Thực hiện Quyết định số 1053/QĐ-BTP ngày 05/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Kế hoạch khảo sát phục vụ việc xây dựng Báo cáo nghiên cứu khả thi Dự án Xây dựng hệ thống thông tin và dịch vụ điện tử trong hoạt động công chứng Việt Nam (sau đây gọi là Dự án), Đoàn khảo sát của Bộ Tư pháp (với thành phần là đại diện Lãnh đạo Cục Bổ trợ tư pháp làm Trưởng Đoàn, thành viên bao gồm đại diện Cục Bổ trợ tư pháp, Cục Công nghệ thông tin, Vụ Hợp tác quốc tế) phối hợp với Công ty TNHH Tư vấn đầu tư và Xúc tiến thương mại (InvestPro), Công ty Bit Media (Cộng hòa Áo) đã tiến hành khảo sát tại 05 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là Lâm Đồng, TP. Hồ Chí Minh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Đà Nẵng và Hải Phòng từ ngày 10/8/2015 đến hết ngày 17/8/2015.
Tại mỗi địa phương, Đoàn khảo sát có buổi làm việc với Sở Tư pháp và khảo sát trực tiếp một số tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn. Trong buổi làm việc với Sở Tư pháp, Đoàn nghe Sở Tư pháp báo cáo về tình hình tổ chức, hoạt động công chứng; thực tiễn việc xây dựng, vận hành, quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương; những khó khăn, vướng mắc và kiến nghị, đề xuất để phục vụ việc xây dựng Dự án (riêng tại Hải Phòng, việc tra cứu, cập nhật thông tin công chứng được thực hiện thông qua Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, do Trung tâm thông tin công chứng của Sở Tư pháp thực hiện mà chưa có cơ sở dữ liệu điện tử kết nối các tổ chức hành nghề công chứng). Tại các tổ chức hành nghề công chứng, Đoàn trực tiếp khảo sát về cơ sở vật chất, tìm hiểu quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch, quy trình tra cứu, cập nhật thông tin lên cơ sở dữ liệu công chứng.
Kết quả khảo sát cho thấy, mỗi địa phương đều có cơ sở dữ liệu công chứng riêng, cách thức quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng cũng có sự khác biệt. Tuy nhiên, các cơ sở dữ liệu công chứng này đều có những nhược điểm, hạn chế chung là chưa kết nối được với các Văn phòng đăng ký đất đai, thường xuyên bị quá tải, nền tảng chưa thống nhất, quy trình còn rườm rà... Đây chính là những kết quả quan trọng để Đoàn khảo sát có những phân tích, đánh giá và đề xuất, kiến nghị phù hợp trong quá trình nghiên cứu, xây dựng Dự án.
Nguyễn Văn Hà
Nguyễn Văn Hà
Cục Bổ trợ tư pháp