Cải cách thủ tục hành chính là công việc hết sức cấp bách ở nước ta. Hội nghị lần thứ VIII, BCH TW Đảng khoá VII đã ra Nghị quyết nêu: “Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện Nhà nước CHXHCN Việt Nam, trọng tâm là cải cách một bước nền hành chính nhà nước. Ngày 4/5/1994, Chính phủ đã ra Nghị quyết số 38/CP về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc cho công dân và các tổ chức. Đây được coi là khâu đột phá để cải cách nền hành chính Nhà nước.
Sau khi thành phố Đà Nẵng được chia tách thành đơn vị hành chính trực thuộc Trung ương, trong bộn bề khó khăn của một Sở vừa được thành lập mới, vừa phải hình thành các đơn vị trực thuộc mới, xây dựng và củng cố cơ cấu bộ máy và đội ngũ cán bộ đáp ứng ngay yêu cầu công việc đòi hỏi. Trước tình hình đó, Sở đã thực hiện cải cách hành chính theo Nghị quyết số 38/CP ngày 04/5/1994 của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính và Chỉ thị số 984/PLHS-HC của Bộ trưởng Bộ Tư pháp triển khai thực hiện Nghị quyết 38/CP về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức; Vấn đề cải cách hành chính được coi là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của ngành Tư pháp Đà Nẵng, trong đó cải cách thủ tục hành chính được coi là khâu đột phá trong tiến trình cải cách hành chính của ngành.
Muốn thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, trước hết phải xây dựng được một bộ máy tinh gọn, cán bộ được bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng và ổn định. Chính vì vậy, việc xây dựng đề án bộ máy tổ chức của Sở rất được chú trọng. Dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng phòng và đơn vị trực thuộc, Sở xây dựng đề án tổ chức bộ máy tổ chức trình cấp trên phê duyệt, trên cơ sở đó sắp xếp, bố trí nhân lực đúng theo nhu cầu. Để bổ sung thêm đội ngũ biên chế, Sở tổ chức thi tuyển theo quy định để tuyển chọn những người đầy đủ tiêu chuẩn vào đội ngũ cán bộ ngành. Việc sắp xếp bố trí lại nơi làm việc của các phòng, các đơn vị cũng là nhằm để tạo điều kiện cho công dân đến làm việc, giải quyết công việc được nhanh chóng, thuận lợi. Sở đã tập trung triển khai, tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính trên toàn bộ các lĩnh vực chuyên môn của ngành mà đặc biệt ở các lĩnh vực Công chứng, Hộ tịch, Thi hành án, Bán đấu giá tài sản… theo phương châm: Không hách dịch cửa quyền, không nhũng nhiễu, không nhận hối lộ… với mục tiêu xây dựng một bộ máy hành chính trong sạch, vững mạnh thể hiện sự cung ứng dịch vụ hành chính tốt nhất cho công dân và tổ chức bằng một số các công việc cụ thể như: Sở đã sắp xếp, bố trí nhân lực theo đúng yêu cầu; Sắp xếp bố trí lại nơi làm việc của các Phòng, Trung tâm hợp lý, khoa học, văn minh thuận lợi; chú trọng việc xây dựng thái độ, ý thức phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức, luôn hoà nhã, lịch sự, văn minh. Sở đã Có sổ góp ý, công bố đường dây nóng của lãnh đạo để kịp thời xử lý, uốn nắn những sai sót của cán bộ, công chức qua phản ánh của công dân, tổ chức; … Khi phát hiện những sai trái ở cơ sở, kịp thời chấn chỉnh ngay và thông báo cho toàn ngành biết để rút kinh nghiệm; Sở đặc biệt chú trọng công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân. Hàng tuần lãnh đạo Sở trực tiếp tiếp công dân vào chiều thứ 5, nếu có trường hợp đột xuất, lãnh đạo Sở thu xếp công việc tiếp ngay công dân.
Năm 2001, UBND thành phố Đà Nẵng đã xây dựng và triển khai chương trình cải cách hành chính của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2001-2005, mà trọng tâm trong công tác này là thành phố chủ trương thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một cửa” ở tất cả các cấp và các ngành, coi đây là khâu đột phá và chỉ đạo tập trung, quyết liệt, có trọng tâm, trọng điểm từ khâu chỉ đạo xây dựng đề án, phê duyệt đề án của các Sở, quận, huyện đến khâu kiểm tra, theo dõi quá trình tổ chức thực hiện. Thực hiện Đề án cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một cửa” do UBND thành phố ban hành và qua nghiên cứu thực trạng công việc ở Sở Tư pháp trong những năm qua, Sở tư pháp đã thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong các lĩnh vực sau đây: Thi hành án dân sự; Bán đấu giá tài sản; Công chứng; Hộ tịch. Trong đó lĩnh vực Thi hành án dân sự được thực hiện bởi Pháp lệnh Thi hành án dân sự; Lĩnh vực bán đấu giá tài sản được thực hiện bởi Nghị định 05/CP về bán đấu giá tài sản; Lĩnh vực Công chứng được thực hiện bởi Nghị định 75/CP về công chứng, chứng thực (các lĩnh vực này đều có Đề án riêng).
Tuy nhiên, lĩnh vực tiếp xúc với công dân ở Sở Tư pháp chủ yếu là công tác Hộ tịch, đây chính là lĩnh vực mà Sở Tư pháp phải đặc biệt chú trọng cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một cửa” tại Tổ tiếp nhận và trả hồ sơ. Ngày 01/7/2001, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng chính thức thực hiện Đề án cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một cửa” do UBND thành phố Đà Nẵng phê duyệt tại Quyết định số 95/2001/QĐ-UB ngày 20/6/2001.
Sau một thời gian triển khai thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một cửa” theo chủ trương của UBND thành phố Đà Nẵng, nhằm tiếp tục nâng cao hiệu quả, chất lượng trong hoạt động theo cơ chế “một cửa” của Sở Tư pháp, đáp ứng nhu cầu của nhân dân, Sở Tư pháp đã trình UBND thành phố Đà Nẵng ra Quyết định số 114/2005/QĐ-UBND ngày 20/8/2005 Phê duyệt Đề án Cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” của Sở thay thế Quyết định số 95/2001/QĐ-UB đã ban hành trước đây để đáp ứng với yêu cầu của những quan hệ mới phát sinh.
Đề án lần này quy định rõ: Hoạt động của bộ phận “một cửa” phải bảo đảm tính công khai, chính xác, kịp thời và đúng pháp luật. Trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết hồ sơ tại bộ phận “một cửa” phải được rút ngắn. Việc phối kết hợp giữa bộ phận “một cửa” với các phòng chuyên môn và cơ quan liên quan phải nhịp nhàng, chính xác và xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận. Nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, thái độ phục vụ, lề lối làm việc của cán bộ, công chức, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, phục vụ nhân dân một cách tốt nhất; đẩy lùi tệ nạn quan liêu, sách nhiễu, phiền hà và vô cảm trong cán bộ, công chức, viên chức.
Việc thực hiện cơ chế “một cửa” được thực hiện theo quy trình tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Bộ phận này gồm có 02 chuyên viên, nằm trong biên chế của Văn phòng Sở, chịu sự điều hành của Chánh Văn phòng và sự chỉ đạo kiểm tra của lãnh đạo Sở Tư pháp. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có nhiệm vụ tiếp đón, hướng dẫn, giải thích, kiểm tra, tiếp nhận và trả hồ sơ đã đầy đủ theo quy định cho công dân, tổ chức; công chức bộ phận tiếp nhận phải nắm vững kiến thức pháp luật và kỹ năng hành chính, đặc biệt phải có thái độ hoà nhã, tận tuỵ, chu đáo khi tiếp xúc với công dân, tổ chức; Chỉ được nhận hồ sơ trực tiếp của công dân, tổ chức khi đã đầy đủ thủ tục, hợp lệ và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hồ sơ. Những hồ sơ không giải quyết được, phòng chuyên môn trả lời bằng văn bản cho công dân và tổ chức, trong công văn trả lời phải nêu đầy đủ các căn cứ pháp lý làm cơ sở cho việc không giải quyết; Tổ chức việc giao trả kết quả cho công dân, tổ chức theo đúng thời hạn đã ghi trong phiếu biên nhận; nếu đến ngày trả mà hồ sơ vì lý do khách quan chưa giải quyết xong thì người phụ trách bộ phận tiếp nhận điện báo cho công dân, tổ chức để xin lỗi. Đặc biệt, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân bằng phiếu biên nhận (theo mẫu) quy định. Kiểm tra hồ sơ và liệt kê đầy đủ các loại giấy tờ đã nhận (có đánh số trang); Chuyển hồ sơ đã nhận đến Phòng chuyên môn theo trình tự và thời gian quy định; Giải thích các yêu cầu cho tổ chức, công dân tận tình, chu đáo, niềm nở và hướng dẫn bằng phiếu; Chỉ được nhận hồ sơ đầy đủ thủ tục hợp lệ và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hồ sơ và chịu trách nhiệm bảo quản hồ sơ theo quy định. Không được làm mất, thất lạc hồ sơ nếu để xảy ra việc mất mát, thất lạc phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật; Chỉ được nhận hồ sơ trực tiếp của tổ chức, công dân có yêu cầu; Không được nhận hồ sơ qua trung gian, người làm giúp; Niêm yết công khai các hướng dẫn về điều kiện, trình tự, thủ tục hành chính, phí và lệ phí; thời hạn để giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm của Sở tại nơi tiếp nhận hồ sơ và nơi tiếp công dân, tổ chức; Tổng hợp kết quả để báo cáo lãnh đạo Sở hàng tuần, hàng tháng; đồng thời công khai tại nơi tiếp nhận để mọi người theo dõi; Tổ chức việc giao trả kết quả cho công dân, tổ chức theo đúng thời hạn đã ghi trong phiếu biên nhận. Như vậy là mọi hồ sơ của công dân liên quan đến hộ tịch đều được nhận và trả tại “một cửa” thông qua bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ.
Để tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, kể từ tháng 6/2002, lãnh đạo Sở giao việc trao Giấy chứng nhận kết hôn cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phụ trách. Lãnh đạo Sở còn chỉ đạo cán bộ, công chức Phòng Hộ tịch không được trực tiếp tiếp nhận hồ sơ và tiếp công dân tại phòng làm việc, không được tiếp công dân tại nhà riêng vì lý do công việc, ngoài ra không được tự ý đưa ra những yêu cầu không có trong quy trình đã được UBND thành phố phê duyệt trong Đề án nhằm tránh tình trạng nhũng nhiễu, gây phiền hà cho tổ chức và công dân.
Sau khi đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” được triển khai thực hiện, công tác giải quyết các vấn đề về hộ tịch cho tổ chức và công dân đã đi vào nề nếp, đúng quy trình, thời gian giải quyết được rút ngắn đáng kể, hạn chế đi lại nhiều lần cho nhân dân. Mọi hồ sơ của công dân, người nước ngoài đều được nhận và trả tại “một cửa” thông qua bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ. Theo quy trình này, thời gian giải quyết thường được rút ngắn từ 2-3 ngày, có trường hợp từ 5-7 ngày so với thời gian quy định trong Đề án. Riêng đối với những trường hợp thuộc vùng sâu, vùng xa, vùng miền núi, lãnh đạo Sở chỉ đạo giải quyết ngay trong ngày để đảm bảo việc đi lại cho nhân dân.
Nét nổi bật trong công tác cải cách thủ tục hành chính của Sở Tư pháp Đà Nẵng là việc niêm yết công khai các quy định hướng dẫn về trình tự thủ tục, các loại giấy tờ về hộ tịch, lệ phí hộ tịch để nhân dân biết và giám sát. Sở cũng đã nghiên cứu sửa đổi các biểu mẫu về hộ tịch theo hướng dễ hiểu, đúng pháp luật, thuận lợi cho các tầng lớp nhân dân, tránh đi lại nhiều lần. Khu vực tiếp đón, phục vụ nhân dân được tu sửa khang trang, thoáng mát và sạch đẹp. Sở đã mở và theo dõi sổ góp ý hàng ngày. Tuy nhiên, từ khi triển khai cơ chế “một cửa” cho đến nay, chưa có một ý kiến phàn nàn, kiến nghị về thái độ và phong cách làm việc của cán bộ, công chức. Đây là những dấu hiệu tích cực trong hoạt động cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một cửa” của Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng.
Đặc biệt, sau khi Thành uỷ Đà Nẵng có Chỉ thị 11 và Quyết định số 152 của UBND thành phố về “tăng cường giáo dục phẩm chất, đạo đức, lối sống; kiên quyết chống các hành vi quan liêu, tham nhũng, tiêu cực, thiếu trách nhiệm, cửa quyền, nhũng nhiễu, hách dịch đối với nhân dân của cán bộ, công chức”, Sở Tư pháp TPĐN đã tổ chức Hội nghị quán triệt cho CB-CC toàn ngành. Sở đã ban hành văn bản riêng quy định: Khi tiếp nhận hồ sơ đã đủ thủ tục, CB-CC phải viết giấy biên nhận ghi rõ ràng các loại giấy tờ đã nhận và hẹn ngày giờ trả hồ sơ, Nếu đến hẹn chưa giải quyết xong phải báo cáo cho Trưởng phòng, sau đó phải đến tận nhà của công dân hoặc trụ sở của tổ chức đó để trả trực tiếp; với những hồ sơ chưa đủ thủ tục thì phải hướng dẫn cặn kẽ để người dân bổ túc. Nếu hướng dẫn không đúng, cán bộ hướng dẫn phải đến nhà công dân hoặc trụ sở của tổ chức để xin lỗi và bổ túc hồ sơ. Ngoài ra, ngành Tư pháp còn đề ra chủ trương “5 không” là: “không nhận hối lộ; không nhũng nhiễu, không hách dịch; không vô trách nhiệm; không lãng phí thời gian và của cải”. Nếu cán bộ nào bị dân phản ánh 2 lần trong một năm về vi phạm chủ trương “5 không” sẽ bị đình chỉ công tác để kiểm điểm hoặc chuyển sang bộ phận khác.
Việc triển khai kịp thời, kiên quyết, nhất quán của lãnh đạo Sở Tư pháp TPĐN trên lĩnh vực cải cách thủ tục hành chính ngày càng nề nếp , tạo nên ý thức phục vụ nhân dân của CB-CC ngày càng tốt hơn.
Các quy trình thủ tục rõ ràng, công khai được niêm yết tại nơi tiếp dân đã giúp người dân một tâm trạng thoải mái, giải toả được những thắc mắc do sự thiếu minh bạch, rõ ràng trước đây. Giảm bớt hiện tượng nhũng nhiễu, phiền hà người dân thông qua việc tách riêng khâu nhận hồ sơ và khâu thụ lý hồ sơ. Người thụ lý hồ sơ không tiếp xúc với dân, như vậy quan hệ giữa người nộp và người thụ lý hồ sơ độc lập nhau. … còn là một phương thức hữu hiệu trong việc đấu tranh chống tham nhũng, khắc phục được tệ quan liêu, cửa quyền và nhũng nhiễu đối với nhân dân.
Qua hơn 5 năm triển khai thực hiện cơ chế “một cửa”, kết quả đạt được trong công tác này khả quan, mang lại những kết quả phấn khởi, khẳng định được tính đúng đắn, tất yếu của cải cách thủ tục hành chính theo yêu cầu của Nhà nước đề ra đối với các cơ quan quản lý Nhà nước tại địa phương, phù hợp với mục tiêu cải cách hành chính của Đảng và Nhà nước; hợp với lòng dân, từng bước đáp ứng và hỗ trợ cho phát triển kinh tế xã hội. Mô hình này vừa là bước khởi đầu, lại vừa là khâu then chốt cho các bước tiếp theo của tiến trình cải cách hành chính.
Qua thực hiện cơ chế “một cửa”, số lượng giải quyết hồ sơ của công dân, tổ chức được giải quyết đúng hẹn đạt 98%, số lần đi lại của người dân, tổ chức có nhu cầu so với trước đây giảm hẳn. Cơ chế “một cửa”có ý nghĩa về lâu dài, nhiều thủ tục hành chính rườm rà, bất hợp lý được phát hiện và bãi bỏ, đội ngũ cán bộ, công chức được thực tiễn hoạt động của mô hình kiểm nghiệm về mặt năng lực chuyên môn lẫn phẩm chất đặc thù của công chức. Đây cũng là cơ hội và môi trường để đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ về mọi mặt cho đội ngũ cán bộ công chức, là dịp để sắp xếp cán bộ đúng người, đúng việc.
Cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” ở Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng trên lĩnh vực hộ tịch trong những năm qua đã đạt được những kết quả rất đáng kể, nhiều đơn vị trong ngành Tư pháp đã đến học tập và tìm hiểu để triển khai thực hiện mô hình này tại các địa phương. Qua đó cũng đã cho thấy, mô hình một cửa thật sự đem lại nhiều thuận lợi cho tổ chức và công dân, bên cạnh đó nó còn tác động thúc đẩy hoàn thiện các thủ tục hành chính là điều rất đáng kể. Cải cách thủ tục hành chính là khâu đột phá của cải cách hành chính và cơ chế một cửa chính là khâu đột phá này.
Cải cách hành chính đã tạo cho nhân dân niềm tin vào cơ quan công quyền của Nhà nước. Phương thức tổ chức “một cửa” công khai, thuận tiện đã tạo sự gần gũi hơn giữa cơ quan chính quyền với nhân dân, nhân dân có điều kiện theo dõi, giám sát các hoạt động giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan chính quyền theo hướng “dân biết, dân bàn, dân làm và dân kiểm tra” góp phần xây dựng chính quyền ngày càng vững mạnh./.
Thu Hường