Mặc dù các đợt ra quân kiểm tra và hướng dẫn Nghị định 79/CP về chứng thực được tổ chức một cách thường xuyên, nhưng Hà Nội vẫn liên tục có những phát sinh mới từ việc thực hiện Nghị định này. Các cuộc “vi hành” do liên ngành tổ chức vừa qua đã nói lên điều đó.
Bài I: CÁN BỘ CHỨNG THỰC VỪA KÝ VỪA RUN
Không biết nội dung thì không chứng thực?
Có một câu chuyện được truyền miệng khắp các Phòng Tư pháp trên địa bàn TP là việc một công dân gốc Việt, từng định cư lâu đời ở Ba Lan. Gần 70 tuổi bà mới về nước và gần đây theo yêu cầu của Đại sứ quán, bà đến Phòng Tư pháp quận T. xin chứng thực chữ ký để lĩnh lương. Nhùng nhằng giữa bộ phận “một cửa” của Văn phòng và Phòng Tư pháp, cuối cùng bà không giải quyết được việc. “Chạy” đến Phòng Tư pháp quận H., Trưởng phòng cũng không dám ký xác nhận với lý do không rõ nội dung bằng tiếng Ba Lan trong tờ khai, trong khi bà đã xuất trình đủ mọi loại giấy tờ chứng minh yêu cầu của mình là hợp pháp như chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ bảo hiểm…tất cả đều bằng tiếng Ba Lan. Bản thân bà đã có hàng chục năm ở nước này nên bà rành tiếng Ba Lan thậm chí hơn tiếng mẹ đẻ. Trước đây, khi thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch do các Phòng công chứng làm, công việc của bà được giải quyết một cách suôn sẻ mà không có bất cứ một trở ngại nào. Từ khi thẩm quyền này trao về cho Phòng Tư pháp các quận huyện thì bà mới phải chạy vạy khắp nơi. Quá bức xúc công dân này đã đến thẳng Sở Tư pháp yêu cầu giải quyết. Cán bộ Phòng bổ trợ tư pháp đã phải đích thân đưa bà xuống Phòng Tư pháp quận Đ. Và tại đây bà mới được thoả mãn sau gần nửa năm đi lại.
Trường hợp nói trên, không phải Nghị định 79/CP chưa có quy định mà vin vào lý do công việc mới, chưa có tiền lệ và để đảm bảo sự an toàn cho bản thân nên một số Phòng Tư pháp chọn giải pháp tốt nhất là…từ chối. Người lĩnh hậu quả không ai khác là dân thường thấp cổ bé họng.
Về nguyên tắc chứng thực bản dịch, Phòng Tư pháp chỉ chứng thực chữ ký của người dịch, và họ không chịu trách nhiệm về nội dung. Tuy nhiên, theo bà Nguyễn Thị Nhàn, Phó phòng Tư pháp quận Đống Đa thì nếu như người dịch không trung thực mà thêm vào đó một vài câu, một vài từ hoặc dịch không chính xác làm thay đổi nội dung so với bản gốc thì cán bộ chứng thực cũng không có cách gì biết được. Đơn giản vì họ không biết ngoại ngữ. Bà Nhàn than: được việc cho dân nhưng nhiều khi cũng vừa ký vừa run!
Được sử dụng đội ngũ dịch thuật viên, nhưng lúng túng cho các Phòng tư pháp là quy định như thế nào là “thông thạo ngoại ngữ” thì chưa có hướng dẫn. Về nguyên tắc, thì phải có bằng cấp về thứ tiếng mà họ dịch, nhưng rất nhiều người đã từng sống, từng học tập, lao động hàng chục năm ở nước ngoài, họ rất giỏi tiếng nước đó nhưng lại không có một thứ bằng cấp gì để chứng minh. Cách gỡ là cán bộ chứng thực sẽ kiểm tra trình độ ngoại ngữ của họ. Nhưng kiểm tra bằng cách nào? Ông Hoàng Thanh Hải – cán bộ bộ phận một cửa của UBND quận Tây Hồ cũng thừa nhận: kể cả kiểm tra trực tiếp hay bằng văn bản thì cả cán bộ tiếp nhận hồ sơ cũng như lãnh đạo Phòng Tư pháp đều bó tay vì họ không có trình độ ngoại ngữ.
Văn bản nào là hợp pháp: chỉ nhận biết bằng kinh nghiệm!
Bà Nguyễn Thị ánh Hồng – Phó phòng Tư pháp quận Ba Đình thừa nhận như vậy khi chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài. Bà Hồng dẫn chứng: nhiều văn bản nước ngoài không có dấu mầu đỏ (mà là dấu mầu đen, xanh, tím) gần giống dấu photo hoặc scan. Bên cạnh đó một số văn bản chỉ có chữ ký mà không có con dấu của cơ quan có thẩm quyền (chưa được hợp pháp hoá lãnh sự) nên không nhận biết được văn bản đó có hợp pháp hay không. Với những trường hợp này trước đây Ba Đình vẫn giải quyết nhưng gần đây, Phòng Tư pháp yêu cầu phải hợp thức hoá lãnh sự. Nếu không thì không giải quyết.
Phân biệt bằng linh cảm và kinh nghiệm, đó là những gì cán bộ chứng thực vẫn làm để chấp nhận hay từ chối yêu cầu của công dân. Do đó, mới dẫn đến tình trạng cùng một yêu cầu nhưng có nơi giải quyết, có nơi lại không. Theo tâm sự của một cán bộ tư pháp thì có nhiều trường hợp mà bằng kinh nghiệm cán bộ chứng thực không thể giải quyết nhưng cũng không có cơ sở nào để giải thích cho công dân hiểu như bảng điểm một số quốc gia (như Pháp) cấp cho học sinh mới tốt nghiệp mà không phải mà bằng tốt nghiệp (không có dấu và chữ ký), hoặc giấy khai sinh UBND cấp xã cấp từ sổ gốc của những năm 1960..
Những mắc mớ của các cán bộ tư pháp do nhiều nguyên nhân, có nguyên nhân do chưa có hướng dẫn, nhưng cũng không loại trừ những nguyên nhân cán bộ tư pháp vô cảm, cứng nhắc, cố tình gây khó khăn cho công dân. Do đó, hiện khiếu nại trong lĩnh vực này ở một số Phòng Tư pháp đang có chiều hướng tăng.
Bài II: QUY TRÌNH: MỖI NƠI MỘT KIỂU
Đến nay trên toàn phạm vi TP. Hà Nội đã áp dụng quy trình “một cửa” để giải quyết các yêu cầu của công dân trên một số lĩnh vực của đời sống. Tuy nhiên, đối với các công việc của tư pháp (một số nơi chiếm đến 70 tổng số việc của bộ phân “một cửa”) thì mô hình này tỏ ra không phù hợp.
Một hay nhiều cửa?
Mỗi ngày bộ phận “một cửa” của UBND quận Ba Đình tiếp nhận khoảng 20-40 trường hợp chứng thực bản dịch, ngày cao điểm có thể đến 50, 60 hồ sơ. Đây cũng là một trong những đơn vị có số lượng bản dịch cao trên toàn TP. May mắn là cán bộ tiếp nhận các việc về tư pháp ở bộ phận “một cửa” là cán bộ của Phòng Tư pháp. Cán bộ này nhận hồ sơ và chuyển lên lãnh đạo Phòng Tư pháp ký. Mô hình này giống như mô hình của UBND quận Tây Hồ, chỉ khác là cán bộ tiếp nhận chứng thực ở đây thuộc biên chế của Văn phòng UBND, nhưng cũng đã có thời làm chuyên viên Phòng Tư pháp.
Tuy nhiên, ở UBND quận Đống Đa (cũng là một nơi nhiều việc về chứng thực bản dịch) thì lại có cách bố trí khác: cùng nằm trong bộ phận “một cửa” của UBND, nhưng các việc về Tư pháp được chia thành 2 bàn tiếp nhận riêng (một hộ tich, một chứng thực). Lãnh đạo Phòng Tư pháp ngồi kế cận để sau khi nhận hồ sơ có thể chuyển sang để ký luôn. Tuy nhiên, với cách tổ chức như vậy, Phòng Tư pháp phải cắt cử đến 3 cán bộ (trong đó có một lãnh đạo Phòng) để dành riêng giải quyết các việc về chứng thực, hộ tịch, trong khi nhiệm vụ của Tư pháp có đến trên 10 loại việc khác nhau. Do Đống Đa dồi dào về nhân sự và có đến 3 lãnh đạo Phòng mới làm được điều này còn nếu chỉ có một Trưởng hoặc Phó Phòng thì chắc chắn không làm nổi. Còn tại Thanh Trì, cán bộ tiếp nhận hồ sơ rồi …gọi cho lãnh đạo Phòng Tư pháp xuống ký ngay tại bộ phận “một cửa”. Tức là, cứ khi dân có nhu cầu, lãnh đạo Phòng Tư pháp lại phải di chuyển đến bộ phận “ một cửa” để ký. May là một ngày bộ phận “một cửa” của Thanh Trì chỉ tiếp nhận một vài hồ sơ, nếu không riêng chuyện đi lại của lãnh đạo Phòng Tư pháp đã …hết ngày.
Cũng liên quan đến bản dịch, mô hình của một số quận như Hai Bà Trưng, Long Biên lại được bố trí theo cách, “một cửa” được tổ chức ngay tại Phòng Tư pháp. Nghĩa là, công dân không phải qua bộ phận “một cửa” của Văn phòng UB, mà cứ đến thẳng Phòng Tư pháp. Phòng sẽ tiếp nhận và giải quyết đồng thời.
Theo ông Phạm Thanh Cao, Trưởng phòng Bổ trợ Tư pháp – Sở Tư pháp Hà Nội thì theo quy định của Nghị định 79/CP về chứng thực, người có yêu cầu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt cán bộ tư pháp, nguyên tắc này chỉ được thực hiện khi “một cửa” được tổ chức ngay tại Phòng Tư pháp. Còn nếu ký ở bộ phận một cửa của UBND thì sẽ không đúng quy định. Đồng ý với quan điểm này của ông Cao, bà Nguyễn Thị Nhàn, Phó Phòng Tư pháp quận Đống Đa đề nghị: nên cho tư pháp tác nghiệp độc lập không phụ thuộc vào “một cửa” UB.
Tuy nhiên, ông Nguyễn Anh Tuấn – Phó Văn phòng phụ trách bộ phận “một cửa” của UBND huyện Thanh Trì lại cho rằng: ở một nơi ít việc như Thanh Trì mà bố trí một lãnh đạo Phòng Tư pháp xuống ngồi tại bộ phận một cửa thì rất lãng phí vì Thanh Trì quá ít việc (từ khi thực hiện Nghị định 79/CP Thanh Trì chỉ tiếp nhận và giải quyết hơn 100 hồ sơ chứng thực bản dịch, bằng hơn 1 ngày của các quận nhiều việc - PV). Còn nếu tổ chức “một cửa” ngay tại Phòng Tư pháp thì cũng không ổn, vì quy trình này giống như vừa đá bóng vừa thổi còi, dễ gây ra tiêu cực, sách nhiễu. Ông Tuấn đề nghị, vẫn tổ chức theo mô hình “một cửa” của UB, nhưng chia theo loại việc, những việc đơn giản thì Phòng Tư pháp giải quyết ngay, còn không thì hẹn thời gian trả kết quả.
Nên để cán bộ tư pháp tiếp nhận hồ sơ.
Quy trình khác, việc bố trí cán bộ tiếp nhận hồ sơ mỗi nơi cũng không giống nhau. Có nơi là biên chế của Văn phòng UBND, có nơi lại là của Phòng Tư pháp. Về trình độ, một số cán bộ có trình độ ĐH Luật, hoặc đã từng làm tư pháp, một số khác thì hoàn toàn là người “ngoại đạo” và vấn đề này thực sự nguy hiểm vì tư pháp là lĩnh vực phải có chuyên môn, ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ. Không có trình độ về lĩnh vực này thì không thể thẩm định và hướng dẫn công dân thiết lập hồ sơ đúng quy định. Do đó, dân lại phải “chạy ngược” lên Phòng Tư pháp để hỏi. (ở Hà Nội đã từng có trường hợp cán bộ Văn phòng UB tiếp nhận hồ sơ, Trưởng Phòng Tư pháp ký và sau đó bị kỷ luật – PV).
Về vấn đề này, đại đa số các Phòng Tư pháp đề nghị, Văn phòng UB cần bố trí người của Tư pháp tại bộ phận “một cửa” để vừa đảm bảo thuận lợi cho công dân và thuận lợi cho cả Tư pháp (vì hồ sơ đã được thẩm định bước đầu). Nếu bố trí một lãnh đạo Phòng Tư pháp trực cùng bộ phận một cửa thì nên để cho lãnh đạo đó được điều hành luôn nhân sự của mình để đảm bảo sự liên thông.
Quy trình giải quyết các việc về chứng thực nói chung và chứng thực bản dịch nói riêng trên địa bàn Hà Nội hiện nay đang mỗi nơi một kiểu. Những người có thẩm quyền giải thích để phù hợp với tình hình thực tế. Tuy nhiên, cũng từ thực tế này đã thấy xuất hiện nhiều bất cập. Nếu đặt mục tiêu phục vụ dân lên hàng đầu thì cần phải nghiên cứu lại các mô hình này cho dù khó khăn có được đẩy về phía cơ quan nhà nước.
Thu Hằng – Báo Pháp luật Việt Nam