Trong thời kỳ đổi mới đất nước, cải cách thủ tục hành chính được Đảng, Nhà nước xác định là một trong những nhiệm vụ chiến lược để đưa nước ta phát triển nhanh chóng và bền vững. Với sự ra đời của Luật Giao dịch điện tử năm 2005, chữ ký số điện tử là một giải pháp tích cực và hiệu quả trong công tác cải cách thủ tục hành chính nói chung và thủ tục đăng ký biện pháp bảo đảm nói riêng hiện nay, tiến tới hiện đại hóa hệ thống đăng ký.
Tại Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm, Bộ Tư pháp (Trung tâm số 2), việc áp dụng khoa học kỹ thuật, hiện đại hóa quy trình xử lý hồ sơ, trả kết quả được Lãnh đạo Trung tâm số 2 luôn luôn tìm tòi và áp dụng. Từ giữa năm 2020, Trung tâm số 2 đã xúc tiến nghiên cứu việc tiếp nhận và cấp giấy chứng nhận sử dụng chữ ký số. Quy trình số hóa 4.0 này được thử nghiệm từ đầu năm 2021, áp dụng chính thức từ tháng 6, với chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp. Chữ ký số này hiện nay được áp dụng trong toàn bộ văn bản chứng nhận đăng ký biện pháp bảo đảm, hợp đồng đang được thực hiện tại Trung tâm số 2 và đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính mà Đảng, Nhà nước đặt ra trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Cán bộ Trung tâm làm việc không tiếp xúc thời dịch Covid-19 nhờ số hóa quy trình giải quyết hồ sơ.
Lợi ích của chữ ký số trong hoạt động đăng ký và cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm
Ngăn chặn khả năng giả mạo
Việc tạo ra một chữ ký số khác giống hoàn toàn với chữ ký số đang sử dụng và có khả năng kiểm tra bằng mã hóa công khai gần như là bất khả thi. Sau khi tài liệu điện tử đã được ký số thì không có cách nào thay đổi được, bởi mọi thay đổi dù lớn hay nhỏ đều sẽ bị phát hiện nhờ công nghệ mã hóa công khai. Khi tài liệu bị thay đổi nội dung hay chữ ký số, khóa công khai sẽ không còn tương thích với bí mật nữa, đồng nghĩa với việc người nhận sẽ không thể sử dụng khóa công khai để giải mã tài liệu. Điều này có nghĩa là một khi đã ký số, tài liệu sẽ không có cơ hội thay đổi cho dù là một phần hay toàn bộ nội dung.
Tiết kiệm thời gian đăng ký biện pháp bảo đảm
Theo quy trình hiện nay (trước khi áp dụng chữ ký số), sau khi đăng ký thành công, cá nhân, tổ chức phải chờ Trung tâm số 2 gửi văn bản chứng nhận đăng ký biện pháp bảo đảm qua đường bưu điện. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, công tác đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm phải được cải tiến không ngừng để phục vụ nhu cầu đăng ký của cá nhân, tổ chức. Do vậy, triển khai chữ ký số trong hoạt động đăng ký và cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm bằng động sản, trừ tàu bay, tàu biển là nhu cầu tất yếu của xã hội, là chìa khóa tháo cởi những khó khăn, vướng mắc cho cá nhân, tổ chức khi phải tốn thời gian, công sức chờ đợi và lưu trữ văn bản chứng nhận đăng ký biện pháp bảo đảm. Bởi lẽ, ngay sau khi hoàn tất việc đăng ký, Trung tâm số 2 sẽ gửi kết quả đã được ký bằng chữ ký số đến địa chỉ email của cá nhân, tổ chức. Cá nhân, tổ chức in để lưu hồ sơ, không phải chờ đợi văn bản chứng nhận gửi qua đường bưu điện mà hồ sơ vẫn đảm bảo tính pháp lý của hoạt động đăng ký biện pháp bảo đảm.
Theo Tiến sĩ Nguyễn Duy Tịnh, Giám đốc Trung tâm số 2, việc áp dụng chữ ký số vào công tác đăng ký biện pháp bảo đảm tại Trung tâm số 2 là giải pháp ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin giúp người dân, doanh nghiệp nhận kết quả một cách nhanh nhất, an toàn nhất cũng như khắc phục nỗi lo bị giả mạo hồ sơ nhằm chiếm dụng vốn, làm thất thoát tài sản của Ngân hàng. Đây cũng là giải pháp phòng, chống dịch Covid-19 hiệu quả do hạn chế tiếp xúc trong thời điểm dịch đang diễn biến phức tạp trong phạm vi cả nước.
Với phương châm “Không để người dân, doanh nghiệp chờ lâu”, việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm bằng động sản, trừ tàu bay, tàu biển là kết quả của quá trình ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, kết quả của sự nỗ lực nghiên cứu, cải tiến quy trình trong thực hiện thủ tục hành chính, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức đăng ký biện pháp bảo đảm để được nhận kết quả đăng ký một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.