Không thể đáp ứng yêu cầu của dân nếu để mất sổ hộ tịch
Theo báo cáo của Bộ Tư pháp, hiện tại, ở cả 03 cấp trong cả nước (tỉnh, huyện, xã) đang lưu một số lượng tương đối lớn: 771.909 sổ hộ tịch (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn và Sổ đăng ký khai tử) và 56.866.079 dữ liệu đăng ký trong các sổ lưu này. Tuy vậy, trên thực tế, số lượng sổ hộ tịch lưu trữ nói trên vẫn không đầy đủ, có những địa phương không lưu được sổ do cả nguyên nhân khách quan và chủ quan. Đáng chú ý ở nhiều địa phương, việc lưu trữ sổ hộ tịch chỉ bắt đầu từ năm 1999, khi thực hiện Nghị định 83/CP về đăng ký và quản lý hộ tịch. Điều đó có nghĩa là nếu như công dân của thập kỷ 90 trở về trước, nếu có những vấn đề liên quan đến sổ hộ tịch (ví dụ xin cấp bản sao giấy khai sinh, xin cải chính hộ tịch…) cần được cấp lại thì sẽ vô cùng khó khăn vì sổ hộ tịch không còn, không có cơ sở để cấp giấy tờ hộ tịch.
Theo Bộ Tư pháp, việc lưu giữ cơ sở dữ liệu hộ tịch phổ biến bằng giấy (sổ sách) như hiện nay tuy cũng có ưu điểm là bảo quản được dữ liệu gốc, nhưng cũng có nhiều bất cập (điều kiện bảo quản không tốt nên dễ bị mối mọt, cháy, ẩm ướt; việc tra cứu, khai thác sử dụng khó khăn). Đặc biệt, việc để mỗi dữ kiện hộ tịch trong một cuốn sổ riêng dẫn đến dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán, không xâu chuỗi, kết nối được với nhau nên Nhà nước không kiểm soát được thông tin về hộ tịch của từng cá nhân, khả năng tra cứu, khai thác phục vụ cho yêu cầu của người dân và của các cơ quan, tổ chức rất hạn chế.
Như vậy, việc xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để quản lý trong phạm vi cả nước là yêu cầu bức thiết hiện nay. Cơ sở dữ liệu điện tử sẽ tạo nhiều thuận lợi cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, đặc biệt trong việc thống kê, tra cứu hộ tịch một cách nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, cũng như phúc đáp yêu cầu của người dân.
Dự thảo Luật Hộ tịch quy định Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử quốc gia được xây dựng và quản lý tại Bộ Tư pháp, nhằm tập hợp và quản lý thống nhất mọi dữ liệu hộ tịch của công dân Việt Nam ở trong nước và nước ngoài. Đồng thời, dự thảo Luật giao Chính phủ quy định chi tiết việc xây dựng, quản lý và khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đáp ứng yêu cầu sử dụng của cơ quan, tổ chức, cá nhân, phục vụ quản lý nhà nước, quản lý xã hội trong tình hình mới.
Cần tập trung nguồn lực
Với những bất cập của việc lưu trữ sổ sách hộ tịch như hiện nay thì nhiều ý kiến cho rằng việc xây dựng cơ sở dữ liệu điện tủ là việc làm hết sức cần thiết, không những giúp cho công tác quản lý của nhà nước mà quan trọng là khi có việc cần tra cứu, sẽ thuận lợi hơn cho, tiết kiệm chi phí cho người dân rất nhiều. Thực tế hiện nay, một số tỉnh/thành phố đã xây dựng phần mềm phục vụ cho việc đăng ký và quản lý hộ tịch đã bước đầu đáp ứng yêu cầu tra cứu cũng như cấp các giấy tờ hộ tịch của cá nhân.
Tuy nhiên, nhiều ý kiến còn băn khoăn bởi hiện đang có nhiều quy định về việc xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử khác nhau liên quan tới việc quản lý công dân và do các bộ, ngành khác nhau tổ chức thực hiện. Cụ thể như cơ sở dữ liệu điện tử về Lý lịch Tư pháp theo Luật lý lịch tư pháp do Bộ Tư pháp quản lý ; Cơ sở dữ liệu dân cư do Bộ Công an quản lý (theo Nghị định số 90/2010/NĐ-CP). Ngoài ra còn có tàng thư căn cước, chứng minh nhân dân, hộ khẩu cũng do cơ quan Công an quản lý. Việc xây dựng quá nhiều cơ sở dữ liệu liên quan đến công dân lại giao cho các cơ quan khác nhau thực hiện dẫn đến vừa phân tán nguồn lực, không kết nối nội dung quản lý, lại khó có thể bảo đảm việc quản lý thống nhất, chặt chẽ. Do đó, cần nghiên cứu để có thể tập trung nguồn lực xây dựng một bộ cơ sở dữ liệu điện tử thống nhất về công dân để các bộ, các ngành, các cấp khai thác, đáp ứng yêu cầu quản lý và thuận lợi cho người dân.
Thu Hằng