1. Tại Cộng hòa Séc
Hiệp hội công chứng Séc (Czech Notarial Chamber) được thành lập vào năm 1992 (sau đây gọi là Hiệp hội công chứng). Đây là thời điểm mà nhiều tổ chức chuyên môn khác cũng được thành lập sau khi Cộng hòa Séc tách ra khỏi Slovakia, đánh dấu sự khởi đầu của ngành công chứng độc lập tại quốc gia này. Hiệp hội không chỉ tập trung vào việc quản lý nghề công chứng mà còn nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ mà các công chứng viên cung cấp.
Về nhiệm vụ, chức năng và cơ cấu tổ chức của Hiệp hội: (i) Quản lý nghề công chứng: Đảm bảo các công chứng viên tuân thủ pháp luật và quy định về công chứng; (ii) Đào tạo và giáo dục: Cung cấp các chương trình đào tạo cho các công chứng viên mới và tổ chức các khóa học nâng cao cho những người đã hành nghề; (iii) Hỗ trợ pháp lý: Giúp đỡ các công chứng viên trong việc giải quyết các tình huống pháp lý khó khăn và cung cấp thông tin liên quan đến nghề nghiệp; (iv) Đại diện quyền lợi: Bảo vệ quyền lợi của các công chứng viên và đại diện cho họ trong các vấn đề liên quan đến chính sách và pháp luật.
Hiệp hội được điều hành bởi một ban điều hành, thường bao gồm các thành viên là công chứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Về hành nghề của công chứng viên: Ở CH Séc từ lâu vẫn duy trì khoảng 439 CCV phục vụ 10,9 triệu dân (bình quân 01 CCV phục vụ gần 25 ngàn người dân, ví dụ như ở Thủ đô Praha có tới 68 VPCC và ở ngoại ô Praha có 70 VPCC, còn lại ở các địa phương khác. Như vậy nơi ít nhất phân bố 28 VPCC và nơi nhiều nhất phân bố 70 VPCC), tương ứng mỗi một Văn phòng công chứng (1) với 01 CCV và việc phân bố các VPCC đảm bảo không để người dân đi quá xa.
Theo pháp luật của CH Séc, tiêu chuẩn, điều kiện chung để trở thành CCV là phải có bằng cử nhân luật, có 03 năm thực tập hành nghề công chứng (2), sau đó tham gia kỳ thi tuyển do Hiệp hội công chứng tổ chức hàng năm (kỳ thi thường được tổ chức vào 02 đợt trong năm, mùa hè: vào tháng 5 và mùa đông: vào tháng 10) với các môn thi viết và thi nói (3) . CCV chỉ được hành nghề đến 70 tuổi và về nguyên tắc, CCV chỉ hành nghề tại VPCC của mình và có thể đi giảng dạy mà không được kiêm nhiệm các nghề khác. Hội đồng tổ chức thi tuyển CCV thường có 05 thành viên (theo đó có 03 người đại diện cho Hiệp hội, 01 người đại diện cho Bộ Tư pháp và 01 người đại diện cho Tòa án tối cao). Những ai có đủ điều kiện và vượt qua kỳ thi tuyển đều có thể trở thành CCV mà không phân biệt quốc tịch.
Về hoạt động công chứng điện tử: CH Séc thực hiện công chứng điện tử từ ngày 01/9/2021 (4) , trong đó hoạt động công chứng sao y các văn bản đã thực hiện trên văn bản điện tử, tuy nhiên vẫn thực hiện song song văn bản công chứng trên giấy . Theo pháp luật CH Séc, có 04 cơ quan cùng thực hiện hoạt động sao y các văn bản như Bưu điện, Văn phòng của các Ủy ban thành phố, các luật sư và các tổ chức hành nghề công chứng (Văn phòng công chứng).
Hoạt động công chứng tại Séc đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch về tài sản (giao dịch liên quan đến bất động sản…); trong hôn nhân, gia đình; trong các vấn đề liên quan đến thành lập Công ty… Khi thực hiện văn bản công chứng điện tử đã không còn xảy ra tình trạng giả mạo các văn bản công chứng hay tạo văn bản công chứng ký ngược lại thời gian. Số chữ ký do Hiệp hội Công chứng phát hành và có mã QR code, để có thể tra cứu được công chứng viên (CCV) nào thực hiện, thời gian thực hiện việc công chứng, đồng thời kiểm soát được công chứng ở đâu, nội dung công chứng về vấn đề gì.
Hiệp hội công chứng đã xây dựng một phần mềm để CCV có thể xử lý trên môi trường mạng (ví dụ: Nhân viên Sở Nhà đất có thể truy xuất thông tin qua mã QR code trên văn bản công chứng để xác minh ai là chủ của bất động sản giao dịch). Hệ thống phần mềm này lưu trữ đầy đủ hoạt động của CCV, Văn phòng công chứng (VPCC) và được thu phí để chi trả cho quản lý, vận hành hệ thống này. Ở Séc, người dân chưa có chữ ký số nên khi thực hiện công chứng điện tử, Hiệp hội công chứng sẽ cấp chữ ký số cho người dân và thực hiện theo quy trình với những bước thực hiện chủ yếu: (i) văn bản công chứng do CCV scan gửi về Hiệp hội công chứng, (ii) Hiệp hội sẽ kiểm tra, xác minh, gửi mã QR code cho CCV và (iii) lưu trữ trên hệ thống ở Hiệp hội... Chữ ký số của người dân chỉ có giá trị trong vòng 1 năm. Chữ ký mà Hiệp hội công chứng cung cấp do doanh nghiệp về công nghệ phát hành (6).
Ở Séc, việc ký văn bản công chứng từ xa mới chỉ áp dụng liên quan đến thành lập Công ty hay việc thay đổi phạm vi hoạt động Công ty, mà chưa thực hiện công chứng điện tử (công chứng trực tuyến từ xa) liên quan đến bất động sản. Ở mỗi Văn phòng công chứng đều có Sổ đăng ký chữ ký của CCV (7) để phục vụ tra cứu của người yêu cầu công chứng. Trong quá trình thực hiện công chứng, CCV có trách nhiệm giữ bí mật văn bản công chứng cao và không được chia sẻ.
Ngoài ra, Văn phòng công chứng không xảy ra tình trạng đóng cửa. Trong trường hợp CCV qua đời hay bị cách chức/miễn nhiệm thì Hiệp hội Công chứng sẽ đề xuất ứng cử viên là CCV để thay thế vào vị trí đó. Trên cơ sở đó, Bộ Tư pháp sẽ kiểm tra để bổ nhiệm CCV thay thế nhằm đảm bảo hoạt động công chứng được liên tục và kế thừa.
Trong thời gian tới, hoạt động công chứng của Séc đang được nghiên cứu để giao cho CCV thực hiện thủ tục ly dị mà người dân có thể không phải thông qua Tòa án.
2. Tại Cộng hòa Italia
Hội đồng công chứng Italia, hay còn gọi là Consiglio Nazionale del Notariato (CNN), là tổ chức đại diện cho nghề công chứng viên tại Ý. Hội đồng công chứng Italia được thành lập vào năm 1933, với mục tiêu tổ chức và quản lý nghề công chứng trên toàn quốc. CNN nhằm đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến nghề công chứng, bảo vệ quyền lợi của công chứng viên và người dân, cũng như cải thiện chất lượng dịch vụ công chứng.
Về cơ cấu tổ chức của Hội đồng: bao gồm một số thành viên được bầu từ các Hiệp hội Công chứng viên tại các vùng khác nhau của Italia. Chức vụ Chủ tịch thường do một trong các thành viên đảm nhận, hiện tại là Valentina Rubertelli.
Về nhiệm vụ, chức năng của Hội đồng bao gồm: (i) Đại diện cho nghề công chứng: Hội đồng là cơ quan có trách nhiệm bảo vệ quyền lợi và lợi ích của các công chứng viên, đồng thời đại diện cho tiếng nói của họ trong mối quan hệ với các cơ quan nhà nước và xã hội. (ii) Giáo dục và đào tạo: Hội đồng tổ chức các khóa đào tạo và hội thảo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho công chứng viên, đảm bảo họ cập nhật các kiến thức mới nhất về pháp luật và quy trình công chứng. (iii) Cải cách và phát triển nghề nghiệp: CNN thúc đẩy cải cách hệ thống công chứng, cải thiện quy trình làm việc và khuyến khích ứng dụng công nghệ trong các hoạt động công chứng. (iv) Nghiên cứu và báo cáo: Hội đồng thường xuyên thực hiện các nghiên cứu và phát hành báo cáo về tình hình và xu hướng của nghề công chứng tại Italia, từ đó đưa ra các khuyến nghị và biện pháp cải tiến. (v) Hợp tác quốc tế: CNN cũng tham gia vào các hoạt động hợp tác quốc tế để nâng cao vị thế và tầm ảnh hưởng của nghề công chứng Italia trong bối cảnh toàn cầu hóa.
Hội đồng công chứng Italia đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự công bằng, minh bạch và bảo vệ quyền lợi pháp lý cho công dân. Công chứng viên tại Italia không chỉ thực hiện các giao dịch pháp lý mà còn đóng vai trò trung gian đáng tin cậy trong việc giải quyết tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mọi người.
Nhìn chung, công chứng của CH Italia cũng như của các nước thuộc hệ thống công chứng Latinh (UINL), hoạt động công chứng đóng vai trò quan trọng trong giao dịch về bất động sản, thế chấp; trong thừa kế... Các công chứng viên kiểm tra ý chí của các bên, dự thảo hợp đồng và các công cụ cần thiết để thực hiện giao dịch dự kiến và đảm bảo các quy định trong hợp đồng tuân thủ quy định của pháp luật. Theo pháp luật Italia, hiện vẫn thực hiện song song văn bản công chứng trên giấy (8) và văn bản công chứng điện tử.
Về công chứng điện tử: Hội đồng công chứng Italia đã thành lập một công ty (với tên gọi là Notartel) là đơn vị trực tiếp xây dựng, vận hành và quản lý hệ thống công chứng điện tử trực tuyến (với tỷ lệ 90 % vốn thuộc về Hội đồng Công chứng quốc gia và 10% vốn thuộc về Hội công chứng viên), đây là đơn vị cung cấp dịch vụ IT cho công chứng Italia từ năm 1997 và đã được cấp giấy chứng nhận.
Công ty Notartel có trách nhiệm cung cấp hạ tầng công nghệ thông tin, phát triển các phần mềm quản lý tổ chức hành nghề công chứng; xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng viên, văn bản công chứng điện tử; kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu của cơ quan hành chính, cơ quan thuể, cơ quan quản lý đăng ký bất động sản,.. và phát triển nền tảng cung cấp dịch vụ công chứng trực tuyến với ứng dụng videocall để hỗ trợ đăng ký trực tuyến doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn. Theo đó, để thực hiện công chứng điện tử trực tuyến, cần đảm bảo các nguyên tắc như: Một là, công chứng viên phải xác thực danh tính và kiểm tra tính hợp lệ của chứng thư số của cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng. Hai là, văn bản công chứng được các bên ký số đúng quy trình sẽ có giá trị pháp lý như văn bản công chứng truyền thống. Ba là, quy trình công chứng điện tử trực tuyến phải đảm bảo ghi nhận hình ảnh, video các hành vi của các bên và đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật cao. Ngoài ra, dịch vụ công chứng điện tử trực tuyến cũng áp dụng nguyên tắc công chứng theo địa hạt. Theo đó, công chứng viên trên địa bàn nơi đặt trụ sở của doanh nghiệp sẽ thực hiện công chứng.
Hàng năm, Hội đồng công chứng Italia sẽ chi trả phí vận hành, bảo dưỡng, duy trì nền tảng chung này và các chi phí khác sẽ do các CCV trả, do vậy không gặp khó khăn trong việc xây dựng và vận hành hệ thống công chứng điện tử trực tuyến. Hiện nay, ở Italia có khoảng trên 5.018 CCV phục vụ 60 triệu dân (bình quân 01 CCV phục vụ gần 12 ngàn người dân) với khoảng 4.500 Văn phòng công chứng, theo đó, có trường hợp có 02 CCV hoạt động trong 01 VPCC hoặc chỉ có 01 CCV hoạt động trong 01 VPCC.
Đoàn công tác
[1] Mỗi VPCC đều có các thư ký hay trợ lý giúp việc. CCV là người đứng đầu VP phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và các thư ký hay trợ lý giúp việc chỉ là người làm thuê.
[2] Theo thống kê của Hiệp hội hiện chỉ có khoảng 270 người đang thực tập nghề công chứng
[3] Trường hợp thí sinh thi không đỗ thì phải sau 1 năm mới được đăng ký tham gia thi lại. Trường hợp mà thi hai lần không đỗ thì thí sinh quay lại thực tập nghề tiếp.
[4] Trước thời điểm 01/9/2021: ở Séc đã có một số đối tượng làm giả mạo các văn bản công chứng liên quan đến tài sản, hôn nhân gia đình… hay có trường hợp chính các CCV đã tạo văn bản công chứng ký ngược lại thời gian hoặc khi thực hiện văn bản công chứng trên giấy, đã có trường hợp bóc tem công chứng để thay thế (làm giả mạo)
[5] Việc lưu trữ văn bản công chứng thường là 70 năm, trường hợp công chứng về thừa kế thì lưu trữ 100 năm
[6] Hiện có 04 Cty tư nhân được công nhận cấp dịch vụ này.
[7] CCV ký vào Sổ theo dõi chữ ký
[8] Việc lưu trữ văn bản công chứng giấy sẽ do VPCC thực hiện lâu dài tại tổ chức mình.