Theo quy định của pháp luật về ban bành văn bản quy phạm pháp luật (sau đây gọi tắt là QPPL), thì UBND các cấp được quyền ban hành các quy định quy phạm dưới hình thức văn bản là quyết định và chỉ thị. Ngoài ra, luật không cho phép UBND các cấp sử dụng bất cứ hình thức văn bản nào khác để ban hành văn bản quy phạm.
Thế nhưng qua phối hợp kiểm tra tình hình ban hành văn bản gần đây tại một số xã trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi, bên cạnh nhiều văn bản ban hành sai về căn cứ, thẩm quyền, nội dung, sai về cách ghi số và ký hiệu của văn bản cá biệt như văn bản quy phạm gây nhầm lẫn về tính pháp lý của văn bản, đã phát hiện khá nhiều trường hợp UBND một số xã thường xuyên sử dụng loại hình văn bản là thông báo để ban hành các quy định có chứa đựng quy phạm pháp luật áp dụng cho toàn xã liên tục trong một thời gian dài hoặc nhiều năm liền.
Việc sử dụng hình thức thông báo - loại văn bản hành chính thông thường để ban hành các quy định tương tự như văn bản QPPL, thay cho quyết định, chỉ thị quy phạm là hoàn toàn trái với quy định về ban hành văn bản. Những thông báo này có dạng như: Thông báo về việc ban hành quy định về giải quyết thủ tục hành chính trong việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất trên địa bàn xã; thông báo về việc ban hành quy định thu phí, lệ phí; thông báo về việc ban hành quy định giải quyết khiếu nại, tố cáo trên địa bàn xã... đồng thời, còn có cả việc một số thông báo sử dụng cách ghi số và ký hiệu dưới dạng văn bản QPPL. Ở đây, chưa đề cập đến nội dung ban hành đúng hay sai, chỉ xét riêng về hình thức thì tất cả các thông báo này đều là trái pháp luật và phải bị xử lý, hủy bỏ theo quy định tại Nghị định số 135/2003/NĐ-CP của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản QPPL.
Nguyên nhân của tình trạng trên xuất phát từ nhiều lý do. Theo cách giải thích của đa số UBND xã đã ban hành những loại thông báo như nêu trên, thì xã không phân biệt được nội dung quy định như thế nào là quy phạm và không quy phạm nên không nghĩ thông báo của mình thực ra là các văn bản QPPL. Có UBND xã thì cho rằng, ban hành thông báo có hiệu quả hơn, vì vừa nhanh gọn và không phải đi theo trình tự, thủ tục gì, mà dễ thông báo đến đối tượng áp dụng trên địa bàn hơn là ban hành quyết định, chỉ thị quy phạm với điều, khoản dài dòng... Từ những lý do mà UBND một số xã nêu ra, cho thấy nguyên nhân chủ yếu ở đây vẫn là sự hạn chế về năng lực quản lý và ban hành văn bản, đi đôi với sự hạn chế về thực thi pháp luật của một bộ phận cán bộ cấp cơ sở. Đội ngũ cán bộ có khả năng soạn thảo, tham mưu về văn bản còn ít về số lượng, chưa đảm bảo về chất lượng và chuyên môn, dẫn đến việc phân biệt khi nào thì được ban hành văn bản quy phạm, khi nào thì ban hành văn bản cá biệt hoặc khi nào thì sử dụng loại văn bản hành chính thông thường cũng còn rất khó khăn đối với cấp xã. Trong ban hành văn bản, chưa tuân thủ theo các quy định về soạn thảo và ban hành, chưa nghĩ đến mức độ tác động, sự ảnh hưởng và cả hậu quả gây ra của văn bản do mình ban hành đến đời sống xã hội, vì vậy việc ban hành văn bản đôi lúc còn mang tính tùy tiện.
Bên cạnh đó, còn có nguyên nhân từ chính các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên, đó là UBND các huyện. Có những huyện, suốt trong một thời gian dài đã không quan tâm đến vấn đề kiểm tra văn bản của cấp xã, dẫn đến nhiều văn bản sai phạm không được kịp thời phát hiện để đình chỉ, hủy bỏ. Công tác kiểm tra còn đơn giản, mang tính qua loa, đại khái như chỉ kiểm tra sổ phát hành công văn đi, kiểm tra về thể thức văn bản. Có huyện chỉ thực hiện kiểm tra sơ bộ đối với các quyết định, chỉ thị quy phạm mà không quan tâm kiểm tra các loại hình văn bản khác như thông báo, công văn, điều lệ, chương trình... dẫn đến UBND các xã nghĩ rằng việc ban hành các quy định dưới dạng thông báo là không sai hoặc nếu có sai thì cũng không bị kiểm tra, xử lý. Công tác tổ chức tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ văn bản cho cấp xã cũng chưa được tổ chức thường xuyên và chuyên sâu, trong khi đó văn bản là một lĩnh vực rộng và khó, các quy định của pháp luật về công tác văn bản lại thường xuyên thay đổi và ngày càng phức tạp hơn.
Để chấn chỉnh, khắc phục tình trạng trên, cần phải có những biện pháp đồng bộ. Đó là, về lâu dài tiếp tục đẩy mạnh việc thực hiện có hiệu quả Quyết định số 03/2004/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về định hướng quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn đến năm 2010. Song song bên cạnh đó, UBND các huyện cùng các ngành, các cấp thường xuyên tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn bản đối với các chức danh là lãnh đạo, cán bộ làm công tác văn phòng và công tác tư pháp xã. Coi trọng và triển khai thực hiện thường xuyên công tác kiểm tra văn bản đối với cấp xã để kịp thời hướng dẫn, chấn chỉnh, khắc phục các hạn chế, sai sót trong quản lý và ban hành văn bản và có những biện pháp xử lý nghiêm đối với những trường hợp cố tình ban hành văn bản sai hoặc ban hành văn bản tùy tiện, không đúng pháp luật./.
Thanh Hoài