Trong những năm qua, phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng Chính phủ điện tử luôn được coi là mục tiêu, nhiệm vụ ưu tiên nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Một trong những nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm nhằm phát triển Chính phủ điện tử là nâng cao số lượng các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 của các bộ, ngành, địa phương. Thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp phục vụ yêu cầu của cá nhân, tổ chức với tính chất là một loại hình dịch vụ hành chính công cũng không thể nằm ngoài các yêu cầu cấp bách nêu trên.
1.Thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến
Ngày 08/01/2015, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 19/QĐ-TTg phê duyệt “Đề án thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp (LLTP) qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp phiếu LLTP trực tuyến” (sau đây gọi là Đề án 19). Từ năm 2015 đến nay, Trung tâm LLTP quốc gia và các Sở Tư pháp đã triển khai thí điểm các phương thức mới trong việc nhận, trả kết quả cấp Phiếu LLTP theo Đề án 19. Theo đó, ngoài phương thức nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại các Sở Tư pháp hoặc Trung tâm LLTP quốc gia như trước đây, cá nhân có thể lựa chọn phương thức gửi hồ sơ yêu cầu và nhận kết quả cấp Phiếu LLTP qua dịch vụ bưu chính hoặc đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến.
Theo quy định của Đề án 19, khi có yêu cầu đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến, cá nhân truy cập vào Phần mềm đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến trên Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp hoặc Trung tâm LLTP quốc gia để đăng ký thông tin vào Tờ khai điện tử, cung cấp các giấy tờ cần thiết (bản sao chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu), sổ hộ khẩu (hoặc giấy chứng nhận thường trú hoặc tạm trú) dưới dạng các tệp tin điện tử đính kèm và gửi hồ sơ trực tuyến tới cơ quan cấp Phiếu. Trường hợp này, người có yêu cầu phải đến nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan cấp Phiếu. Còn trường hợp sau khi đăng ký thông tin vào Tờ khai trực tuyến, cá nhân trực tiếp nộp các giấy tờ cần thiết trong hồ sơ tại trụ sở cơ quan cấp Phiếu thì có thể đăng ký nhận kết quả cấp Phiếu LLTP qua dịch vụ bưu chính nếu có nhu cầu. Việc nộp phí cấp Phiếu LLTP có thể được thực hiện qua dịch vụ bưu chính, trực tiếp hoặc nộp tiền vào tài khoản của cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu LLTP.
Đồng thời, để tạo thuận lợi hơn nữa cho người có yêu cầu cấp Phiếu LLTP, Trung tâm LLTP quốc gia và các Sở Tư pháp đã triển khai phương thức kết hợp giữa đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến với việc nộp hồ sơ và nhận kết quả cấp Phiếu qua dịch vụ bưu chính. Theo phương thức này, người dân truy cập vào Phần mềm đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến để đăng ký thông tin vào Tờ khai điện tử. Sau đó, người dân đăng ký dịch vụ tiếp nhận hồ sơ và chuyển phát kết quả qua bưu chính (dịch vụ của Bưu điện hoặc Viettel). Nhân viên bưu chính sẽ đến nhà hoặc địa chỉ đã đăng ký của người có yêu cầu để nhận hồ sơ và ký hợp đồng chuyển phát kết quả qua dịch vụ bưu chính tại nhà (hoặc tại địa chỉ đã đăng ký). Phương thức này đảm bảo thuận lợi cho người dân không phải trực tiếp đến trụ sở cơ quan cấp Phiếu mà vẫn bảo đảm các quy định về nghiệp vụ trong quản lý và cấp Phiếu LLTP.
Qua hơn 03 năm triển khai Đề án 19, hầu hết các Sở Tư pháp và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đã thực hiện tiếp nhận hồ sơ đăng ký cấp Phiếu trực tuyến với gần 60 ngàn hồ sơ được tiếp nhận và xử lý qua hệ thống đăng ký trực tuyến (chiếm gần 25% tổng số các phương thức cấp Phiếu mới theo Đề án 19). Qua kết quả triển khai thí điểm Đề án 19, có thể thấy, việc triển khai các phương thức cấp Phiếu mới đã giúp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí đi lại của người dân, đặc biệt là đối với những người dân ở cách xa trung tâm tỉnh, thành phố hoặc đang ở nước ngoài, qua đó tạo ra sự thuận lợi cho người có yêu cầu cấp Phiếu, góp phần cắt giảm chi phí thực hiện thủ tục hành chính, đặc biệt là đối với người nước ngoài yêu cầu cấp Phiếu LLTP để xin cấp phép lao động hay đầu tư vốn vào Việt Nam mở rộng sản xuất, kinh doanh.
Về phương thức kết hợp đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến với gửi hồ sơ và nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính cũng được người dân đồng tình, ủng hộ và lựa chọn sử dụng. Một mặt, người dân có thêm lựa chọn phương thức cấp Phiếu LLTP phù hợp với nhu cầu, điều kiện của mình mà không phải trực tiếp đến trụ sở cơ quan cấp Phiếu. Mặt khác, cơ quan cấp Phiếu LLTP có thể sử dụng luôn thông tin đã được cung cấp trong Tờ khai điện tử, hồ sơ của người có yêu cầu cấp Phiếu LLTP, qua đó, góp phần hạn chế được những sai sót trong quá trình cập nhật thông tin vào hệ thống cơ sở dữ liệu.
Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, có thể nói, số lượng hồ sơ đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến còn chưa cao, chưa được người dân lựa chọn sử dụng nhiều như các phương thức khác trong Đề án 19 (nộp hồ sơ trực tiếp và nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính). Về phương thức đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến và nhận kết quả trực tiếp tại Sở Tư pháp còn hạn chế, chỉ diễn ra ở một số địa phương như Khánh Hòa, Quảng Ninh, Đồng Nai. Trong hơn 03 năm thực hiện Đề án 19, toàn quốc có
4.771 trường hợp gửi hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP trực tuyến và nhận Phiếu LLTP trực tiếp tại trụ sở cơ quan cấp Phiếu (chiếm
7,99% tổng số trường hợp đăng ký cấp Phiếu LLTP theo Đề án 19).
Nguyên nhân của hạn chế này có thể kể đến trình độ dân trí và điều kiện kinh tế, xã hội tại nhiều địa phương còn chưa cao nên việc sử dụng các thiết bị kỹ thuật để quét (scan) hoặc chụp và gửi trực tuyến các giấy tờ kèm theo Tờ khai điện tử bảo đảm yêu cầu kỹ thuật quy định tại Đề án 19 là khó thực hiện với một bộ phận lớn người dân
[1]. Nhiều trường hợp, cá nhân gửi trực tuyến các giấy tờ trong hồ sơ nhưng bản scan hoặc bản chụp mờ, độ phân giải thấp nên cơ quan cấp Phiếu không thể tra cứu, xác minh thông tin theo quy trình, nghiệp vụ để cấp Phiếu LLTP. Mặt khác, khi lựa chọn phương thức nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng, người dân vẫn phải trực tiếp đến cơ quan cấp Phiếu để đối chiếu hồ sơ gốc và nhận kết quả. Vì vậy, người dân thường lựa chọn phương thức nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính vì cách thức thực hiện đơn giản và chắc chắn hơn. Việc nộp phí cấp Phiếu LLTP bằng hình thức nộp tiền vào tài khoản kho bạc của cơ quan cấp Phiếu cũng là một trong những khó khăn đối với hầu hết các Sở Tư pháp vì đây là công việc chuyên môn do bộ phận kế toán của Sở Tư pháp thực hiện, trong khi đó việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cấp Phiếu lại do bộ phận chuyên môn thực hiện. Hơn nữa, để biết cá nhân đã nộp lệ phí cấp Phiếu LLTP hay chưa, kế toán của Sở Tư pháp phải theo dõi và thường xuyên phải đến Kho bạc Nhà nước để nhận thông báo chuyển tiền phí cấp Phiếu LLTP. Vì lý do này nên nhiều Sở Tư pháp còn e ngại chưa áp dụng phương thức cho phép cá nhân được chuyển khoản phí cấp Phiếu LLTP qua tài khoản kho bạc.
2. Yêu cầu của dịch vụ hành công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4
Ngày 18/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 877/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ban hành Danh mục dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 để các Bộ, ngành, địa phương tập trung thực hiện trong các năm 2018 – 2019, trong đó có thủ tục cấp Phiếu LLTP. Theo đó, Sở Tư pháp có nhiệm vụ cấp Phiếu LLTP đáp ứng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 trong các năm 2018-2019.
Ngày 07/3/2019, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 17/NQ-CP về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025. Một trong các mục tiêu chủ yếu của giai đoạn 2019 – 2020 là tỷ lệ hồ sơ giải quyết trực tuyến của từng bộ, ngành đạt từ 20% trở lên; tích hợp 30% các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 của các bộ, ngành, địa phương với Cổng Dịch vụ công quốc gia; tổi thiểu 30% dịch vụ công trực tuyến thực hiện ở mức độ 4; 50% dịch vụ công trực tuyến xử lý bằng hồ sơ điện tử; 20% thông tin của người dân được tự động nhập vào biểu mẫu trực tuyến… Để đạt được các chỉ tiêu chủ yếu nêu trên, các bộ, ngành, địa phương cần khẩn trương triển khai đồng bộ các giải pháp, trong đó triển khai các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 luôn được coi là một trong những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu.
Vừa qua, ngày 17/7/2019, Bộ trưởng Bộ Tư pháp cũng đã ký Quyết định số 1603/QĐ-BTP công bố Danh mục thủ tục hành chính trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Tư pháp, theo đó có 03 thủ tục cấp Phiếu LLTP thuộc thẩm quyền giải quyết của Trung tâm LLTP quốc gia thuộc Bộ Tư pháp được thực hiện với mức độ 3 của dịch vụ hành chính công trực tuyến.
Theo quy định của Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, Thông tư số 32/2017/TT-BTTT ngày 15/11/2017 của Bộ Thông tin và truyền thông quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
(1) Đáp ứng các yêu cầu của dịch vụ công trực tuyến mức độ 2;
(2) Các biểu mẫu của dịch vụ được cung cấp đầy đủ dưới dạng biểu mẫu điện tử tương tác để người sử dụng thực hiện được việc khai báo thông tin, cung cấp các tài liệu liên quan (nếu có) dưới dạng tệp tin điện tử đính kèm và gửi hồ sơ trực tuyến đến cơ quan cung cấp dịch vụ.
(3) Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng.
(4) Việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan cung cấp dịch vụ hoặc qua dịch vụ bưu chính”.
Còn dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 là dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của dịch vụ công trực tuyến mức độ 3; đồng thời dịch vụ này cung cấp chức năng thanh toán trực tuyến để người sử dụng thực hiện được ngay việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) qua môi trường mạng. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp.
Như vậy, khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 người dân có thể không cần phải đến cơ quan hành chính nhà nước mà vẫn được cung cấp dịch vụ hành chính đầy đủ và hiệu quả.
Phương thức cấp Phiếu LLTP trực tuyến theo Đề án 19 đang được triển khai thí điểm tại nhiều địa phương hiện nay đã đáp ứng cơ bản yêu cầu của dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 theo quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP và Thông tư số 32/2017/TT-BTTT, theo đó cá nhân có thể thực hiện khai báo thông tin trong Tờ khai trực tuyến và gửi trực tuyến các giấy tờ cần thiết trong hồ sơ dưới dạng tệp tin điện tử đính kèm tới cơ quan cấp Phiếu LLTP. Tuy nhiên, trường hợp này, cá nhân phải trực tiếp đến cơ quan cấp Phiếu LLTP để nhận kết quả mà không thể yêu cầu cung cấp dịch vụ trả kết quả cấp Phiếu qua dịch vụ bưu chính.
Quy định này tại Đề án 19 xuất phát từ đặc thù của thủ tục cấp Phiếu LLTP phải tuân thủ triệt để nguyên tắc bảo đảm bí mật đời tư của cá nhân, do đó cần đảm bảo xác thực chính bản thân cá nhân có yêu cầu cấp Phiếu LLTP (hoặc người được ủy quyền hợp pháp). Đồng thời quy định này cũng nhằm bảo đảm tính xác thực của các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP. Theo đó, khi đến lấy kết quả, cá nhân phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực các giấy tờ đã gửi trực tuyến dưới dạng các tệp tin điện tử đính kèm với Tờ khai điện tử để cơ quan cấp Phiếu đối chiếu, xác thực tính chính xác của các giấy tờ. Tuy nhiên, đối với trường hợp sau khi đăng ký thông tin trong Tờ khai trực tuyến, cá nhân đăng ký dịch vụ tiếp nhận hồ sơ và chuyển phát kết quả qua dịch vụ bưu chính thì cá nhân không cần phải đến trụ sở cơ quan cấp Phiếu, chỉ cần ngồi tại nhà vẫn có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả cấp Phiếu LLTP qua bưu chính.
3. Đề xuất, kiến nghịĐể bảo đảm thực hiện Nghị quyết số 17/NQ-CP của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử cũng như thực hiện thống nhất Quyết định 877/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 theo quy định của Nghị định số 43/2011/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/NĐ-CP, việc triển khai các phương thức cấp Phiếu LLTP trực tuyến cần thiết thực hiện một số nội dung sau đây:
Thứ nhất, xây dựng quy trình cấp Phiếu LLTP trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 theo đó cho phép người dân nộp hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu trực tuyến (đăng ký Tờ khai trực tuyến và gửi trực tuyến các giấy tờ cần thiết dưới dạng tệp tin điện tử đính kèm (bản scan, PDF) đến cơ quan cấp Phiếu, không phải nộp hồ sơ giấy và có thể nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp. Việc thanh toán phí cấp Phiếu LLTP có thể được thực hiện qua hình thức chuyển khoản trực tuyến để cá nhân có thể thực hiện được ngay việc thanh toán phí cấp Phiếu qua môi trường mạng.
Tuy nhiên, để thực hiện được phương thức này, cần có sự phối hợp, thông tin giữa các ngành (Tư pháp, Công an…) hoặc áp dụng thêm các biện pháp nhằm xác thực tính hợp pháp, chính xác của các giấy tờ trong hồ sơ, ngăn chặn hiện tượng gian dối, lợi dụng phương thức cấp Phiếu trực tuyến để sử dụng trái phép Phiếu LLTP của người khác, xâm phạm quyền bí mật đời tư của cá nhân. Đồng thời cũng cần quy định mức chế tài (xử phạt) nghiêm khắc đối với hành vi của cá nhân lợi dụng phương thức cấp Phiếu LLTP trực tuyến để sử dụng Phiếu LLTP của người khác trái pháp luật.
Thứ hai, tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ của thủ tục cấp Phiếu LLTP, triển khai các giải pháp hiệu quả nhằm bảo đảm thời hạn cấp Phiếu LLTP theo quy định của Luật; bảo đảm điều kiện về cơ sở hạ tầng thông tin, các điều kiện kỹ thuật của Phần mềm cấp Phiếu LLTP trực tuyến để tạo thuận lợi cho hoạt động đăng ký, tiếp nhận, xử lý hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP trực tuyến nhằm khuyến khích người dân yên tâm lựa chọn dịch vụ cấp Phiếu LLTP trực tuyến.
Thứ ba, tuyên truyền sâu rộng về dịch vụ cấp Phiếu trực tuyến để nâng cao nhận thức của cá nhân, cơ quan, tổ chức về các dịch vụ này cũng như ý nghĩa, giá trị sử dụng của Phiếu LLTP; ngăn chặn các hành vi lợi dụng phương thức cấp Phiếu LLTP trực tuyến để sử dụng Phiếu LLTP của người khác trái pháp luật.
Thứ tư, quan tâm, chú trọng công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu LLTP, phát huy vai trò chủ động của cơ quan quản lý LLTP trong hoạt động cấp Phiếu LLTP; thực hiện kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu LLTP với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, bảo đảm khả năng tích hợp, chia sẻ thông tin giữa các cơ sở dữ liệu nhằm góp phần nâng cao hiệu lực quản lý của các cơ quan nhà nước và chất lượng dịch vụ cấp Phiếu LLTP phục vụ người dân, doanh nghiệp.
Ths. Đỗ Thị Thúy Lan – Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia
[1] Theo quy định của Đề án 19, tiêu chuẩn bản chụp Giấy chứng minh nhân dân phải bảo đảm tỷ lệ 1/1, quét ở chế độ ảnh (photo), độ phân giải 500 DPI; tiêu chuẩn các giấy tờ khác như Hộ khẩu (giấy chứng nhận thường trú, tạm trú) phải được quét ở độ phân giải 200 DPI.