Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì bản sao được hiểu là "bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính". Như vậy theo quy định trên thì bản sao có thể làm bằng nhiều hình thức khác nhau nhưng phải đảm bảo giống bản chính. Tuy nhiên cũng từ quy định này phát sinh một số bất cập cần phải giải quyết.
Thứ nhất, đối với các bản sao mà do người yêu cầu tự viết thì ở phần ký tên và con dấu của cơ quan có thẩm quyền theo bản chính không thể hiện được, chỉ có thể ghi là "đã ký, đóng dấu". Đối với cơ quan, người thực hiện chứng thực đối chiếu với bản chính để chứng thực bản sao nhưng khi người dân mang những bản sao này nộp cho các cơ quan, tổ chức khác thì thường không được chấp nhận. Bởi họ cho rằng bản sao này không giống bản chính, không có chữ ký, con dấu của cơ quan đã phát hành văn bản nên không có giá trị và từ chối tiếp nhận.
Thứ hai, đối với các bản sao là văn bằng chứng chỉ thì thông thường người dân chỉ photo phần nội dung của văn bằng, chứng chỉ còn mặt thể hiện bằng tốt nghiệp thì không photo vì nếu có photo thì cũng không thấy gì, chỉ toàn màu đen, vừa xấu giấy tờ photo và nó cũng không ảnh hưởng gì đến nội dung của văn bằng chứng chỉ. Các cơ quan chứng thực khi tiếp nhận những loại văn bản này có chứng thực hay không khi mà bản sao không đầy đủ nội dung như bản chính. Thực tế các phòng Tư pháp cấp huyện và UBND xã, phường đều thực hiện chứng thực những loại giấy tờ này mặc dù căn cứ vào quy định thì không đúng nhưng lại đúng với tình hình thực tế.
Từ những vướng mắc trên, đề nghị cơ quan có thẩm quyền sửa quy định về bản sao đối với trường hợp người dân tự viết lại từ bản chính theo hướng bỏ quy định này vì nó không đảm bảo nội dung giống bản chính và ở tất cả các cơ quan cấp xã đều đã trang bị máy photocopy. Và đối với bản sao các loại giấy tờ như bằng tốt nghiệp hoặc các chứng chỉ thì quy định chỉ cần photo mặt chứa nội dung còn mặt chỉ ghi về tên bằng, chứng chỉ thì không cần phải photo vì nếu photo cũng không thấy rõ và nó không ảnh hưởng đến nội dung văn bằng, chứng chỉ.
Nguyễn Quốc Sử