Tại Hội thảo, Giáo sư, Tiến sĩ Marianne Roth - Giảng viên trường Đại học Salzburg, Áo đã trình bày 3 nội dung chính: Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế, Công ước La Hay về Miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài và Công ước La Hay về tống đạt giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp.
Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế
Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế là một thiết chế được hình thành từ năm 1893, theo sáng kiến của nhà luật học T.M.C. Asser (người đã được trao giải Nô-ben vì hoà bình năm 1911). Trước Chiến tranh thế giới lần thứ hai, đã có 6 phiên họp được tổ chức (vào các năm 1893, 1894, 1900, 1904, 1925 và 1928). Phiên họp thứ 7 tổ chức năm 1951 đã đánh dấu một kỷ nguyên mới với sự ra đời của Hiến chương của Hội nghị La Hay có hiệu lực ngày 15/7/1955 mà theo đó Hội nghị La Hay chính thức trở thành một tổ chức quốc tế liên Chính phủ. Kể từ năm 1956, các phiên họp toàn thể đã được tổ chức định kỳ 4 năm một lần, phiên họp lần thứ 21 được tổ chức năm 2007. Hiện nay, tổ chức này gồm 72 thành viên đại diện cho mọi châu lục.
Mục đích của Hội nghị La Hay nhằm hành động vì một thế giới trong đó các cá nhân, tổ chức mà cuộc sống và hoạt động của mình liên quan đến nhiều hệ thống pháp luật khác nhau được hưởng mức độ an toàn pháp lý cao; và thúc đẩy việc giải quyết tranh chấp một cách có trật tự và hiệu quả, quản trị tốt và pháp quyền, trong khi vẫn tôn trọng sự đa dạng của các truyền thống pháp luật.
Hội nghị La Hay được tổ chức hết sức gọn nhẹ gồm: Phiên họp ngoại giao định kỳ 4 năm/1 lần, Ủy ban Tư pháp quốc tế thường trực của Chính phủ Hà Lan, Ủy ban Thường vụ và chính sách; Các Ủy ban Đặc biệt; Ủy ban các Đại diện ngoại giao và Ban thường trực.
Điều kiện và thủ tục gia nhập Hội nghị La Hay được quy định trong Hiến chương Hội nghị La Hay. Theo Điều 2 và 3 của Hiến chương Hội nghị La Hay, để trở thành thành viên của Hội nghị La Hay phải đáp ứng các điều kiện sau: (1) là các nước đã tham gia vào một hoặc nhiều phiên họp của Hội nghị và chấp nhận Hiến chương của tổ chức này; (2) bất cứ Quốc gia nào khác mà “sự tham gia của Quốc gia đó có ý nghĩa quan trọng đối với Hội nghị, xét từ góc độ tư pháp” đều có thể trở thành Quốc gia thành viên của Hội nghị khi được đề xuất bởi một hoặc nhiều Quốc gia thành viên hiện tại của Hội nghị và sau đó được đa số các Quốc gia thành viên của Hội nghị bỏ phiếu thông qua trong vòng 6 tháng kể từ ngày đề xuất được gửi tới Chính phủ các Quốc gia thành viên. Việc tiếp nhận Quốc gia thành viên mới có hiệu lực khi thành viên đó chấp nhận tuân thủ Hiến chương của Hội nghị La Hay.
Bà Giáo sư đặc biệt nhấn mạnh đến lợi ích thành viên của Hội nghị La Hay như được tham gia vào một khuôn khổ hợp tác chung cho các hệ thống pháp luật khác nhau, tiết kiệm được thời gian hơn so với việc phải đàm phán, ký kết các hiệp định song phương, nhận được sự hỗ trợ từ Hội nghị trong quá trình thực hiện các Công ước của Hội nghị.
Công ước về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài 1961 (được biết đến là Công ước Apostille)
Công ước về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài là công ước phổ cập nhất và thành công nhất của Hội nghị La Hay với 102 thành viên tham gia.
Theo quy định của Công ước, các nước thành viên sẽ miễn cho nhau thủ tục hợp pháp hóa đối với các giấy tờ công thuộc phạm vi của Công ước đem sử dụng tại lãnh thổ của một quốc gia thành viên khác. Để giấy tờ có thể sử dụng tại lãnh thổ của một quốc gia thành viên khác, các giấy tờ đó phải được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên gốc cấp Chứng nhận miễn hợp pháp hóa (Apostille). Hoạt động này gần giống với việc chứng thực tính hợp lệ của văn bản nhưng phải theo mẫu chứng thực thống nhất.
Mục đích của Công ước là nhằm đơn giản hóa thủ tục chứng nhận tính xác thực của giấy tờ công đem sử dụng ở nước ngoài bằng việc tạo ra quy trình cấp giấy một cửa (one-stop process): các giấy tờ sau khi được nước gốc cấp chứng thực sẽ được sử dụng trực tiếp tại nước đến mà không cần phải qua thủ tục hợp pháp hóa tại nước đến nữa.
Phạm vi của Công ước Apostille khá rộng bao gồm các giấy tờ công là các văn bản tư pháp, văn bản hành chính, văn bản công chứng, các bằng cấp chính thức. Công ước không áp dụng đối với các văn bản do cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự ban hành và các văn bản hành chính giải quyết trực tiếp đối với các hoạt động thương mại và hải quan. Bà Giáo sư cũng nhấn mạnh đến thuật ngữ giấy tờ công theo quy định của Công ước. Mặc dù Công ước cho phép các nước xác định nội hàm của khái niệm “giấy tờ công” nhưng Công ước Apostille vẫn đưa ra danh mục tham chiếu các giấy tờ được cho là giấy tờ công. Danh mục này là danh mục mở và chỉ mang tính khuyến nghị đối với các quốc gia thành viên.
Bên cạnh việc cần phải làm rõ khái niệm “giấy tờ công”, Bà Giáo sư cũng đề nghị Việt Nam lưu ý một số vấn đề sau trước khi gia nhập Công ước Apostille:
- Chỉ định cơ quan có thẩm quyền: Theo quy định của Công ước, các nước gia nhập cần phải thông báo về cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille vào thời điểm nộp văn kiện phê chuẩn. Thông báo phải thông tin chi tiết về cơ quan có thẩm quyền và thẩm quyền của họ. Các quốc gia cần phải nêu rõ số lượng cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille. Trong khi hầu hết các quốc gia đã chỉ định cơ quan hiện tại làm cơ quan thẩm quyền cấp Apostille, thì có một số ít quốc gia đã chỉ định cơ quan hoàn toàn mói có thẩm quyền cấp Apostille. Một số nước chỉ định 1 cơ quan trung ương có thẩm quyền cấp Apostille là Bộ Ngoại giao, Bộ Nội vụ hoặc Bộ Tư pháp, trong khi đó một số nước lại chỉ định nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille. Việc cấp Apostille là nhằm xác định chữ ký, dấu hoặc tem trên giấy tờ công và năng lực của người ký.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ công: Việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu chữ ký và con dấu cùng với việc duy trì hệ cơ sở dữ liệu đó là rất tốn kém. Hơn thế nữa, theo khuyến cáo của của Ban Thường trực Hội nghị La Hay thì các nước gia nhập cần phải thiết lập một thủ tục rõ ràng nhằm xác định nguồn gốc của giấy tờ công. Việt Nam cũng nên cân nhắc trước về việc sẽ cấp Apostille theo hình thức gì: bản giấy hay bản điện tử. Hiện nay trên thế giới có 4 nước đã thực hiện việc cấp Apostille điện tử trong đó có Tây Ban Nha. Lợi ích của việc cấp Apostille điện tử sẽ giúp cho việc thực hiện Công ước được hiệu quả hơn, thúc đẩy sự an toàn và hạn chế giả mạo.
Tóm lại, việc nghiên cứu, gia nhập Công ước về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài là rất cần thiết đối với Việt Nam. Việc gia nhập Công ước sẽ góp phần đơn giản hóa việc lưu thông giấy tờ công, tiết kiệm được thời gian và chi phí, góp phân nâng cao hiệu quả trong đầu tư nước ngoài và thương mại quốc tế.
Tuy nhiên, để có thể gia nhập công ước, Việt Nam cần chuẩn bị những điều kiện pháp lý cũng như cơ sở hạ tầng trong nước, ví dụ như cần có quy định xác định phạm vi giấy tờ công vụ; chuẩn bị hệ thống cơ sở dữ liệu về con dấu, chữ ký của các cơ quan có thẩm quyền (đây cũng là một vấn đề không đơn giản khi số lượng con dấu chữ ký lên tới hơn 200.000 và số lượng này thay đổi liên tục).
Công ước về tống đạt giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự và thương mại
Công ước về Tống đạt giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự và thương mại là công ước đa phương quan trọng liên quan trực tiếp tới hoạt động tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự. Công ước này hiện có 65 quốc gia tham gia.
Công ước về Tống đạt giấy tờ quy định quy trình để các quốc gia thành viên có thể đơn giản hóa phương pháp chuyển giao giấy tờ cần ủy thác ra nước ngoài, đảm bảo tính xác thực của giấy tờ trong hoạt động ủy thác tư pháp, hình thành hệ thống thông báo các giấy tờ tới địa chỉ cần ủy thác một cách kịp thời và tạo điều kiện để việc ủy thác có hiệu quả thông qua việc cung cấp mẫu giấy chứng nhận tống đạt mà không làm ảnh hưởng đến quy định pháp luật trong nước và cũng không ngăn cản việc ký kết các điều ước quốc tế song phương giữa các quốc gia thành viên. Công ước đã quy định rõ: sau khi Cơ quan trung ương của nước được yêu cầu nhận được yêu cầu thực hiện ủy thác tư pháp thì việc thực hiện ủy thác sẽ được thực hiện theo quy trình, thủ tục của pháp luật trong nước hoặc theo một phương thức cụ thể do nươc yêu cầu đề nghị song phải phù hợp với pháp luật của nước được yêu cầu. Công ước không yêu cầu các quốc gia thành viên phải đưa ra phương thức hoặc mô hình tống đạt mới mà chỉ thay đổi cách thức gửi/kênh chuyển giao giấy tờ tư pháp và/hoặc ngoài tư pháp của các quốc gia thành viên.
Phạm vi của Công ước khá rộng bao gồm việc tống đạt giấy tờ trong và ngoài tố tụng và phải liên quan tới các vấn đề về dân sự và thương mại. Tuy nhiên, Công ước không đưa ra định nghĩa hay tiêu trí gì để xác định nội hàm hay phạm vi của giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp mà dành quyền cho các quốc gia thành viên là nước tống đạt tự xác định thế nào là giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp theo quy định của pháp luật nước mình.
Công ước quy định cụ thể về các kênh tống đạt gồm: (1) kênh tống đạt chính thức (từ cơ quan TW được chỉ định của nước yêu cầu đến cơ quan TW được chỉ định của nước được yêu cầu); (2) Kênh thay thế gồm 3 kênh: (i) Do cơ quan lãnh sự,ngoại giao thực hiện, (ii) Do các cán bộ tư pháp, cá nhân có thẩm quyền giữa 2 bên liên lạc trực tiếp,(iii) Gửi qua bưu điện. Cần lưu ý là việc tống đạt qua kênh thay thế có thể bị phản đối. Tuy nhiên, việc phản đối kênh thay thế phải được nêu ngay từ đầu khi gia nhập Công ước.
Công ước cũng không đặt ra nghĩa vụ phải sửa đổi pháp luật trong nước đối với các quốc gia thành viên liên quan đến việc thực hiện các hoạt động tống đạt trong nước. Tuy nhiên, một số quy định của Công ước có thể tác động đến quy định về thủ tục tố tụng và thẩm quyền của thẩm phán trong thủ tục tố tụng dân sự
Công ước La-hay về Tống đạt giấy tờ được đánh giá là đơn giản hóa thủ tục tống đạt, tiết kiệm chi phí, đảm bảo hoạt động tống đạt được thực hiện đúng thời gian, góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện tống đạt giấy tờ giữa các nước thành viên. Các giấy tờ tống đạt theo công ước không phải hợp pháp hóa. Thực tế ở Đức thời gian tống đạt thông thường theo quy định của Công ước là 3 tháng (kể cả thời gian vận chuyển).
Đối với việc gia nhập Công ước, Bà Giáo sư cũng lưu ý đến việc chỉ định cơ quan trung ương. Theo quy định của Công ước, các nước gia nhập phải chỉ định cơ quan trung ương có thẩm quyền tiếp nhận các yêu cầu ủy thác vào. Hầu hết các nước đều chỉ định Bộ Tư pháp hoặc cơ quan nằm trong Bộ Tư pháp là cơ quan đầu mối, chỉ có một số ít nước trong đó có Anh chỉ định Bộ Ngoại giao làm cơ quan đầu mối. Đồng thời, cần lưu ý, khi gia nhập Công ước, nước xin gia nhập cần cân nhắc việc tuyên bố bảo lưu, phản đối những kênh tống đạt cụ thể.
Đánh giá chung:
Sau 2 ngày làm việc, Hội thảo đã đạt được mục tiêu là tìm hiểu thông tin về Hội nghị La Hay và 2 Công ước của Hội nghị mà Việt Nam đang có ý định tham gia; những thuận lợi và khó khăn khi gia nhập Hội nghị La Hay và 02 Công ước của Hội nghị. Hội thảo cũng chia sẻ những kinh nghiệm và thực trạng của Việt Nam để có nền thông tin nhằm nghiên cứu các Công ước tốt hơn. Tại Hội thảo, Bà Giáo sư cũng đề xuất Việt Nam nên tham gia Hội nghị La Hay và 02 Công ước này vì những lợi ích của thành viên Hội nghị cũng như lợi ích thành viên của Công ước mang lại. Tuy nhiên, trước khi gia nhập Hội nghị cũng như các Công ước thì Việt Nam cần phải chuẩn bị các điều kiện trong nước cả về thể chế, nhân sự cho quá trình gia nhập.
Phòng Tương trợ tư pháp - Vụ Hợp tác quốc tế
Điều 15
Khi một lệnh triệu tập hoặc một giấy tờ tương tự đã được chuyển ra nước ngoài để tống đạt theo quy định của Công ước này, và bị đơn không có mặt, phán quyết chỉ được đưa ra khi
a) giấy tờ đã được tống đạt theo một phương thức quy định trong pháp luật của nước có địa chỉ tống đạt giấy tờ trong các hoạt động trong nước đối với người trong lãnh thổ nước đó, hoặc
b) giấy tờ thực tế đã được giao cho bị đơn hoặc nơi cư trú của bị đơn bằng phương thức quy định trong Công ước này, và rằng trong một trong hai trường hợp này việc tống đạt hoặc chuyển giấy tờ được thực hiện trong thời gian hợp lý để bào chữa.
Mặc dù các quy định của đoạn 1 của Điều này, mỗi Nước ký kết được tự do tuyên bố rằng thẩm phán có thể đưa ra phán quyết thậm chí nếu không có chứng nhận giấy tờ tống đạt đã được nhận nếu đáp ứng được tất cả các điều kiện sau –
a) giấy tờ được chuyển bằng một trong các phương thức quy định trong Công ước này,
b) một khoảng thời gian tối thiểu 6 tháng, được thẩm phán coi là thích hợp trong từng vụ việc cụ thể, đã trôi qua tính từ ngày chuyển giấy tờ,
c) không nhận được bất kỳ giấy chứng nhận nào, kể cả đã thực hiện mọi nỗ lực hợp lý để có được chứng nhận thông qua các cơ quan có thẩm quyền của Nước có địa chỉ tống đạt.
Bất kể các quy định của các khoản nêu trên, trong trường hợp khẩn cấp, thẩm phán có thể ra lệnh áp dụng các biện pháp tạm thời hoặc các biện pháp bảo vệ.
Điều 16
Khi một lệnh triệu tập hoặc một giấy tờ tương đương phải được chuyển ra nước ngoài để tống đạt, theo quy định của Công ước này, và một bản án đã có hiệu lực pháp luật đối với bị đơn vắng mặt, thẩm phán có quyền cho phép không áp dụng thời hiệu kháng cáo đối với bản án nếu đáp ứng được các điều kiện sau –
a) bị đơn, không có lỗi, không biết về giấy tờ đó trong thời gian cần thiết để bào chữa, hoặc không biết về bản án trong thời hạn thích hợp để kháng cáo, và
b) bị đơn đã tiết lộ sự bào chữa sơ bộ về hành động đang xem xét.
Đơn xin không áp dụng thời hiệu kháng cáo phải được hoàn tất trong một khoảng thời gian hợp lý sau khi bị đơn biết về bản án.
Mỗi Nước ký kết có thể tuyên bố rằng đơn sẽ không được xem xét nếu nó được hoàn tất khi đã hết hạn nêu trong tuyên bố, nhưng trong mọi trường hợp không quá 1 năm sau ngày phán quyết.
Điều này không áp dụng với các bản án liên quan đến địa vị hoặc năng lực của người nào đó.