Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Thực hiện Luật Thi hành án dân sự năm 2008, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thi hành án dân sự năm 2014, Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg ngày 30 tháng 10 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp, Hệ thống tổ chức thi hành án dân sự được tổ chức thành hệ thống dọc từ Trung ương đến địa phương theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Cùng với Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg ngày 30 tháng 10 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 2785/QĐ-BTP ngày 25 tháng 10 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Phê duyệt cơ cấu tổ chức Cục Thi hành án dân sự, số lượng Lãnh đạo Cục Thi hành án dân sự, Lãnh đạo Phòng Chuyên môn thuộc Cục Thi hành án dân sự và Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự và Thông tư số 13/2013/TT-BTP ngày 13 tháng 9 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Quy định tiêu chuẩn chức danh công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý thuộc Cục Thi hành án dân sự và Chi cục Thi hành án dân sự là những cơ sở pháp lý quan trọng, vững chắc để hình thành hệ thống văn phòng các cấp và xây dựng đội ngũ công chức làm công tác văn phòng trong toàn Hệ thống tổ chức thi hành án dân sự.
Để triển khai kịp thời, đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn phòng, ngay từ năm 2013, Tổng cục Thi hành án dân sự đã tổ chức tập huấn, hướng dẫn các Cục Thi hành án dân sự nghiêm túc triển khai các nhiệm vụ công tác văn phòng được giao trong Hệ thống. Chính vì vậy, trong thời gian qua, công tác văn phòng của toàn Hệ thống đã từng bước đi vào nền nếp, tính chuyên môn, chuyên nghiệp ngày càng được nâng cao, bước đầu phục vụ có hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị.
Tuy nhiên, qua theo dõi, đánh giá, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn phòng các cấp trong Hệ thống tổ chức thi hành án dân sự, đặc biệt là tại các cơ quan thi hành án dân sự địa phương còn bộc lộ nhiều tồn tại, hạn chế, chậm được khắc phục, cụ thể:
Thứ nhất, nhận thức của người đứng đầu cơ quan Thi hành án dân sự địa phương về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, vị trí, vai trò của công tác văn phòng còn chưa đầy đủ; còn thuần túy coi văn phòng là bộ phận phục vụ, chưa quan tâm đúng mức đến nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, đôn đốc thực hiện kế hoạch, điều phối chung trong quản lý, chỉ đạo, điều hành của đơn vị. Nhiều Văn phòng còn tồn tại như một đơn vị hành chính - quản trị thông thường. Việc triển khai công tác văn phòng tại các Chi cục còn chưa được quan tâm, hướng dẫn cụ thể.
Thứ hai, các cơ quan trong Hệ thống còn chưa quan tâm và đưa ra được những giải pháp đột phá, căn cơ, lâu dài; công tác chỉ đạo, lãnh đạo triển khai công tác văn phòng còn chưa có tính hệ thống, chưa có sự đổi mới; thiếu quyết liệt, chưa kiên trì, bền bỉ, đeo bám các mục tiêu, định hướng phát triển chung của công tác văn phòng.
Thứ ba, tổ chức bộ máy còn chưa được quan tâm kiện toàn, chức năng nhiệm vụ của công tác văn phòng toàn quốc còn chưa được hướng dẫn, quy định thống nhất; mối quan hệ, cơ chế phối hợp, cơ chế thông tin trong công tác văn phòng toàn Hệ thống còn thiếu khoa học, thiếu chặt chẽ, thậm chí có phần rời rạc, chưa tạo và phát huy được đầy đủ sức mạnh tổng hợp của công tác văn phòng toàn Hệ thống.
Thứ tư, nhiều nhiệm vụ văn phòng chưa được quan tâm triển khai đầy đủ, nghiêm túc dẫn đến chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng còn hạn chế như công tác đôn đốc thực hiện kế hoạch, cảnh báo và đề xuất điều phối nguồn lực đối với các nhiệm vụ chậm tiến độ, công tác tham mưu, chuẩn bị các cuộc họp chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo hiệu quả chưa cao. Một số nhiệm vụ mới còn chưa được chú trọng quan tâm chỉ đạo thực hiện như công tác phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí, công tác đôn đốc, kiểm tra thực hiện các kết luận.
Thứ năm, đội ngũ công chức làm công tác văn phòng không ổn định, phải kiêm nhiệm nhiều việc, còn trường hợp do năng lực còn nhiều hạn chế nên được bố trí về Văn phòng; trình độ chuyên môn nghiệp vụ không phù hợp với vị trí việc làm của công tác văn phòng. Việc thu hút công chức có trình độ năng lực về làm công tác văn phòng còn khó khăn do chế độ đãi ngộ thấp so với mặt bằng chế độ đãi ngộ chung của đội ngũ công chức làm công tác thi hành án dân sự; lao động văn phòng chưa được tôn vinh, ghi nhận xứng đáng.
Thứ sáu, tính chuyên nghiệp trong công tác văn phòng chưa cao; công tác đào tạo nghiệp vụ văn phòng còn chưa được chú trọng đúng mức. Hầu hết các Lãnh đạo Văn phòng và công chức làm công tác văn phòng trong Hệ thống còn chưa được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn phòng.
Từ thực trạng công tác văn phòng các cấp của toàn Hệ thống nói trên, trong thời gian tới, Lãnh đạo các cơ quan thi hành án dân sự cần phải có một “tầm nhìn” mang tính chiến lược, quán xuyến, toàn diện, căn cơ, lâu dài, sự quyết tâm, kiên trì, sáng tạo với những giải pháp căn bản, đột phá, thấu đáo, triệt để để giải quyết, tạo chuyển biến cơ bản trong công tác văn phòng, trong đó đặc biệt tập trung vào một số nội dung sau:
1. Đánh giá thực trạng chức năng, nhiệm vụ và đội ngũ công chức làm công tác văn phòng các cơ quan Thi hành án dân sự địa phương, nắm bắt đầy đủ thực trạng, tình hình chung về công tác văn phòng toàn Hệ thống, về tình hình tổ chức, cán bộ làm công tác văn phòng, về vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng tại các cơ quan THADS địa phương, chỉ ra những tồn tại, hạn chế, nguyên nhân làm luận cứ thực tiễn đề xuất các giải pháp, hướng dẫn cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng.
2. Nghiên cứu, xây dựng quy định thống nhất về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Cục Thi hành án dân sự cấp tỉnh và công tác văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện. Cập nhật đầy đủ, chính xác các nhiệm vụ được bổ sung, giao mới cho công tác văn phòng các cấp trong thời gian qua.
3. Xây dựng Đề án xác định vị trí việc làm, đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các vị trí việc làm trong Văn phòng Tổng cục, Văn phòng các Cục và tại Chi cục. Đảm bảo bố trí nhân lực làm công tác văn phòng đủ về số lượng và đáp ứng về chất lượng, thành thạo chuyên môn, nghiệp vụ.
4. Tổ chức hiệu quả mối quan hệ phối hợp, cơ chế thông tin công tác văn phòng các cấp nhằm phát huy đầy đủ sức mạnh tổng hợp của công tác văn phòng trong toàn Hệ thống.
5. Chuẩn hóa, thống nhất và ban hành Quy trình nghiệp vụ cụ thể triển khai các nhiệm vụ công tác văn phòng trong các cơ quan thuộc Hệ thống tổ chức thi hành án dân sự.
6. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực công tác của công chức làm công tác văn phòng; định kỳ tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác văn phòng cho công chức làm công tác văn phòng toàn Hệ thống.
7. Xây dựng và ban hành bộ tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng trong các cơ quan thuộc Hệ thống tổ chức Thi hành án dân sự./.
Ths. Nguyễn Xuân Tùng - Chánh Văn phòng TCTHADS