lẫn. Theo quy định tại các Điều 15, 45, 48 Nghị định 158 thì chỉ có việc đăng ký lại việc sinh mới yêu cầu đương sự viết tờ khai nếu có yêu cầu. Còn lại vấn đề đăng ký khai sinh đúng hạn hay quá hạn thì người yêu cầu không cần phải nộp tờ khai để làm thủ tục đăng ký. Thực tiễn cán bộ hộ tịch vẫn yêu cầu người dân nộp tờ khai cho những trường hợp đăng ký khai sinh nói trên dẫn đến trường hợp yêu cầu thừa, không đúng các thủ tục theo quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch.
Thứ năm, trong vấn đề giải quyết khai sinh cho người con nuôi thì vẫn còn nhầm lẫn và giải quyết sai thủ tục. Chẳng hạn giữa cha, mẹ đẻ và cha, mẹ nuôi có sự thoả thuận về việc thay đổi phần khai về cha, mẹ từ cha, mẹ đẻ sang cha, mẹ nuôi trong giấy khai sinh và sổ đăng ký khai sinh của người con nuôi thì phải tiến hành thủ tục đăng ký khai sinh lại cho người con nuôi theo những nội dung thay đổi đó theo Điều 28 Nghị định 158. Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha, mẹ nuôi”. Thực tế, cán bộ hộ tịch lại chỉnh sửa trong giấy khai sinh và sổ đăng ký khai sinh mà không tiến hành đăng ký khai sinh lại theo đúng quy định.
Trên đây có thể là những sai sót trong quá trình giải quyết hộ tịch cho người dân khi có yêu cầu do chưa nghiên cứu tìm hiểu một cách sâu sắc và triệt để trong việc áp dụng các quy định tại Nghị định 158. Thiết nghĩ, các cán bộ hộ tịch cần có sự tìm hiểu nghiên cứu thật thấu đáo trong các quy định của nghị định 158 để công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ngày một chính xác hơn theo đúng tinh thần cải cách tư pháp của Nhà nước ta.
Thanh Xuân