Tham dự buổi kết luận thanh tra có đồng chí Bùi Thị Lệ Thủy - Giám đốc Sở Tư pháp, đồng chí Phạm Xuân Hùng - Chủ tịch UBND huyện Đức Phổ, các thành viên Đoàn thanh tra, Trưởng phòng và cán bộ tư pháp của Phòng Tư pháp, đại diện lãnh đạo và cán bộ tư pháp hộ tịch của UBND thị trấn Đức Phổ và UBND xã Phổ Thạnh.
Mục đích của việc thanh tra là nhằm phát hiện những tồn tại, sai sót trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, công tác chứng thực ở cơ sở, để kịp thời khắc phục, chấn chỉnh những sai sót và hướng dẫn cho cán bộ tư pháp của Phòng Tư pháp và cán bộ tư pháp hộ tịch thực hiện đúng quy định của pháp luật, đặc biệt là kể từ khi thực hiện Nghị định số 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ đã phân cấp mạnh mẽ những việc đăng ký hộ tịch trước đây thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh nay chuyển về cho UBND cấp huyện và UBND cấp xã. Công tác chứng thực các hợp đồng giao dịch tại Phòng Tư pháp huyện Đức Phổ, UBND xã Phổ Thạnh và UBND thị trấn Đức Phổ về cơ bản đã tổ chức thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, đáp ứng kịp thời các yêu cầu chính đáng của công dân. Trong 04 năm từ năm 2004 đến tháng 07/2007 Phòng Tư pháp đã thực hiện chứng thực 121 hợp đồng, giao dịch; UBND xã Phổ Thạnh chứng thực 254 trường hợp; UBND thị trấn Đức Phổ chứng thực 463 trường hợp.
Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch. Để triển khai thực hiện, Phòng Tư pháp đã ban hành văn bản chỉ đạo cho Ban tư pháp các xã, thị trấn tiến hành kiểm tra, rà soát và đối chiếu sổ lưu về đăng ký hộ tịch giữa UBND cấp xã và sổ hộ tịch từ Sở Tư pháp chuyển về cho Phòng Tư pháp. Đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến rộng rãi các quy định mới về đăng ký hộ tịch cho cán bộ và nhân dân.
+Kết quả thực hiện các việc đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền của UBND cấp huyện: Năm 2006 Phòng Tư pháp trình UBND huyện cho phép 36 trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch và 64 trường hợp cấp lại bản chính giấy khai sinh. Năm 2007 thay đổi, cải chính hộ tịch cho 27 trường hợp và cấp lại bản chính giấy khai sinh cho 63 trường hợp.
+Kết quả đăng ký hộ tịch của UBND xã Phổ Thạnh: Đăng ký khai sinh năm 2006: 541 trường hợp, năm 2007: 278 trường hợp; Thay đổi, cải chính hộ tịch năm 2006: 17 trường hợp, năm 2007: 22 trường hợp. Đăng ký kết hôn năm 2006: 207 trường hợp, năm 2007: 108 trường hợp. Cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân năm 2006: 71 trường hợp, năm 2007: 58 trường hợp. Đăng ký khai tử năm 2007: 44 trường hợp.
+Kết quả đăng ký hộ tịch của UBND thị trấn Đức Phổ: Đăng ký khai sinh năm 2006: 157 trường hợp, năm 2007: 80 trường hợp; Thay đổi, cải chính hộ tịch năm 2006: 06 trường hợp, năm 2007: 12 trường hợp. Đăng ký kết hôn năm 2006: 68 trường hợp, năm 2007: 36 trường hợp. Cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân năm 2006: 40 trường hợp, năm 2007: 38 trường hợp. Đăng ký khai tử năm 2006: 45 trường hợp, năm 2007: 23 trường hợp. Năm 2006 đăng ký nhận cha, mẹ, con 04 trường hợp và 01 trường hợp đăng ký nhận nuôi con nuôi.
Qua kết quả thanh tra, đoàn thanh tra nhận thấy công tác chứng thực, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại huyện Đức Phổ đã triển khai thực hiện có hiệu quả Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, các việc đăng ký hộ tịch và chứng thực về cơ bản đúng theo quy định của pháp luật, đã tạo điều kiện thuận lợi, giải quyết hồ sơ nhanh chóng, kịp thời cho công dân. Tuy nhiên có những quy định về đăng ký hộ tịch mới được chuyển giao về cho UBND cấp huyện và cấp xã nên khi triển khai thực hiện còn lúng túng, cán bộ của Phòng Tư pháp và cán bộ tư pháp hộ tịch nhận thức chưa đúng đã dẫn đến những tồn tại, sai sót, cụ thể:
Đối với công tác chứng thực: Trong 121 hợp đồng giao dịch được chứng thực tại Phòng Tư pháp, có 05 trường hợp sai thẩm quyền (chiếm tỷ lệ 4,1%), sai về hình thức có 13 trường hợp (chiếm tỷ lệ 10,7%), sai sót về thủ tục có 27 trường hợp (chiếm tỷ lệ 22,3%). UBND xã Phổ Thạnh chứng thực 254 trường hợp, trong đó sai về thẩm quyền có 03 trường hợp (chiếm tỷ lệ 1,1%), sai sót về thủ tục có 16 trường hợp (chiếm tỷ lệ 6,2%), sai về hình thức có 08 trường hợp (chiếm tỷ lệ 3,1%). UBND thị trấn Đức Phổ chứng thực 463 trường hợp, trong đó sai về thủ tục là chủ yếu có đến 134 trường hợp (chiếm tỷ lệ 28,9%), sai về hình thức có 22 trường hợp (chiếm tỷ lệ 4,7%), không có trường hợp nào sai về thẩm quyền. Tất cả hợp đồng giao dịch đều không có phiếu yêu cầu chứng thực, người yêu cầu và người thực hiện chứng thực không ký tắt vào hợp đồng giao dịch, không đóng dấu giáp lai, hợp đồng có sửa chữa, tẩy xóa, bỏ trống, viết xen dòng, trong hồ sơ còn thiếu những giấy tờ quan trọng chứng minh quyền sở hữu để đảm bảo tính pháp lý cho việc chứng thực hợp đồng . . .
Thực hiện các việc đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền, do cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp chưa xác định đối tượng được thay đổi, cải chính hộ tịch nên tại Điều 1 của Quyết định đã ghi sai họ và tên của người được thay đổi, cải chính hộ tịch, năm 2006 ghi sai 18 quyết định (chiếm tỷ lệ 50%), năm 2007 ghi sai 16 quyết định (chiếm tỷ lệ 59,3%), có 03 trường hợp người dưới 14 tuổi nhưng cán bộ của Phòng Tư pháp đã tham mưu cho UBND huyện giải quyết cho thay đổi, cải chính hộ tịch, trường hợp của Trần Thị Ngọc Giàu cho phép cải chính năm sinh trái quy định của pháp luật. Cán bộ tư pháp của Phòng Tư pháp và cán bộ Tư pháp hộ tịch chưa phân biệt được khi nào là bổ sung chữ đệm với thay đổi, cải chính chữ đệm. UBND xã Phổ Thạnh không thực hiện đăng ký vào 02 quyển sổ (đăng ký kép), khi cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không vào số xác nhận của UBND cấp xã, khi thực hiện ghi vào sổ hộ tịch không ghi chú là đăng ký quá hạn, đăng ký lại, con ngoài giá thú. Cán bộ hộ tịch ghi vào sổ hộ tịch bị sai sót, nhầm lẫn, ngày đăng ký trước ngày trẻ em sinh ra, ngày đăng ký khai tử trước ngày công dân chết. Khi đăng ký kết hôn hai bên nam nữ không ký tên vào sổ đăng ký kết hôn. . .
Trên cơ sở kết quả thanh tra, Đoàn thanh tra đã kiến nghị thu hồi, huỷ bỏ những giấy tờ hộ tịch cấp trái pháp luật theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch.
Văn Thảo