Luật Công chứng năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 1/7/2025) bổ sung quy định về việc chụp ảnh trong quá trình công chứng, nhằm tăng cường tính xác thực và phòng ngừa rủi ro pháp lý. Trao đổi với Báo Pháp luật Việt Nam, một số luật sư cho rằng quy định này cần được triển khai đồng bộ với các giải pháp kỹ thuật và pháp lý để trở thành công cụ hữu hiệu trong quản lý, đồng thời góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng.
Kỳ 4: Không để quy định trở thành thủ tục rườm rà
Tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các giao dịch dân sự, thương mại
Luật sư Phạm Văn Thảo, Giám đốc Công ty Luật TNHH Hưng Thịnh Việt Nam (Đoàn Luật sư TP Hà Nội) cho rằng, quy định bắt buộc chụp ảnh công chứng viên (CCV) và người ký văn bản CC được xem là bước đột phá trong việc hoàn thiện các quy định của pháp luật nói chung và hoàn thiện pháp luật về CC nói riêng trong bối cảnh hiện nay, nhất là khi đất nước đang trong giai đoạn chuyển mình nhằm bước sang kỷ nguyên mới, kỷ nguyên vươn mình của dân tộc. Việc hoàn thiện các quy định của pháp luật về CC sẽ góp phần đảm bảo cho các giao dịch được diễn ra một cách khách quan, minh bạch, đúng luật, hạn chế tranh chấp xảy ra, từ đó góp phần ổn định về giao dịch dân sự, kinh tế, tạo tiền đề thuận lợi trong việc hoàn thành các mục tiêu chung mà Đảng và Nhà nước đã đề ra.
Luật sư Phạm Văn Thảo phân tích, về phía góc độ của người dân, doanh nghiệp, việc chụp ảnh CCV và người ký văn bản CC là thực sự cần thiết để tránh những trường hợp tranh chấp xảy ra trên thực tế, giúp các bên tham gia giao dịch yên tâm hơn khi đã có bằng chứng trực quan. Đồng thời, việc chụp ảnh chỉ để lưu trữ trong hồ sơ CC, không công khai hình ảnh của khách hàng. Hồ sơ CC và tổ chức, cá nhân hoạt động nghề nghiệp phải bảo đảm tính bảo mật, trong những trường hợp nếu các thông tin, hình ảnh cá nhân của người dân trong quá trình giao dịch mà bị rò rỉ xuất phát từ lỗi chủ quan của CCV và tổ chức hành nghề CC thì chắc chắn sẽ có chế tài xử lý về việc này. Bên cạnh đó, hiện nay có rất nhiều các trường hợp giả danh, lừa đảo chiếm đoạt tài sản xảy ra với thủ đoạn ngày càng trở nên tinh vi hơn, thậm chí các đối tượng lừa đảo còn có nhiều cách thức để qua mặt CCV, tổ chức hành nghề CC thì việc bắt buộc phải chụp ảnh đối với CCV và người ký văn bản CC được xem là biện pháp hữu hiệu để giải quyết tình trạng này, bởi lẽ các đối tượng lừa đảo sẽ không dám chụp ảnh để lưu trữ trong hồ sơ, từ đó sẽ làm phát sinh các dấu hiệu bất thường từ phía người yêu cầu và bản thân CCV thông qua đó sẽ cẩn trọng và có nhiều cách thức xử lý tốt hơn nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên trong quá trình giao dịch.
Luật sư Phạm Văn Thảo, Giám đốc Công ty Luật TNHH Hưng Thịnh Việt Nam (Đoàn Luật sư TP Hà Nội).
Về phía góc độ của tổ chức CC và CCV, bên cạnh phòng ngừa việc xảy ra tranh chấp khi các bên thực hiện việc giao dịch trên thực tế, theo ông Thảo, việc chụp và lưu giữ hình ảnh của CCV và người ký văn bản CC sẽ giúp phòng ngừa rủi ro cho chính CCV và tổ chức hành nghề CC. Bởi khi khách hàng từ chối việc công nhận chữ ký trong giao dịch hoặc thực hiện việc tố cáo, tố giác CCV, tổ chức hành nghề CC trong quá trình thực hiện việc CC giao dịch thì hình ảnh đã lưu giữ tại hồ sơ CC được xem là một trong những tài liệu, chứng cứ để giải quyết khi có vấn đề tranh chấp xảy ra, bảo đảm về mặt pháp lý cũng như hạn chế rủi ro cho CCV và tổ chức hành nghề CC. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hình ảnh cũng là cơ sở, căn cứ để các cơ quan có thẩm quyền dễ dàng điều tra, xử lý đối với các hành vi vi phạm pháp luật khi có các vấn đề xâm phạm về quyền và lợi ích hợp pháp xảy ra, đồng thời cũng là cơ sở để giúp hạn chế, phòng ngừa được rủi ro về trách nhiệm của CCV và tổ chức hành nghề CC.
Tóm lại, ông Thảo nhấn mạnh, việc chụp ảnh khi CC, đặc biệt là theo quy định mới tại Luật CC 2024, là một chủ trương đúng đắn nhằm tăng cường tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch. Quy định này giúp ngăn chặn các hành vi giả mạo, lừa đảo, đồng thời tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các giao dịch dân sự, thương mại trong bối cảnh hiện nay.
Tránh gây phiền hà cho người dân
Cũng khẳng định việc chụp ảnh khi CC theo Luật CC 2024 mang lại nhiều lợi ích, Luật sư Đặng Văn Cường, Trưởng Văn phòng Luật sư Chính Pháp (Đoàn Luật sư TP Hà Nội) còn cho biết: Luật CC năm 2024 quy định rõ việc chụp ảnh khi CC không được làm gián đoạn hoặc kéo dài thời gian thực hiện, nhằm tránh gây phiền hà cho người dân. Theo đó, tổ chức hành nghề CC phải chuẩn bị đầy đủ thiết bị, phần mềm, nhân sự để quy trình diễn ra nhanh gọn, chuyên nghiệp, không phát sinh chi phí không hợp lý.
Luật sư Đặng Văn Cường, Trưởng Văn phòng Luật sư Chính Pháp (Đoàn Luật sư TP Hà Nội).
Quy trình chụp ảnh cần được tích hợp ngay tại thời điểm ký văn bản, tránh tạo thêm thủ tục rườm rà. Thiết bị sử dụng phải hiện đại, tự động lưu trữ ảnh vào hồ sơ CC điện tử. Đồng thời, CCV có trách nhiệm giải thích rõ mục đích chụp ảnh, tăng tính minh bạch và phòng ngừa tranh chấp.
Về nghĩa vụ pháp lý, tổ chức CC phải tuân thủ Điều 50 Luật CC 2024, đảm bảo thực hiện đúng quy trình chụp ảnh. Ngoài ra, cần đầu tư hạ tầng kỹ thuật, đào tạo nhân sự, và đặc biệt là bảo mật tuyệt đối dữ liệu ảnh theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Trong mọi trường hợp, ảnh chụp phải được lưu trữ đầy đủ, chính xác, phục vụ kiểm tra, giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp sau này.
Theo ông, việc triển khai quy định chụp ảnh trong CC đặt ra yêu cầu cao về bảo mật thông tin cá nhân, đặc biệt là hình ảnh. Để đảm bảo an toàn, các tổ chức hành nghề CC cần thiết lập quy trình thu thập và lưu trữ dữ liệu chặt chẽ, bao gồm mã hóa ảnh, kiểm soát truy cập, lưu trữ tập trung và an toàn. Bên cạnh đó, cần xây dựng chính sách bảo mật rõ ràng, công khai mục đích sử dụng và thời hạn lưu trữ ảnh. Việc đào tạo CCV và nhân sự về bảo vệ dữ liệu cá nhân là rất cần thiết, cùng với cơ chế kiểm tra, giám sát thường xuyên.
Mặc dù Luật CC 2024 chưa quy định chi tiết, nhưng theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, tổ chức hành nghề CC - với vai trò là đơn vị xử lý dữ liệu - phải tuân thủ các quy định pháp luật, áp dụng biện pháp bảo mật kỹ thuật - hành chính, thông báo kịp thời nếu có rò rỉ, đồng thời chịu trách nhiệm giải trình và bồi thường thiệt hại nếu xảy ra vi phạm.
Từ góc nhìn cải cách thủ tục hành chính, ông Cường nêu một số đề xuất để quy định chụp ảnh khi CC không trở thành rào cản, mà thực sự tăng tính minh bạch, tin cậy, cần thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp.
Trước hết, cần đơn giản hóa quy trình chụp ảnh, tích hợp thẳng vào thời điểm ký văn bản, tránh tạo thành bước riêng gây mất thời gian. Thiết bị chụp ảnh phải hiện đại, thân thiện và tự động lưu trữ ảnh vào hồ sơ điện tử nhằm giảm thao tác.
Thứ hai, minh bạch hóa thông tin là điều kiện tiên quyết. Người dân cần được giải thích rõ ràng về mục đích chụp ảnh, quyền bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy định pháp luật liên quan, từ đó tạo sự đồng thuận và yên tâm khi thực hiện.
Bên cạnh đó, cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số, như xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về CC, kết nối với các hệ thống dữ liệu khác, kết hợp chữ ký số và AI để kiểm soát ảnh giả, ảnh trùng lặp.
Ngoài ra, cần đào tạo bài bản đội ngũ CCV, không chỉ về kỹ năng công nghệ mà cả kiến thức pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đồng thời, cần thiết lập cơ chế tiếp nhận phản hồi từ người dân, tăng cường kiểm tra, giám sát để phát hiện sớm vi phạm và xử lý kịp thời.
Như vậy, nếu được triển khai đúng cách, quy định chụp ảnh sẽ góp phần làm cho hoạt động CC trở nên chuyên nghiệp, an toàn và minh bạch hơn, thay vì gây phiền hà như một thủ tục hành chính rườm rà.
Để quy định chụp ảnh khi CC thực sự đi vào thực tiễn hiệu quả, không trở thành gánh nặng mà góp phần thúc đẩy cải cách hành chính và chuyển đổi số, theo Luật sư Đặng Văn Cường cần triển khai đồng bộ các nhóm giải pháp sau:
Thứ nhất, số hóa và tích hợp toàn diện: Cần phát triển hệ thống CC điện tử tập trung toàn quốc, tích hợp đầy đủ các bước như tiếp nhận hồ sơ, chụp ảnh, ký văn bản, lưu trữ và cấp bản sao điện tử. Hệ thống này phải liên thông với Cổng dịch vụ công quốc gia và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tự động xác thực thông tin, từ đó giảm đối chiếu giấy tờ và nâng cao độ chính xác.
Thứ hai, chuẩn hóa kỹ thuật và thiết bị: Bộ Tư pháp cần ban hành quy chuẩn kỹ thuật về ảnh chụp như: định dạng, thời điểm lưu trữ và thiết bị sử dụng. Có thể áp dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt và chữ ký nhằm đối chiếu sinh trắc học, tăng tính xác thực và hạn chế gian lận.
Thứ ba, nâng cao năng lực số cho đội ngũ CCV: Tổ chức đào tạo chuyên sâu về sử dụng phần mềm CC điện tử, bảo mật dữ liệu và phối hợp với hệ thống dữ liệu quốc gia.
Thứ tư, bảo đảm minh bạch và an toàn dữ liệu cá nhân: Ban hành quy định rõ ràng về bảo vệ thông tin cá nhân, bao gồm quy trình mã hóa, kiểm soát truy cập, lưu trữ an toàn và thời hạn lưu giữ ảnh. Cần thiết lập cơ chế giám sát chặt chẽ, xử lý nghiêm các hành vi lạm dụng, sao chép trái phép dữ liệu ảnh.
Thứ năm, thí điểm triển khai và đánh giá hiệu quả: Nên triển khai thử nghiệm tại một số địa phương có đủ điều kiện kỹ thuật và nhân lực, sau đó đánh giá hiệu quả thực tế, lấy ý kiến phản hồi để kịp thời điều chỉnh quy trình và hoàn thiện hành lang pháp lý trước khi áp dụng rộng rãi.
Hương Giang - Hồng Mây