Đã hơn 1 năm nay tại trụ sở UBND phường Quang Trung (Hà Đông - Hà tây) tình trạng công dân chạy vào phòng này, lên tầng kia nhao nhác với những câu: “Chú ơi ký cho cháu bộ hồ sơ” hoặc “Hôm nay hồ sơ đất đai của gia đình tôi đã được giải quyết chưa ?”...đã được chấm dứt.
Tháng 4 năm 2005, Bộ phận thực hiện cơ chế “một cửa” của UBND phường Quang Trung được thành lập và đi vào hoạt động giải quyết các lĩnh vực: đất đai, xây dựng, hộ tịch, chứng thực. Để thuận tiện cho cán bộ, nhân dân đến liên hệ giải quyết công việc, UBND phường bố trí phòng làm việc tại tầng 1, rộng rãi, có ghế, bàn viết, niêm yết công khai các bảng, biểu, nội quy, quy định trình tự, lịch giải quyết và lệ phí từng lĩnh vực. Đồng thời xây dựng quy chế làm việc giữa các bộ phận liên quan để tiếp nhận hồ sơ, đóng dấu, trả kết quả giải quyết cho công dân. Hàng ngày, có 1 đồng chí Phó Chủ tịch UBND phường trực giải quyết công việc thuộc lĩnh vực của mình phụ trách.
Là phường lớn của thị xã, tốc độ đô thị hóa nhanh, quản lý đất đai là công việc rất nhạy cảm. Nên Bộ phận “một cửa” rất chú trọng quá trình thụ lý hồ sơ, giải quyết đảm bảo đúng quy định. Trước đây, người dân cần giải quyết về đất đai phải hỏi nhiều nơi, chạy nhiều chỗ vì chưa nắm rõ các quy định, thời gian trả hồ sơ.... Hiện nay, công việc này được giải quyết định kỳ vào buổi chiều ngày thứ 2, thứ 5 hàng tuần và thời hạn trả hồ sơ 5 ngày. Mặc dù, chỉ có 2 cán bộ chuyên môn nhưng phần lớn công việc này đựơc giải quyết trong ngà, nếu trường hợp cần phải xác minh thì mới viết phiếu hẹn trả hồ sơ vào ngày hôm sau. Đối với việc chuyển nhượng nhà, đất, cấp phép xây dựng, cán bộ địa chính trực tiếp thực hiện xác minh, lập sơ đồ mặt bằng... hồ sơ chưa hoàn chỉnh, thiếu thủ tục, hướng dẫn chu đáo, cụ thể bổ sung hoàn thiện đúng quy định không phải để nhân dân phải đi lại nhiều lần. Chính vì sát sao với công việc nên 84 trường hợp chuyển nhượng đất đai, 478 trường hợp vay vốn, 83 trường hợp cấp phép xây dựng... được giải quyết đúng thời hạn, không để xảy ra sai sót, thắc mắc khiếu kiện.
Hiện tại, phường có trên 2 vạn người nên việc xác nhận, đăng ký hộ tịch lớn, Bộ phận “một cửa” bố trí thời gian trực giải quyết vào tất cả chiều các ngày làm việc. Ngoài ra, bộ phận này vẫn phải cử cán bộ làm việc ngoài giờ, ngày nghỉ để giải quyết kịp thời việc khai tử, xác minh chữ ký...cho nhân dân. Do bố trí nhân lực và thời gian hợp lý nên Bộ phận “một cửa” đã giải quyết được 1216 hồ sơ, lý lịch, giấy tờ hành chính, đăng ký khai sinh cho 359 trường hợp, đăng ký kết hôn tại UBND phường cho 226 trường hợp... Để quản lý, xử lý hồ sơ lưu trữ trên hệ thống máy tính và sổ bộ khoa học, thuận lợi tra cứu, UBND phường đã ban hành mẫu xác nhận trên từng lĩnh vực và hướng dẫn các trưởng khối phố cách thực hiện.
Theo đồng chí Phạm Phú Lịch, Chủ tịch UBND phường Quang Trung: Để Bộ phận “một cửa” hoạt động có hiệu quả, ngoài việc đầu tư cơ sở vật chất, văn bản pháp luật, phường đặc biệt coi trọng đến chất lượng cán bộ, bao gồm trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức. Hiện Bộ phận này có 5 đồng chí, trong đó 2 đồng chí có trình độ đại học... đều phù hợp với công việc. Họ là những cán bộ sinh trưởng tại phường, nắm rất chắc địa lý cũng như tình hình nội bộ của phường nên giải quyết công việc thuận lợi. Để nâng cao chất lượng giải quyết công việc, hàng tháng Bộ phận “một cửa” họp với lãnh đạo UBND phường nhằm kiểm điểm rút kinh nghiệm những vấn đề chưa làm được, bàn bạc tìm biện pháp khắc phục. Lãnh đạo UBND phường thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, và nhắc nhở cán bộ về phong, cách ứng xử đối với công dân; Những trường hợp không đúng thủ tục, thẩm quyền giải quyết phải giải thích, hướng dẫn rõ ràng, tránh phiền nhiễu, khiếu kiện không đáng có.
Sau một năm, thực hiện cơ chế “một cửa” tại UBND phương Quang Trung đã tạo ra chuyển biến quan trọng từ nhận thức đến lề lối, tác phong làm việc của cán bộ trong việc giải quyết các hồ sơ, giấy tờ phục vụ công dân. Chính những công việc liên quan đến thủ tục hành chính được giải quyết nhanh, gọn công khai, minh bạch đã tạo niềm tin cho nhân dân đối với cơ quan Nhà nước và trong họ không còn mặc cảm “hành chính, phiền hà”. /.
Công Dũng - Báo Hà Tây