Khái niệm “Lý lịch tư pháp” được sử dụng khác nhau theo cách gọi của mỗi nước (tiếng Anh là “criminal record”, tiếng Pháp là “casier judiciaire”) nhưng đều hàm chứa những nội dung tương tự là ghi nhận thông tin về các chế tài, hình phạt mà cơ quan có thẩm quyền tuyên xử đối với một cá nhân. Bài viết sau đây giới thiệu kinh nghiệm quản lý lý lịch tư pháp của Thuỵ Điển, một quốc gia Bắc Âu có hệ thống lý lịch tư pháp phát triển. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp một số thông tin tham khảo cho các nhà làm luật trong quá trình soạn thảo Luật Lý lịch tư pháp.
1. Giới thiệu chung về hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp
Ở Thuỵ Điển có hai hệ thống dữ liệu có liên quan nhưng hoàn toàn tách biệt, đó là hệ thống dữ liệu tình nghi tội phạm và hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp. Hai hệ thống dữ liệu này do Tổng cục cảnh sát thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm quản lý. Ban đầu, chỉ tồn tại một hệ thống cơ sở dữ liệu chung. Tuy nhiên, đến năm 1990, hệ thống dữ liệu này được chia tách thành hai hệ thống, đó là hệ thống dữ liệu về tình nghi tội phạm (Suspicion of Crime Record) và hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp (Criminal Record). Hai hệ thống dữ liệu này hoàn toàn khác nhau về nội dung thông tin, cách thức thu thập thông tin và mục đích sử dụng.
- Hệ thống dữ liệu tình nghi tội phạm là hệ thống thu thập những thông tin liên quan đến cá nhân khi có đơn kiện hoặc đơn khai báo của người dân và đã được cơ quan cảnh sát, hải quan tiến hành điều tra sơ bộ nhằm mục đích phát hiện, ngăn chặn tội phạm. Những thông tin này sau khi được điều tra sơ bộ sẽ được cơ quan cảnh sát chuyển sang Viện kiểm sát để Viện kiểm sát quyết định có khởi tố hay không khởi tố. Việc tiến hành điều tra và đưa vào hệ thống dữ liệu tình nghi chủ yếu bao gồm các thông tin như sau: có tội phạm diễn ra hay không; nạn nhân; loại hình tội phạm. Không phải mọi cá nhân đều được lưu trữ trong hệ thống dữ liệu tình nghi tội phạm mà hệ thống này chỉ lưu trữ thông tin của những người từ 15 tuổi trở lên bị tình nghi trên phạm vi toàn quốc. Tuy nhiên, khi đối tượng tình nghi được xác định có tội hay không có tội, thông tin về cá nhân đó sẽ được loại bỏ trong hệ thống dữ liệu tình nghi.
- Hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp (hay còn gọi là hệ thống dữ liệu án tích) là hệ thống chỉ lưu trữ những bản án đã được tuyên về một người có từ trước đến nay và chưa được xoá án tích. Thông tin về án tích của cá nhân bao gồm: ngày kết án, Toà án đã ra bản án, số vụ án, hình phạt, thời gian đã chấp hành xong bản án, ngày dữ liệu được xử lý. Hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp không chỉ lưu trữ những thông tin liên quan đến việc phạm tội đã thành án của công dân Thuỵ Điển mà còn lưu trữ những thông tin về án tích của người nước ngoài phạm tội tại Thuỵ Điển.
Các thông tin trong hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp được sàng lọc (xoá bỏ) khi người đó đã chết hoặc sau một thời gian nhất định (được xoá án tích) (VD: hình phạt tiền là sau 5 năm, các hình phạt khác là sau 10 năm kể từ ngày chấp hành xong hình phạt). Nếu cá nhân bị kết án nhiều lần, thông tin về cá nhân đó sẽ được lưu trữ cho đến khi cá nhân đó chấp hành xong bản án cuối cùng. Khi những thông tin của cá nhân được loại bỏ trong hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp, người đó được coi là không có án tích.
Trường hợp cá nhân bị tình nghi vi phạm pháp luật, các thông tin về cá nhân đó sẽ được lưu trữ trong hệ thống tình nghi tội phạm. Khi cá nhân đó bị kết án và xử phạt (có bản án), các thông tin về cá nhân này sẽ được chuyển từ hệ thống dữ liệu tình nghi sang hệ thống dữ liệu về án tích và thông tin về cá nhân đó sẽ được xoá bỏ trong hệ thống dữ liệu tình nghi chậm nhất là sau 3 tuần kể từ ngày bản án có hiệu lực pháp luật.
Như vậy, hệ thống dữ liệu tình nghi tội phạm và hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp là hai hệ thống hoàn toàn riêng biệt. Việc cung cấp các thông tin đầu vào cho hai hệ thống dữ liệu này cũng khác nhau. Ba cơ quan chịu trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào cho hệ thống dữ liệu tình nghi tội phạm là cơ quan cảnh sát, hải quan, Viện kiểm sát; còn cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào cho hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp là cơ quan cảnh sát (phạt tiền), Viện kiểm sát, Toà án, hệ thống trại giam (thông tin thi hành án, khi chấp hành xong bản án).
2. Cơ sở pháp lý
Cách thức thu thập thông tin, cơ quan chịu trách nhiệm quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu, nội dung thông tin được lưu trữ và mục đích sử dụng, cung cấp thông tin của hai hệ thống dữ liệu nói trên được quy định trên cơ sở Luật về Dữ liệu cá nhân (Personal Data Act (1998:204) có hiệu lực ngày 29/4/1998. Ngoài ra, Luật này còn có quy định các vấn đề về bảo vệ hệ thống dữ liệu, bí mật đời tư (chủng tộc, quan điểm chính trị, tín ngưỡng, sức khoẻ, giới tính…).
3. Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu
Tổng cục cảnh sát thuộc Bộ Tư pháp là cơ quan có trách nhiệm quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đồng thời là cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin cho các cơ quan và cá nhân có yêu cầu. Tuy nhiên, một cơ quan rất quan trọng có liên quan trong việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu là cơ quan Thanh tra dữ liệu. Khi tiến hành cập nhật thông tin của cá nhân vào cơ sở dữ liệu, Tổng cục cảnh sát phải thông báo cho Thanh tra dữ liệu, là cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc cập nhật thông tin của Tổng cục cảnh sát. Nếu Thanh tra dữ liệu phát hiện thông tin được cập nhật có sai sót, không chính xác thì có quyền yêu cầu Tổng cục cảnh sát sửa đổi các thông tin sai lệch đó. Như vậy, nhiệm vụ chủ yếu của Thanh tra dữ liệu là phải thường xuyên kiểm tra, giám sát cơ quan thu thập, lưu trữ thông tin, qua đó phát hiện những sai sót để kịp thời chỉnh sửa.
Bên cạnh hoạt động giám sát, kiểm tra của Thanh tra dữ liệu, tháng 1 năm 2008 ở Thuỵ Điển thành lập thêm một tổ chức mới, có nhiệm vụ chủ yếu là giám sát hoạt động công tác của Vụ an ninh quốc gia nằm trong Tổng cục cảnh sát. Tổ chức này có tên gọi là Ban an ninh nhất thể cá nhân.
4. Quyền được tiếp cận thông tin trong hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp
Cá nhân có quyền yêu cầu Tổng cục cảnh sát cung cấp những thông tin về án tích của bản thân mình đang được Cơ quan này lưu trữ mỗi năm một lần (những thông tin nào đang được lưu trữ trong hệ thống dữ liệu, nguồn thông tin lấy từ đâu, tại sao thông tin lại được lưu trữ trong hệ thống dữ liệu, mục đích lưu trữ, những tổ chức nào đã được quyền tiếp cận về thông tin liên quan đến cá nhân đó). Ngoài ra, cá nhân cũng có quyền yêu cầu cơ quan quản lý dữ liệu cung cấp Giấy chứng nhận (hay Phiếu lý lịch tư pháp) khác nhau tuỳ thuộc vào mục đích khi có yêu cầu cấp Phiếu. Hiện nay, ở Thuỵ Điển có 20 loại giấy chứng nhận khác nhau được cấp cho cá nhân tuỳ theo mục đích sử dụng (VD: xin làm các ngành nghề có liên quan đến trẻ em sẽ có mẫu giấy chứng nhận riêng). Người xin cấp giấy chứng nhận phải trả một khoản lệ phí khi yêu cầu cấp giấy chứng nhận đó.
Trường hợp cá nhân phát hiện được những thông tin do Tổng cục cảnh sát lưu trữ có sai sót, thì cá nhân đó có quyền khiếu nại với Tổng cục cảnh sát hoặc kiện ra Toà yêu cầu Tổng cục cảnh sát phải sửa đổi, chỉnh sửa những thông tin này. Người thu thập thông tin sai ngoài việc bị áp dụng hình phạt (Luật về Dữ liệu cá nhân có điều khoản quy định về xử phạt trong trường hợp đưa thông tin về cá nhân sai và điều khoản áp dụng cho người phụ trách trong việc thu thập thông tin liên quan đến cá nhân) còn phải bồi thường thiệt hại cho người khiếu nại.
Pháp luật Thuỵ Điển không chỉ quy định cụ thể về những cơ quan, tổ chức nào được quyền tiếp cận hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp mà còn quy định rõ về phạm vi, mức độ tiếp cận. Các cơ quan có quyền yêu cầu cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cung cấp thông tin bao gồm: Toà án (xem xét quyết định hình phạt); Viện kiểm sát (quyết định khởi tố hay không khởi tố); Tổng cục thuế (quản lý hộ tịch); Hải quan, Tổng cục về di dân, cơ quan cấp giấy phép (sử dụng vũ khí),…. Các cơ quan này sẽ được cung cấp mã số và phân cấp quyền truy cập thông tin. Cơ quan Toà án, cụ thể là thẩm phán chỉ có quyền truy cập thông tin trong hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp mà không có quyền tiếp cận hệ thống dữ liệu tình nghi. Quy định này nhằm bảo đảm tính khách quan của thẩm phán trong giải quyết vụ án, cân nhắc khi quyết định hình phạt.
5. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
Việc lưu trữ các thông tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được căn cứ vào số căn cước của cá nhân (ID number). Mỗi công dân Thuỵ Điển chỉ có một số căn cước duy nhất. Số căn cước được cấp bao gồm ngày, tháng, năm sinh (6 con số) và 4 con số duy nhất (mã số riêng của mỗi cá nhân). Đối với người nước ngoài tạm trú tại Thuỵ Điển, để thuận tiện cho việc quản lý, cảnh sát Thuỵ Điển cũng cấp cho những người này một số căn cước tạm thời. Số căn cước tạm thời cũng căn cứ vào ngày, tháng, năm sinh của người đó và mỗi người cũng chỉ có một mã số duy nhất. Ngoài số căn cước, các thông số khác để quản lý dữ liệu còn bao gồm các thông tin về cá nhân (họ tên, giới tính, địa chỉ…), số hồ sơ. Mỗi cá nhân khi được đưa vào cơ sở dữ liệu sẽ có một số đăng ký (số hồ sơ). Số hồ sơ này có 12 chữ số và được mã hoá.
Việc truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp có thể thực hiện qua hệ thống phần mềm (thông qua yêu cầu truy cập thông tin (theo mẫu). Hệ thống phần mềm được cài đặt bao gồm những thông số để truy cập. Vấn đề cập nhật thông tin được thực hiện định kỳ qua các files.
Việc sử dụng phần mềm phải bảo đảm có sự kết nối giữa cơ quan cung cấp thông tin đầu vào và cơ quan yêu cầu cung cấp thông tin. Việc cập nhật thông tin diễn ra hàng ngày (1 hoặc 2 lần trong ngày qua số liệu tự động). Nếu thông tin được cung cấp cho cơ quan quản lý dữ liệu nhầm hoặc có sai sót thì sẽ được trả lại cho cơ quan cung cấp.
Việc tiếp cận dữ liệu thông qua mật mã và ký hiệu sử dụng. Người sử dụng được quyền tiếp cận thông tin theo quy định của pháp luật (phạm vi tiếp cận của từng người). Thẩm quyền tiếp cận thông tin có thể thay đổi tuỳ theo lĩnh vực công việc của họ. Thông tin mà người có quyền tiếp cận, truy cập muốn biết thường được hiển thị trong vòng 1 giây.
Việc áp dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý, sử dụng hệ thống dữ liệu này phải đảm bảo yêu cầu an ninh mạng nhằm chống lại sự xâm phạm từ bên ngoài (người không có thẩm quyền tiếp cận thông tin nhưng có hành vi phá hoại thông tin…). Để bảo đảm yêu cầu an ninh mạng, các cơ quan và cá nhân muốn tiếp cận thông tin đang được lưu trữ tại Tổng cục cảnh sát phải có thẻ. Thẻ này do Tổng cục cảnh sát cấp, có giá trị xác nhận, chứng thực từng cá nhân có thẩm quyền, quyền hạn trong việc tiếp cận thông tin; quy định thẩm quyền, nguyên tắc, trách nhiệm từng nhân viên; thông tin theo dõi những người đã từng truy cập thông tin. Thông tin theo dõi người đã từng truy cập thông tin là bằng chứng truy tố người đó trong trường hợp người đó truy cập trái phép, truy cập quá phạm vi thông tin cho phép.
Hệ thống phần mềm đang được áp dụng tại Thuỵ Điển hiện nay hoạt động rất tốt, có độ an toàn cao (hệ thống dữ liệu hoàn toàn đóng kín, chống phá virut, hacker…). Ngoài ra, trong lĩnh vực an ninh mạng, để phòng các nguy cơ đe doạ từ bên ngoài, thông qua việc phân tích thường xuyên tình hình thi hành pháp luật để có quy định nhiệm vụ công việc của từng nhân viên trong cơ quan, chỉ dẫn cho nhân viên trong việc sử dụng thông tin nội bộ ngày càng tốt hơn. Hệ thống phần mềm ghi lại những người đã từng truy cập thông tin (ghi nhận tự động). Mục đích của việc ghi lại nhằm phục vụ công tác lưu trữ, điều tra sau này.
Đỗ Thuý Lan - Vụ Hành chính tư pháp