Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp với tư cách là cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương và địa phương là những chủ thể có trách nhiệm đưa pháp luật nói chung và thủ tục hành chính nói riêng đi vào cuộc sống, bảo đảm cho quyền con người, quyền công dân được thực hiện trong đời sống xã hội. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các thủ tục hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhiều khi vẫn chưa theo kịp với thực tiễn của đời sống xã hội, một số thủ tục vẫn còn chưa thực sự minh bạch, phức tạp, gây phiền hà, ảnh hưởng đến việc bảo đảm thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, công dân.
Trong bài viết này, chúng tôi chỉ đề cập đến một số vấn đề về hoàn thiện thủ tục giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp nhìn từ góc độ bảo đảm quyền con người, quyền công dân tại các cơ quan cấp Phiếu lý lịch tư pháp là Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp.
2. Thủ tục giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định của pháp luật hiện hành
Luật Lý lịch tư pháp quy định Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thuộc Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đều có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thực hiện việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong các trường hợp: công dân Việt Nam mà không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú; người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam. Sở Tư pháp thực hiện việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong các trường hợp sau đây: công dân Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở trong nước; công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài; người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam.
Theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp, có 02 loại Phiếu lý lịch tư pháp được cấp cho tổ chức, cá nhân, công dân: Phiếu lý lịch tư pháp số 1 được cấp cho nhiều đối tượng bao gồm các cá nhân, tổ chức, công dân với nội dung đơn giản là chỉ chứng nhận tình trạng “có án tích” hay “không có án tích” (Điều 42 Luật lý lịch tư pháp). Phiếu lý lịch tư pháp số 2 chỉ cấp cho cơ quan tiến hành tố tụng và cấp theo yêu cầu của cá nhân để người đó biết được nội dung về lý lịch tư pháp của mình. Nội dung Phiếu lý lịch tư pháp số 2 phức tạp hơn, ghi chú đầy đủ các thông tin về án tích như án tích đã được xoá, thời điểm được xoá án tích, án tích chưa được xóa, ngày, tháng, năm tuyên án, số bản án, Toà án đã tuyên bản án, tội danh, điều khoản luật được áp dụng, hình phạt chính, hình phạt bổ sung, nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự, án phí, tình trạng thi hành án (Điều 43 Luật Lý lịch tư pháp).
Về cơ bản, thủ tục giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp được quy định tại các Điều 45, 46, 47, 48 Luật Lý lịch tư pháp và được cụ thể hóa tại Nghị định số 111/2010/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp, Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT- BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP hướng dẫn trình tự thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp. Theo đó, thủ tục giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp được thực hiện theo trình tự như sau:
2.1. Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu:
a) Đối với yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1
Công dân Việt Nam nộp tại Sở Tư pháp nơi người đó thường trú. Trường hợp không có nơi thường trú thì nộp tại Sở Tư pháp nơi người đó tạm trú. Trường hợp cư trú ở nước ngoài thì nộp tại Sở Tư pháp nơi cư trú trước khi xuất cảnh. Người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì nộp tại Sở Tư pháp nơi người đó cư trú. Người yêu cầu cấp Phiếu trực tiếp nộp hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp gồm các giấy tờ: tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo mẫu quy định (Mẫu số 03/TT-LLTP); bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận thường trú hoặc tạm trú. Trường hợp ủy quyền cho người khác thay mặt mình làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, gồm các giấy tờ: tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo mẫu quy định (Mẫu số 04/TT-LLTP); văn bản ủy quyền (văn bản ủy quyền phải được chứng nhận hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người ủy quyền thì không cần văn bản ủy quyền); bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người ủy quyền; bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận thường trú hoặc tạm trú của người ủy quyền; bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Đối với người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Bộ Tư pháp thực hiện việc giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Người nước ngoài trực tiếp có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp nộp hồ sơ gồm: tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo mẫu quy định (Mẫu số 03/TT-LLTP); bản sao hộ chiếu; giấy chứng nhận thường trú hoặc tạm trú do cơ quan Công an xã, phường, thị trấn xác nhận thời gian đã cư trú tại Việt Nam. Đối với người nước ngoài ủy quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, nộp hồ sơ gồm các giấy tờ: tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo mẫu quy định (Mẫu số 04/TT-LLTP); văn bản ủy quyền (đối với người ủy quyền là người nước ngoài đã rời Việt Nam thì phải có văn bản ủy quyền hợp pháp theo quy định của pháp luật của nước mà người đó là công dân hoặc thường trú và phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và dịch ra tiếng Việt. Trường hợp người được ủy quyền là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người ủy quyền thì không cần văn bản ủy quyền); bản sao Hộ chiếu của người ủy quyền; giấy chứng nhận thường trú hoặc tạm trú của người ủy quyền do cơ quan công an xã, phường, thị trấn xác nhận thời gian đã cư trú tại Việt Nam; bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội khi có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì gửi văn bản yêu cầu đến Sở Tư pháp nơi người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thường trú hoặc tạm trú; trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì gửi yêu cầu đến Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia. Văn bản yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 dành cho cơ quan, tổ chức (Mẫu số 05a/TT-LLTP), Văn bản yêu cầu phải ghi rõ địa chỉ cơ quan, tổ chức, mục đích sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp và thông tin về người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp (họ, tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đó).
b) Đối với yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2
Công dân Việt Nam nộp tại Sở Tư pháp nơi người đó thường trú. Trường hợp không có nơi thường trú thì nộp tại Sở Tư pháp nơi người đó tạm trú. Trường hợp cư trú ở nước ngoài thì nộp tại Sở Tư pháp nơi cư trú trước khi xuất cảnh. Người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì nộp tại Sở Tư pháp nơi người đó cư trú. Nộp hồ sơ tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia áp dụng với người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam. Thành phần hồ sơ gồm: tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo mẫu quy định (Mẫu số 03/TT-LLTP); bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận thường trú hoặc tạm trú.
Cơ quan tiến hành tố tụng có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp gửi văn bản yêu cầu đến Sở Tư pháp nơi người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thường trú hoặc tạm trú; trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp hoặc người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp là người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam thì gửi văn bản yêu cầu đến Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia. Thành phần hồ sơ gồm Văn bản yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 dành cho cơ quan tiến hành tố tụng (Mẫu số 05b/TT-LLTP). Văn bản yêu cầu phải ghi rõ họ, tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, họ, tên cha, mẹ, vợ, chồng của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Trường hợp khẩn cấp, người có thẩm quyền của cơ quan tiến hành tố tụng có thể yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua điện thoại, fax hoặc bằng các hình thức khác và có trách nhiệm gửi văn bản yêu cầu trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
2.2. Tra cứu, xác minh cấp Phiếu lý lịch tư pháp
Pháp luật về lý lịch tư pháp hiện nay quy định việc tra cứu thông tin lý lịch tư pháp từ ngày 01 tháng 7 năm 2010 được thực hiện tại cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia. Đối với những thông tin lý lịch tư pháp về án tích có trước ngày 01 tháng 7 năm 2010 để cấp Phiếu lý lịch tư pháp được thực hiện tại cơ sở dữ liệu của ngành Công an (Điều 24, 25 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP). Trường hợp kết quả tra cứu thông tin tại cơ sở dữ liệu của ngành Công an chưa có đủ căn cứ để kết luận về tình trạng án tích của người xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp hoặc người xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp liên hệ với Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Quốc phòng.
Thời hạn tra cứu, xác minh quy định tại Điều 25, 26, 27 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP và Điều 20, 21, 22 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT- BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP như sau:
- Tra cứu thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại cơ quan Công an
Trường hợp Sở Tư pháp cấp Phiếu lý lịch tư pháp: Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp hợp lệ, Sở Tư pháp gửi Phiếu xác minh lý lịch tư pháp kèm theo 01 bộ hồ sơ cho cơ quan Công an cùng cấp; trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Phiếu xác minh lý lịch tư pháp, cơ quan Công an cấp tỉnh thực hiện tra cứu thông tin về tình trạng án tích của đương sự và gửi cho Sở Tư pháp kết quả tra cứu; trường hợp phải tra cứu thông tin trong hệ thống hồ sơ, tàng thư của Bộ Công an thì thời hạn không quá 09 ngày làm việc.
Trường hợp Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì việc tra cứu thông tin được thực hiện như sau: Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp hợp lệ, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia gửi Phiếu xác minh lý lịch tư pháp kèm theo 01 bộ hồ sơ cho cơ quan quản lý hệ thống hồ sơ, tàng thư của Bộ Công an; trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Phiếu xác minh lý lịch tư pháp, cơ quan quản lý hệ thống hồ sơ, tàng thư của Bộ Công an thực hiện tra cứu thông tin và gửi kết quả tra cứu cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.
Trong trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, ngay sau khi nhận được yêu cầu, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan có thẩm quyền của Bộ Công an thực hiện tra cứu thông tin lý lịch tư pháp của đương sự và cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm nhận được yêu cầu.
- Tra cứu thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại Tòa án: Trường hợp sau khi đã tra cứu thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại cơ quan Công an mà vẫn chưa đủ căn cứ để kết luận hoặc nội dung về tình trạng án tích của đương sự có điểm chưa rõ ràng, đầy đủ để khẳng đương sự có hay không có án tích thì Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp liên hệ với Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án liên quan đến đương sự để tra cứu hồ sơ. Thời hạn tra cứu hồ sơ tại Tòa án không quá 5 ngày làm việc.
- Tra cứu thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Quốc phòng: Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho những người đã từng là sĩ quan, hạ sĩ quan, binh sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên quốc phòng theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị Tòa án quân sự Trung ương tra cứu thông tin. Tòa án quân sự Trung ương thông báo kết quả tra cứu thông tin cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Sở Tư pháp đã đề nghị trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị tra cứu thông tin.
2.3. Về thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp: để tạo thuận lợi cho cá nhân, công dân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu cấp Phiếu, thời hạn giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp đã được rút ngắn hơn rất nhiều so với quy định trước đây của Thông tư liên tịch số 07/1999/TTLT-BTP-BCA của Bộ Tư pháp và Bộ Công an ngày 08/02/1999 quy định việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Tại Thông tư liên tịch số 07/1999/TTLT-BTP-BCA, thời hạn giải quyết cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong trường hợp bình thường là 16 ngày, trong trường hợp phức tạp là 33 ngày, kể từ ngày Sở Tư pháp nhận được hồ sơ hợp lệ. Trong khi đó, theo quy định tại Điều 48 Luật Lý lịch tư pháp, thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp là không quá 10 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ. Trường hợp người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp là công dân Việt Nam đã cư trú ở nhiều nơi hoặc có thời gian cư trú ở nước ngoài, người nước ngoài, trường hợp phải xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích thì thời hạn không quá 20 ngày. Trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của các cơ quan tiến hành tố tụng thì thời hạn không quá 24 giờ, kể từ thời điểm nhận được yêu cầu.
3. Một số vướng mắc, bất cập
Pháp luật về lý lịch tư pháp hiện nay đã thiết lập được hành lang pháp lý tương đối đồng bộ và đầy đủ để điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh giữa nhà nước và các tổ chức, cá nhân, công dân trong lĩnh vực lý lịch tư pháp, Tuy nhiên, trước những thay đổi không ngừng của đời sống xã hội, pháp luật về lý lý lịch tư pháp đã bộc lộ một số tồn tại hạn chế cần phải được khắc phục, đặc biệt là những quy định về thủ tục giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cần phải được sớm hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra.
3.1. Pháp luật về lý lịch tư pháp hiện hành chưa cụ thể hóa quy định bảo vệ quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của cá nhân, công dân.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Luật Lý lịch tư pháp “công dân Việt Nam, người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam có quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của mình”. Quy định nêu trên đã mặc nhiên thừa nhận bất cứ ai không nằm trong các trường hợp từ chối cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định tại Điều 49 Luật Lý lịch tư pháp đều có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho mình. Cụ thể là cơ quan cấp Phiếu chỉ được từ chối khi việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp không thuộc thẩm quyền; người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người khác mà không có ủy quyền hợp pháp (trừ trường hợp cha mẹ, vợ, chồng, con); giấy tờ kèm theo Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp không đầy đủ hoặc giả mạo.
Tuy nhiên, thực tiễn cấp Phiếu lý lịch tư pháp ở các Sở Tư pháp hiện nay cho thấy có rất nhiều trường hợp bị từ chối yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp mà không thuộc đối tượng bị từ chối theo quy định tại Điều 49 Luật Lý lịch tư pháp. Ví dụ như việc giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người đang là bị can, bị cáo trong vụ án hình sự, người đang là đối tượng trong chuyên án điều tra tội phạm. Qua tìm hiểu công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại các Sở Tư pháp trên toàn quốc cho thấy khi nhận được yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của công dân có liên quan đến công tác điều tra tội phạm hoặc là bị can, bị cáo trong các vụ án hình sự, một số Sở Tư pháp trả lại hồ sơ, từ chối yêu cầu cấp Phiếu của công dân vì cho rằng, người có liên quan đến công tác điều tra tội phạm hoặc là bị can, bị cáo trong vụ án hình sự không được cấp Phiếu với nội dung “không có án tích”, vì nếu được cấp Phiếu xác nhận nội dung này sẽ tạo điều kiện cho họ xuất cảnh ra nước ngoài và bỏ trốn, không quay trở về Việt Nam nữa. Khi đó các cơ quan Điều tra, Kiểm sát, Tòa án sẽ quy trách nhiệm cho cơ quan cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Ngoài ra, một số Sở Tư pháp khi thực hiện chuyển hồ sơ yêu cầu xác minh sang cơ quan công an thì nhận được phản hồi là trường hợp này là “nhạy cảm”, đang nằm trong chuyên án điều tra tội phạm hoặc người đó đang là bị can, bị cáo trong vụ án hình sự nên đề nghị Sở Tư pháp không cấp Phiếu lý lịch tư pháp để tránh các phức tạp, rắc rối sau này.
Trường hợp người nước ngoài bị Tòa án Việt Nam kết án trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam và một thời gian sau họ quay trở lại Việt Nam để xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại cơ quan có thẩm quyền, cơ quan cấp Phiếu lý lịch tư pháp cũng không giải quyết yêu cầu cấp Phiếu cho họ được vì pháp luật hình sự hiện nay không có quy định về xóa án tích đối với trường hợp này.
3.2. Pháp luật lý lịch tư pháp hiện hành có sự mâu thuẫn trong quy định bảo đảm quyền bí mật đời tư của cá nhân, công dân
Quyền bí mật đời tư là một trong những quyền cơ bản trong hệ thống các quyền nhân thân của cá nhân. Quyền bí mậ đời tư được thừa nhận rộng rãi trong pháp luật nhiều nước trên thế giới và được ghi nhận trong Tuyên ngôn thế giới về nhân quyền năm 1948, Công ước quốc tế về các quyền về dân sự và chính trị năm 1996 và một số công ước quốc tế khác. Điều 12 Tuyên ngôn thế giới về nhân quyền khẳng định “không ai phải chịu sự can thiệp tùy tiện vào cuộc sống riêng tư, gia đình nơi ở hoặc thư tín cũng như bị xúc phạm danh dự hoặc uy tín của cá nhân. Mọi người đều có quyền được pháp luật bảo vệ chống lại can thiệp và xâm phạm như vậy”. Pháp luật của Nhà nước ta cũng đã ghi nhận quyền bí mật đời tư của công dân trong Hiến pháp, Bộ luật Dân sự và các văn bản pháp luật khác. Điều 38 Bộ luật Dân sự năm 2005 quy định “việc thu thập, công bố thông tin, tư liệu về đời tư của cá nhân phải được người đó đồng ý”.
Đối chiếu với các quy định của pháp luật về lý lịch tư pháp hiện hành, chúng tôi nhận thấy vẫn còn một số mâu thuẫn giữa các quy định của Luật Lý lịch tư pháp trong vấn đề bảo vệ quyền bí mật đời tư của cá nhân công dân. Mặc dù Luật Lý lịch tư pháp đã quy định tại khoản 2 Điều 4 nguyên tắc “ bảo đảm tôn trọng bí mật đời tư của cá nhân”, tuy nhiên quy định tại Điều 41 về Phiếu lý lịch tư pháp số 2 cấp theo yêu cầu của cá nhân để người đó biết được nội dung về lý lịch tư pháp của mình đã vô hiệu hóa nguyên tắc này. Thực tiễn cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 cho thấy, hầu như không có trường hợp cá nhân, công dân nào yêu cầu cấp Phiếu để “biết được nội dung về lý lịch tư pháp của mình”, vì xét cho cùng không ai mất thời gian, công sức, tiền bạc để đến cơ quan nhà nước xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp để biết về cái mình đã biết rồi. Qua khảo sát tình hình cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 02 tại các Sở Tư pháp địa phương, chúng tôi nhận thấy chủ yếu cá nhân, công dân bị bắt buộc phải xin cấp Phiếu theo yêu cầu của các tổ chức, cơ quan nơi họ nộp hồ sơ xin việc làm, tuyển dụng, xuất cảnh. Ví dụ như các doanh nghiệp tuyển dụng lao động, họ thấy pháp luật quy định có 02 loại Phiếu lý lịch tư pháp, trong đó Phiếu lý lịch tư pháp số 02 ghi nhận rất rõ ràng, cụ thể về lịch sử tình trạng án tích của mỗi một con người, còn Phiếu lý lịch tư pháp số 01 thì quá đơn giản, chỉ ghi là có án tích hay không có án tích. Xuất phát từ yêu cầu cần hiểu rõ ràng cụ thể về con người, các doanh nghiệp, tổ chức thường yêu cầu cá nhân đó phải nộp bản Phiếu lý lịch tư pháp số 02 trong thành phần hồ sơ thì mới thực hiện tiếp nhận.
Như đã nói ở trên, thông tin về tình trạng án tích là bí mật đời tư của cá nhân được pháp luật tôn trọng và bảo vệ, xét từ góc độ tâm lý người có án tích đã được xóa án, họ chỉ mong muốn cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 01 để dễ dàng tái hòa nhập cộng đồng, họ không muốn đi xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 02 vì cho rằng doanh nghiệp, cơ quan nơi họ nộp hồ sơ khi biết về lịch sử án tích của họ, có thể sẽ không tiếp nhận họ vào làm việc, học tập…
Mặt khác, từ thực tiễn xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 02 nêu trên, qua khảo sát tại một số Sở Tư pháp cho thấy, cơ quan cấp Phiếu lý lịch tư pháp cũng vô tình xâm phạm vào quyền bí mật đời tư của cá nhân, công dân đến xin cấp Phiếu. Cụ thể là vì quy định của Luật chỉ cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 02 để cá nhân “biết được nội dung về lý lịch tư pháp của mình”, nên cán bộ tiếp nhận hồ sơ cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 02 thường phải hỏi là mục đích xin cấp Phiếu để làm gì, nếu cá nhân, công dân nói là “để biết về lý lịch tư pháp của mình” thì tiếp nhận hồ sơ, trường hợp nói là xin việc làm, xuất cảnh lao động, du học… thì từ chối tiếp nhận hồ sơ. Chúng tôi cho rằng, việc cơ quan cấp Phiếu lý lịch tư pháp yêu cầu cá nhân, công dân phải nêu rõ mục đích xin cấp Phiếu trong khi pháp luật không quy định cũng là một hành vi xâm phạm đến quyền bí mật đời tư của cá nhân, công dân.
3.3. Quy định về thời hạn giải quyết hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp còn nhiều bất cập, chưa phù hợp với thực tiễn
Pháp luật lý lịch tư pháp quy định thời hạn giải quyết hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là không quá 10 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ. Trường hợp người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp là công dân Việt Nam đã cư trú ở nhiều nơi hoặc có thời gian cư trú ở nước ngoài, người nước ngoài, trường hợp phải tra cứu, xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích thì thời hạn không quá 20 ngày. Qua khảo sát tại các Sở Tư pháp địa phương cho thấy, đối với những hồ sơ đơn giản thì thời hạn 10 ngày là phù hợp. Tuy nhiên, đối với những hồ sơ phức tạp, người yêu cầu cấp Phiếu đã cư trú ở nhiều nơi, đã cư trú ở nước ngoài hoặc là người nước ngoài hoặc phải xác minh tình trạng đương nhiên được xóa án tích thì đa số các cơ quan cấp Phiếu trên toàn quốc đều vi phạm về thời hạn giải quyết (đặc biệt là những địa phương có số lượng hồ sơ nhiều) gây bức xúc cho người yêu cầu cấp Phiếu.
Thông thường những hồ sơ phức tạp phải đi theo một quy trình giải quyết mất nhiều thời gian, Sở Tư pháp phải thực hiện các công việc như tiếp nhận, thụ lý hồ sơ; tra cứu tại cơ sở dữ liệu của Sở; hoàn thiện hồ sơ yêu cầu tra cứu, xác minh gửi cơ quan công an; chuyển hồ sơ sang cơ quan công an cùng cấp. Sau khi nhận được hồ sơ yêu cầu tra cứu, xác minh, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát thực hiện tra cứu tại cơ sở dữ liệu của mình. Trường hợp phức tạp tiếp tục gửi lên Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát để tra cứu, xác minh. Với quy trình như trên, chưa kể phải xác minh tiếp ở cơ quan khác như Tòa án, Ủy ban nhân dân cấp xã…thì chỉ tính thời gian của công văn đi, công văn đến cũng đã mất khá nhiều thời gian, do đó Luật Lý lịch tư pháp quy định thời hạn giải quyết hồ sơ 20 ngày đối với những trường hợp phức tạp nêu trên là không khả thi trên thực tế. Chúng tôi cho rằng, cần xác định rõ tính chất phức tạp của những hồ sơ liên quan đến yếu tố nước ngoài hoặc phải xác minh tình trạng đương nhiên được xóa án tích, do đó nên quy định thời gian giải quyết đối với những hồ sơ này dài hơn so với quy định hiện hành. Qua khảo sát tại các Sở Tư pháp cho thấy, đối với những hồ sơ nêu trên thời hạn giải quyết thường là trên 30 ngày. Ngoài ra, để minh bạch thời gian giải quyết hồ sơ, pháp luật cũng cần quy định rõ thời hạn là bao nhiêu ngày làm việc.
Bên cạnh đó, xuất phát từ quy định thời hạn 10 ngày giải quyết các hồ sơ đơn giản (chưa cư trú ở nhiều địa phương, nước ngoài) nhiều cá nhân, công dân do thiếu nhận thức về pháp luật đã kê khai không trung thực về tình trạng cư trú của mình trong Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu, chẳng hạn như họ đã cư trú qua nhiều tỉnh thành phố nhưng chỉ khai trong tờ khai 01 nơi cư trú theo hộ khẩu của mình với mong muốn nhận được kết quả sớm. Tuy nhiên, hiện nay pháp luật cũng chưa có cơ chế để xử phạt hành chính đối với những trường hợp này.
3.4. Thủ tục giải quyết hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp thiếu vắng những quy định về phương thức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tạo thuận lợi cho người yêu cầu cấp Phiếu.
Pháp luật về lý lịch tư pháp chỉ mới quy định về cách thức nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu là Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp. Nhìn từ góc độ cải cách thủ tục hành chính, việc pháp luật về lý lịch tư pháp chỉ quy định về một phương thức nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại Sở Tư pháp là chưa thực sự tạo thuận lợi cho người yêu cầu cấp Phiếu. Theo quy định của pháp luật hiện hành, đầu mối tiếp nhận giải quyết hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là 63 Sở Tư pháp trên toàn quốc và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thuộc Bộ Tư pháp, nếu chỉ quy định một phương thức nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại các cơ quan nêu trên thì những người dân ở vùng sâu, vùng xa hoặc những người đang ở nước ngoài sẽ gặp rất nhiều khó khăn để xin được Phiếu lý lịch tư pháp của mình.
Hiện nay, một số Sở Tư pháp đã từng bước cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo hướng đơn giản hóa thủ tục tiếp nhận hồ sơ và nhận kết quả cấp Phiếu nhằm tạo thuận lợi cho người dân. Ví dụ như Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh đã bước đầu triển khai việc tiếp nhận hồ sơ cấp Phiếu lý lịch tư pháp và trả kết quả qua đường bưu điện. Cụ thể là Sở Tư pháp đã giải quyết cho tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả qua đường bưu điện cho học sinh, sinh viên đang du học ở nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài. Khi gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì những người này phải kèm thông tin của người nhà đang ở trong nước (họ tên, địa chỉ, số điện thoại) để Sở liên hệ họ đến Sở nộp lệ phí cấp phiếu và làm hợp đồng dịch vụ trả kết quả. Sau khi có kết quả, Sở sẽ chuyển đến người yêu cầu đang ở nước ngoài bằng đường bưu điện. Việc đổi mới, cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực cấp Phiếu lý lịch tư pháp nói trên có thể coi là bước đột phá mạnh mẽ trong mối quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với công dân, thể hiện rõ bản chất tốt đẹp của dân, do dân và vì dân của Nhà nước ta.
Mặc dù vậy, chúng tôi cho rằng, quá trình đổi mới, cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực cấp Phiếu lý lịch tư pháp cần được xem xét trên nhiều góc độ để bảo đảm hài hòa giữa lợi ích của Nhà nước và công dân. Việc bổ sung phương thức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả qua đường bưu điện của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh cũng còn tồn tại một số bất cập cần được nghiên cứu giải quyết:
Một là, hiện nay pháp luật cũng mới chỉ quy định phương thức nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan cấp Phiếu, do đó để chính thức áp dụng phương thức nộp hồ sơ và trả kết quả qua đường bưu điện, cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần phải thể chế hóa thành quy phạm pháp luật để tránh tình trạng “xé rào” trong quá trình thực thi pháp luật.
Hai là, đổi mới phương thức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả qua đường bưu điện cần được xem xét trong mối quan hệ với nguyên tắc tôn trọng và bảo vệ bí mật đời tư của người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, có nghĩa là cơ quan cấp Phiếu lý lịch tư pháp cần biết được chính xác cá nhân, công dân có thực sự yêu cầu cấp Phiếu hay không, người đến nhận kết quả có chính xác là bản thân họ hay là người được họ ủy quyền hợp pháp hay không. Chúng tôi cho rằng, quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả qua đường bưu điện của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh hiện nay cần được tiếp tục bổ sung thêm một số điều kiện để có thể xác thực chính xác về nhân thân, bảo đảm nguyên tắc tôn trọng đời tư và bí mật về thông tin lý lịch tư pháp.
4. Đề xuất, kiến nghị
Từ những quy định chưa rõ ràng, thống nhất của pháp luật về lý lịch tư pháp cũng như từ những vướng mắc, bất cập trong thực tiễn áp dụng các quy định này, chúng tôi đề xuất, kiến nghị một số vấn đề nhằm hoàn thiện các quy định của pháp luật về thủ tục giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp như sau:
1. Hoàn thiện quy định của pháp luật về quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của cá nhân, công dân.
Pháp luật lý lịch tư pháp không nên quy định chung chung “công dân Việt Nam, người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam có quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của mình” vì sẽ dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau từ phía cơ quan nhà nước cũng như người yêu cầu cấp Phiếu. Quy định này dẫn đến việc người dân cho rằng, chỉ cần không vi phạm Điều 49 Luật Lý lịch tư pháp thì đương nhiên họ có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho họ, bất kể họ là ai, có nằm trong diện đối tượng bị can, bị cáo trong vụ án hình sự hay không. Trong khi đó, từ góc độ quản lý nhà nước, có Sở Tư pháp thì cho rằng cần phải hạn chế quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của các đối tượng nêu trên để bảo đảm các yêu cầu quản lý nhà nước trong công tác đấu tranh phòng chống tội phạm, có Sở Tư pháp thì vẫn thực hiện giải quyết yêu cầu cấp Phiếu vì cho rằng đây là quyền của cá nhân, công dân đã được Luật Lý lịch tư pháp ghi nhận.
Chúng tôi cho rằng, người là bị can, bị cáo chưa phải là tội phạm vì theo quy định tại Điều 9 Bộ Luật tố tụng hình sự năm 2003 “không ai bị coi là có tội và phải chịu hình phạt khi chưa có bản án kết tội của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật”. Như vậy, khi chưa có bản án kết tội đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án thì họ vẫn là một công dân được hưởng những quyền mà pháp luật quy định, trong đó có quyền được yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Do đó, để bảo đảm quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của công dân, theo chúng tôi nên cụ thể hóa khoản 1 Điều 7 Luật Lý lịch tư pháp theo hướng quy định:
“Công dân Việt Nam, người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam có quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của mình. Pháp luật tôn trọng và bảo vệ quyền được yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của người đang là bị can, bị cáo trong vụ án hình sự”.
Bên cạnh đó, Bộ luật Hình sự cần có sửa đổi, bổ sung quy định về xóa án tích đối với hình phạt “trục xuất” nhằm bảo đảm tính thống nhất với Luật Lý lịch tư pháp trong việc xóa án tích đối với trường hợp bị kết án về hình phạt này, đây chính là cơ sở để giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, bảo đảm quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của cá nhân công dân.
2. Hoàn thiện quy định của pháp luật về tôn trọng bí mật các thông tin đời tư cá nhân được ghi nhận trong nội dung Phiếu lý lịch tư pháp
Với những bất cập trong thực tiễn cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 02 đã nêu ở trên, chúng tôi cho rằng để tôn trọng và bảo đảm các quyền con người, quyền công dân mà pháp luật đã ghi nhận, cần sớm bãi bỏ các quy định về Phiếu lý lịch tư pháp số 02 trong Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho các tổ chức, cá nhân, công dân chỉ có duy nhất một Phiếu lý lịch tư pháp với nội dung là có án tích hay không có án tích. Đối với trường hợp cơ quan tiến hành tố tụng hay cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài muốn tìm hiểu rõ hơn về tình trạng án tích của đương sự thì có thể quy định trong Luật về trách nhiệm cung cấp thông tin về lý lịch tư pháp của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu khi nhận được văn bản yêu cầu cung cấp thông tin về lý lịch tư pháp (có thể mẫu hóa các Văn bản yêu cầu, Văn bản cung cấp thông tin về lý lịch tư pháp).
3. Hoàn thiện quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục giải quyết hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp
Yêu cầu cải cách thủ tục hành chính nói chung và thủ tục giải quyết hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp đang là đòi hỏi cấp bách của thực tiễn đời sống. Thủ tục giải quyết hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp hiện được quy định rải rác tại các văn bản quy phạm pháp luật về lý lịch tư pháp. Trong thời gian chờ đợi sửa Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản pháp luật liên quan, thiết nghĩ Bộ Tư pháp với vai trò là cơ quan giúp Chính phủ quản lý nhà nước về công tác lý lịch tư pháp cần sớm xây dựng và ban hành một Thông tư quy định riêng về hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp nhằm tháo gỡ các vướng mắc trong thực tiễn hiện nay.
3.1. Về phương thức nộp hồ sơ và nhận kết quả
Việc kiểm tra, đối chiếu nhân thân của người yêu cầu cấp Phiếu hay nhận kết quả là điều rất cần thiết trong công tác giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Thông qua thủ tục kiểm tra, đối chiếu nhân thân, cơ quan cấp Phiếu mới có cơ sở để xác thực người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp đó thực sự có yêu cầu cấp Phiếu hay không, từ đó mới bảo đảm được nguyên tắc bí mật thông tin lý lịch tư pháp.
Theo chúng tôi, để tạo thuận lợi và tiết kiệm chi phí đi lại, ăn ở cho người yêu cầu cấp Phiếu (đặc biệt là những người ở địa bàn xa xôi, hẻo lánh hoặc đang ở nước ngoài), có thể quy định thêm một số phương thức nộp hồ sơ và nhận kết quả để người dân có thể lựa chọn mà vẫn bảo đảm được yêu cầu về tôn trọng và bí mật đời tư như sau:
a) Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp (đã xác thực người đó có yêu cầu cấp Phiếu) thì cá nhân, công dân có thể được lựa chọn việc nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan cấp Phiếu hoặc thỏa thuận với cơ quan cấp Phiếu trả kết quả cho mình qua đường bưu điện.
b) Trường hợp hồ sơ nộp qua đường bưu điện (chưa có cơ sở xác thực có đúng họ là người yêu cầu cấp Phiếu hay không) thì cá nhân, công dân phải trực tiếp đến cơ quan cấp Phiếu nhận kết quả và mang kèm theo các giấy tờ chứng minh về nhân thân để kiểm tra đối chiếu khi nhận kết quả.
Với phương thức nêu trên, sẽ giảm bớt được 01 lần đi lại cho người yêu cầu cấp Phiếu, đồng thời vẫn bảo đảm xác thực về nhân thân của người yêu cầu cấp Phiếu.
c) Trường hợp hồ sơ có xác nhận chữ ký của cơ quan có thẩm quyền trong Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu thì cá nhân công dân được nộp và nhận kết quả qua đường bưu điện mà không phải trực tiếp đến cơ quan cấp Phiếu.
Phương thức này giúp cho người ở xa có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp và nhận kết quả qua đường bưu điện mà không cần trực tiếp đến cơ quan cấp Phiếu. Có thể nói, nếu áp dụng phương thức này, người dân sẽ được giảm thiểu tối đa chi phí đi lại, ăn ở cũng như thời gian xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp mà vẫn bảo đảm được nguyên tắc tôn trọng bí mật đời tư. Tuy nhiên, phương thức này phát sinh thêm một thủ tục cho người yêu cầu cấp Phiếu là họ phải xin xác thực về chữ ký trong Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu, nếu là công dân trong nước thì có thể xin xác nhận của UBND cấp xã, nếu là đang ở nước ngoài thì có xác nhận về chữ ký của cơ quan có thẩm quyền.
3.2. Về thời hạn giải quyết hồ sơ
Thời hạn giải quyết đối với những hồ sơ đơn giản vẫn giữ nguyên như quy định hiện nay là 10 ngày, đối với những hồ sơ phức tạp, người yêu cầu cấp Phiếu đã cư trú qua nhiều tỉnh, thành, hoặc ở nước ngoài là 20 ngày vì vấn đề này đã quy định trong Luật Lý lịch tư pháp, muốn thay đổi thì phải sửa Luật. Tuy nhiên để giải quyết các bức xúc đối với người dân trong trường hợp các hồ sơ phức tạp bị trả kết quả chậm thì cần quy định trong Thông tư về trách nhiệm của cơ quan cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong trường hợp không thể trả kết quả cho người dân đúng thời hạn do phải tra cứu, xác minh đối với những hồ sơ phức tạp. Theo chúng tôi, có thể quy phạm hóa cách làm hiện nay của một số Sở Tư pháp, khi gặp vướng mắc về thời hạn do phải giải quyết hồ sơ phức tạp Sở Tư pháp đã chủ động thông tin liên lạc (nhắn tin, điện thoại…) đến người yêu cầu cấp Phiếu về lý do hồ sơ bị trễ hạn, tránh được tình trạng bức xúc của người dân khi mất nhiều công sức, thời gian, tiền bạc để đến cơ quan cấp Phiếu nhận kết quả theo Phiếu hẹn nhưng lại tay không trở về./.
Ths. Phạm Ngọc Thắng, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia