Quy trình tiếp cận thông tin theo yêu cầu của người dânHình thức yêu cầu cung cấp thông tin
Hình thức yêu cầu cung cấp thông tin là cách thức biểu hiện yêu cầu cung cấp thông tin của công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Theo đó, Điều 24 của Luật tiếp cận thông tin quy định hai hình thức yêu cầu cung cấp thông tin gồm:
a) Trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác đến trụ sở của cơ quan nhà nước yêu cầu cung cấp thông tin. Người tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu điền các nội dung quy định tại khoản 2 Điều này vào Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin. Trường hợp người yêu cầu cung cấp thông tin không biết chữ hoặc bị khuyết tật không thể viết yêu cầu thì người tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm giúp điền các nội dung vào Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin;
b) Gửi Phiếu yêu cầu qua mạng điện tử, dịch vụ bưu chính, fax đến cơ quan cung cấp thông tin. Luật quy định hình thức này nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân trong việc yêu cầu tiếp cận thông tin.
Điều 24 của Luật tiếp cận thông tin cũng quy định các nội dung phải có trong văn bản yêu cầu cung cấp thông tin. Theo đó, trong văn bản yêu cầu, người yêu cầu phải nêu rõ: Họ, tên; nơi cư trú, địa chỉ; số chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc số hộ chiếu của người yêu cầu; số fax, điện thoại, địa chỉ thư điện tử thì cũng cần ghi rõ để liên hệ.
Để có thể cung cấp thông tin theo yêu cầu thì cơ quan tạo ra thông tin cần phải biết chính xác thông tin mà người yêu cầu muốn được cung cấp là thông tin nào. Do đó, trong văn bản yêu cầu phải nêu rõ thông tin được yêu cầu cung cấp, trong đó chỉ rõ tên văn bản, hồ sơ, tài liệu. Đồng thời, người yêu cầu phải nêu cách thức mà mình mong muốn nhận được thông tin, ví dụ: nhận trực tiếp, nhận qua thư điện tử, qua bưu điện, qua fax) làm cơ sở để cơ quan cung cấp thông tin xem xét, cung cấp cho phù hợp, thuận lợi cho người dân.
Trong văn bản yêu cầu cung cấp thông tin, người yêu cầu cũng phải nêu lý do yêu cầu cung cấp thông tin đó để cơ quan cung cấp thông tin xem xét, quyết định trong trường hợp thông tin được yêu cầu là các thông tin liên quan đến đời sống, sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh của người yêu cầu, đồng thời cũng phục vụ cho cơ chế thanh tra, kiểm tra sau này.
Hình thức cung cấp thông tin theo yêu cầu
Tương ứng với các hình thức yêu cầu cung cấp thông tin, tại khoản 1 Điều 25 của Luật tiếp cận thông tin cũng quy định các hình thức cung cấp thông tin theo yêu cầu, gồm: Trực tiếp tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin; Qua mạng điện tử, dịch vụ bưu chính, fax.
Về nguyên tắc, cơ quan tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm cung cấp thông tin cho người yêu cầu theo hình thức mà họ đề nghị; chỉ trong trường hợp không có khả năng cung cấp bằng hình thức đó, hoặc là pháp luật có quy định phải cung cấp theo một hình thức khác thì cơ quan cung cấp thông tin lựa chọn hình thức cung cấp thông tin khác thích hợp để cung cấp cho người yêu cầu.
Từ chối yêu cầu cung cấp thông tin
Quyền tiếp cận thông tin là một quyền có giới hạn, theo đó, trong một số trường hợp nhất định, cơ quan cung cấp thông tin có quyền từ chối cung cấp thông tin. Điều 28 của Luật quy định các trường hợp từ chối yêu cầu cung cấp thông tin gồm:
- Thông tin được yêu cầu thuộc loại thông tin không được tiếp cận hoặc không đáp ứng được các điều kiện đối với loại thông tin được tiếp cận có điều kiện.
- Thông tin được yêu cầu là các thông tin phải được công khai, trừ trường hợp được yêu cầu cung cấp theo quy định tại khoản 1 Điều 23 của Luật. Quy định này nhằm bảo đảm giảm áp lực đối với cơ quan nhà nước và tận dụng tối đa nguồn thông tin đã được công bố, công khai, theo đó, đối với các thông tin đang được công khai, cơ quan nhận được yêu cầu cung cấp thông tin có thể từ chối cung cấp thông tin theo yêu cầu. Đối với trường hợp thông tin đang trong thời hạn công khai mà chưa được công khai, thông tin đã hết thời hạn công khai hoặc thông tin đang công khai nhưng vì lý do khách quan mà công dân không thể tiếp cận được thì cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin cho người dân theo yêu cầu.
- Thông tin được yêu cầu không thuộc trách nhiệm cung cấp.
- Thông tin đã được cung cấp hai lần cho chính người yêu cầu, trừ trường hợp người yêu cầu có lý do chính đáng. Quy định này nhằm bảo đảm vừa thực hiện quyền tiếp cận thông tin của người dân vừa không làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan nhà nước, đồng thời cũng thể hiện trách nhiệm của công dân trong việc lưu giữ và sử dụng thông tin mình đã được cung cấp. Nếu cùng một thông tin yêu cầu đã được cung cấp 02 lần, cơ quan nhà nước có quyền từ chối yêu cầu cung cấp thông tin trong những lần tiếp theo. Tuy nhiên, để bảo đảm tính linh hoạt trong quy định của pháp luật khi áp dụng trong thực tế, Luật cũng quy định ngoại lệ, nếu người yêu cầu có lý do chính đáng cho việc yêu cầu cung cấp thông tin lần thứ 3 trở lên (ví dụ: thiên tai, hỏa hoạn làm thất lạc thông tin... ) thì có quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin cho người yêu cầu.
- Thông tin được yêu cầu vượt quá khả năng đáp ứng hoặc làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan (ví dụ: thông tin được yêu cầu với số lượng quá lớn, cơ quan nhà nước không đủ nguồn lực về con người, thiết bị, cơ sở vật chất... để sao chụp và cung cấp thông tin).
- Người yêu cầu cung cấp thông tin không thanh toán chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax.
Để bảo đảm tính công khai, minh bạch trong hoạt động cung cấp thông tin của cơ quan nhà nước, khoản 2 Điều 28 Luật tiếp cận thông tin cơ quan được yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc từ chối cung cấp thông tin và nêu rõ lý do từ chối cho người yêu cầu. Quy định này nhằm bảo vệ quyền của người yêu cầu cung cấp thông tin, vì trong trường hợp này, người yêu cầu có quyền khiếu nại để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Để có có sở cho người yêu cầu khiếu nại thì việc từ chối đó phải được thể hiện bằng văn bản. Việc nêu rõ lý do từ chối là rất cần thiết để người yêu cầu cân nhắc việc có khiếu nại hay không; đồng thời cũng sẽ là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại nếu như có khiếu nại của người yêu cầu.
Trình tự, thủ tục cung cấp thông tin theo yêu cầu
Cơ quan nhà nước có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin và vào Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu. Trường hợp Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin chưa đầy đủ, chưa rõ ràng, các nội dung theo quy định của Luật, cơ quan cung cấp thông tin có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu bổ sung. Trường hợp thông tin được yêu cầu không thuộc trách nhiệm cung cấp thì cơ quan nhận được yêu cầu phải thông báo và hướng dẫn người yêu cầu đến cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin.
Khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin hợp lệ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin báo về thời hạn, địa điểm, hình thức cung cấp thông tin; Chi phí thực thế để in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax (nếu có) và phương thức, thời hạn thanh toán. Tùy vào hình thức yêu cầu cung cấp thong tin mà thời hạn ra thông báo của cơ quan nhà nước là ngay tại thời điểm cung cấp thông tin (đối với các thông tin được cung cấp trực tiếp tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin) hoặc chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ.
Tương ứng với hình thức cung cấp thông tin, Luật quy định trình tự, thủ tục cung cấp thông tin trực tiếp tại cơ quan cung cấp thông tin (Điều 29); trình tự, thủ tục cung cấp thông tin qua mạng điện tử (Điều 30); Trình tự, thủ tục cung cấp thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax (Điều 31); Đối với thông tin đơn giản, có sẵn có thể cung cấp ngay thì chậm nhất là 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, Đối với thông tin phức tạp thì thời hạn cung cấp thông tin là 15 ngày làm việc.
Trường hợp cơ quan được yêu cầu cần thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, tập hợp, sao chép, giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin thì có thể gia hạn nhưng tối đa không quá tối đa 10 ngày hoặc 15 ngày và phải có văn bản thông báo về việc gia hạn trong thời hạn cung cấp thông tin.
Quy trình tiếp cận thông tin theo yêu cầu của người dân
13/09/2018
Hình thức yêu cầu cung cấp thông tin
Hình thức yêu cầu cung cấp thông tin là cách thức biểu hiện yêu cầu cung cấp thông tin của công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Theo đó, Điều 24 của Luật tiếp cận thông tin quy định hai hình thức yêu cầu cung cấp thông tin gồm:
a) Trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác đến trụ sở của cơ quan nhà nước yêu cầu cung cấp thông tin. Người tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu điền các nội dung quy định tại khoản 2 Điều này vào Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin. Trường hợp người yêu cầu cung cấp thông tin không biết chữ hoặc bị khuyết tật không thể viết yêu cầu thì người tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm giúp điền các nội dung vào Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin;
b) Gửi Phiếu yêu cầu qua mạng điện tử, dịch vụ bưu chính, fax đến cơ quan cung cấp thông tin. Luật quy định hình thức này nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân trong việc yêu cầu tiếp cận thông tin.
Điều 24 của Luật tiếp cận thông tin cũng quy định các nội dung phải có trong văn bản yêu cầu cung cấp thông tin. Theo đó, trong văn bản yêu cầu, người yêu cầu phải nêu rõ: Họ, tên; nơi cư trú, địa chỉ; số chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc số hộ chiếu của người yêu cầu; số fax, điện thoại, địa chỉ thư điện tử thì cũng cần ghi rõ để liên hệ.
Để có thể cung cấp thông tin theo yêu cầu thì cơ quan tạo ra thông tin cần phải biết chính xác thông tin mà người yêu cầu muốn được cung cấp là thông tin nào. Do đó, trong văn bản yêu cầu phải nêu rõ thông tin được yêu cầu cung cấp, trong đó chỉ rõ tên văn bản, hồ sơ, tài liệu. Đồng thời, người yêu cầu phải nêu cách thức mà mình mong muốn nhận được thông tin, ví dụ: nhận trực tiếp, nhận qua thư điện tử, qua bưu điện, qua fax) làm cơ sở để cơ quan cung cấp thông tin xem xét, cung cấp cho phù hợp, thuận lợi cho người dân.
Trong văn bản yêu cầu cung cấp thông tin, người yêu cầu cũng phải nêu lý do yêu cầu cung cấp thông tin đó để cơ quan cung cấp thông tin xem xét, quyết định trong trường hợp thông tin được yêu cầu là các thông tin liên quan đến đời sống, sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh của người yêu cầu, đồng thời cũng phục vụ cho cơ chế thanh tra, kiểm tra sau này.
Hình thức cung cấp thông tin theo yêu cầu
Tương ứng với các hình thức yêu cầu cung cấp thông tin, tại khoản 1 Điều 25 của Luật tiếp cận thông tin cũng quy định các hình thức cung cấp thông tin theo yêu cầu, gồm: Trực tiếp tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin; Qua mạng điện tử, dịch vụ bưu chính, fax.
Về nguyên tắc, cơ quan tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm cung cấp thông tin cho người yêu cầu theo hình thức mà họ đề nghị; chỉ trong trường hợp không có khả năng cung cấp bằng hình thức đó, hoặc là pháp luật có quy định phải cung cấp theo một hình thức khác thì cơ quan cung cấp thông tin lựa chọn hình thức cung cấp thông tin khác thích hợp để cung cấp cho người yêu cầu.
Từ chối yêu cầu cung cấp thông tin
Quyền tiếp cận thông tin là một quyền có giới hạn, theo đó, trong một số trường hợp nhất định, cơ quan cung cấp thông tin có quyền từ chối cung cấp thông tin. Điều 28 của Luật quy định các trường hợp từ chối yêu cầu cung cấp thông tin gồm:
- Thông tin được yêu cầu thuộc loại thông tin không được tiếp cận hoặc không đáp ứng được các điều kiện đối với loại thông tin được tiếp cận có điều kiện.
- Thông tin được yêu cầu là các thông tin phải được công khai, trừ trường hợp được yêu cầu cung cấp theo quy định tại khoản 1 Điều 23 của Luật. Quy định này nhằm bảo đảm giảm áp lực đối với cơ quan nhà nước và tận dụng tối đa nguồn thông tin đã được công bố, công khai, theo đó, đối với các thông tin đang được công khai, cơ quan nhận được yêu cầu cung cấp thông tin có thể từ chối cung cấp thông tin theo yêu cầu. Đối với trường hợp thông tin đang trong thời hạn công khai mà chưa được công khai, thông tin đã hết thời hạn công khai hoặc thông tin đang công khai nhưng vì lý do khách quan mà công dân không thể tiếp cận được thì cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin cho người dân theo yêu cầu.
- Thông tin được yêu cầu không thuộc trách nhiệm cung cấp.
- Thông tin đã được cung cấp hai lần cho chính người yêu cầu, trừ trường hợp người yêu cầu có lý do chính đáng. Quy định này nhằm bảo đảm vừa thực hiện quyền tiếp cận thông tin của người dân vừa không làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan nhà nước, đồng thời cũng thể hiện trách nhiệm của công dân trong việc lưu giữ và sử dụng thông tin mình đã được cung cấp. Nếu cùng một thông tin yêu cầu đã được cung cấp 02 lần, cơ quan nhà nước có quyền từ chối yêu cầu cung cấp thông tin trong những lần tiếp theo. Tuy nhiên, để bảo đảm tính linh hoạt trong quy định của pháp luật khi áp dụng trong thực tế, Luật cũng quy định ngoại lệ, nếu người yêu cầu có lý do chính đáng cho việc yêu cầu cung cấp thông tin lần thứ 3 trở lên (ví dụ: thiên tai, hỏa hoạn làm thất lạc thông tin... ) thì có quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin cho người yêu cầu.
- Thông tin được yêu cầu vượt quá khả năng đáp ứng hoặc làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của cơ quan (ví dụ: thông tin được yêu cầu với số lượng quá lớn, cơ quan nhà nước không đủ nguồn lực về con người, thiết bị, cơ sở vật chất... để sao chụp và cung cấp thông tin).
- Người yêu cầu cung cấp thông tin không thanh toán chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax.
Để bảo đảm tính công khai, minh bạch trong hoạt động cung cấp thông tin của cơ quan nhà nước, khoản 2 Điều 28 Luật tiếp cận thông tin cơ quan được yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc từ chối cung cấp thông tin và nêu rõ lý do từ chối cho người yêu cầu. Quy định này nhằm bảo vệ quyền của người yêu cầu cung cấp thông tin, vì trong trường hợp này, người yêu cầu có quyền khiếu nại để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Để có có sở cho người yêu cầu khiếu nại thì việc từ chối đó phải được thể hiện bằng văn bản. Việc nêu rõ lý do từ chối là rất cần thiết để người yêu cầu cân nhắc việc có khiếu nại hay không; đồng thời cũng sẽ là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại nếu như có khiếu nại của người yêu cầu.
Trình tự, thủ tục cung cấp thông tin theo yêu cầu
Cơ quan nhà nước có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin và vào Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu. Trường hợp Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin chưa đầy đủ, chưa rõ ràng, các nội dung theo quy định của Luật, cơ quan cung cấp thông tin có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu bổ sung. Trường hợp thông tin được yêu cầu không thuộc trách nhiệm cung cấp thì cơ quan nhận được yêu cầu phải thông báo và hướng dẫn người yêu cầu đến cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin.
Khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin hợp lệ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin báo về thời hạn, địa điểm, hình thức cung cấp thông tin; Chi phí thực thế để in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax (nếu có) và phương thức, thời hạn thanh toán. Tùy vào hình thức yêu cầu cung cấp thong tin mà thời hạn ra thông báo của cơ quan nhà nước là ngay tại thời điểm cung cấp thông tin (đối với các thông tin được cung cấp trực tiếp tại trụ sở cơ quan cung cấp thông tin) hoặc chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ.
Tương ứng với hình thức cung cấp thông tin, Luật quy định trình tự, thủ tục cung cấp thông tin trực tiếp tại cơ quan cung cấp thông tin (Điều 29); trình tự, thủ tục cung cấp thông tin qua mạng điện tử (Điều 30); Trình tự, thủ tục cung cấp thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax (Điều 31); Đối với thông tin đơn giản, có sẵn có thể cung cấp ngay thì chậm nhất là 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, Đối với thông tin phức tạp thì thời hạn cung cấp thông tin là 15 ngày làm việc.
Trường hợp cơ quan được yêu cầu cần thêm thời gian để xem xét, tìm kiếm, tập hợp, sao chép, giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin thì có thể gia hạn nhưng tối đa không quá tối đa 10 ngày hoặc 15 ngày và phải có văn bản thông báo về việc gia hạn trong thời hạn cung cấp thông tin.