Khoản 2, Điều 44, Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước đã nêu rõ: “Trách nhiệm của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ: Ban hành quy định cụ thể về tổ chức các cuộc họp của Bộ, ngành mình”.
Đồng thời, trong thực tiễn thời gian qua, do đặc thù công việc của Bộ Tư pháp, việc tổ chức các cuộc họp trong hoạt động của cơ quan Bộ là tương đối nhiều, tuy nhiên, cách thức tổ chức cuộc họp cũng như chất lượng nhiều cuộc họp chưa cao, có thể kể đến một số mặt còn kém như: công tác đón tiếp đại biểu, thành phần tham dự cuộc họp không đúng yêu cầu, các ý kiến phát biểu còn dài dòng và chất lượng còn nhiều hạn chế; mặt khác, vẫn còn hiện tượng lãnh đạo đơn vị chưa thực hiện hết thẩm quyền, trách nhiệm của mình đã đề xuất tổ chức họp báo cáo Lãnh đạo Bộ, dẫn đến việc quá tải các cuộc họp cũng như các công việc phải giải quyết cho Lãnh đạo Bộ.
Chủ trương thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và ứng dụng công nghệ thông tin là những chủ trương lớn đã được Bộ, ngành Tư pháp quán triệt thực hiện nghiêm, đồng thời, cần thiết thực hiện việc đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành chung của Lãnh đạo Bộ, từ đó, cần phải xem xét việc quy định để hạn chế việc tổ chức các cuộc họp không cần thiết.
Mặt khác, qua gần 01 năm triển khai thực hiện việc ủy quyền giải quyết công việc trong các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp theo quyết định số 1684/QĐ-BTP ngày 17/7/2014 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã thể hiện được sự cải cách thủ tục và tính chính xác của việc ủy quyền theo quy định, đặc biệt là với nội dung ủy quyền ký giấy mời họp.
Từ cơ sở pháp lý và thực tiễn nói trên, Bộ Tư pháp đã ban hành Quy chế tổ chức họp với mục tiêu giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành chung của Lãnh đạo Bộ.
Quy chế gồm nhiều nội dung mang tính cải cách thủ tục cũng như thể hiện quyết tâm của Lãnh đạo Bộ trong việc giảm thiểu số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động tổ chức các cuộc họp.
Quy chế đã xác định 04 nguyên tắc tổ chức cuộc họp - Điều 2; Các biện pháp để giảm bớt số lượng và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp, trong đó đã quy định rõ 04 trường hợp không tổ chức họp - khoản 3 Điều 3; quy định các cuộc họp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ, các cuộc họp phải xin phép Bộ trưởng – khoản 1, 2 Điều 4; Trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ được ủy quyền chủ trì cuộc họp – Điều 7; quy định giấy mời, công văn triệu tập, chương trình, tài liệu cuộc họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc - khoản 3,4 Điều 12; Phương thức gửi chương trình, tài liệu họp được quy định đa dạng hóa, trong đó khuyến khích việc gửi qua thư điện tử và đăng tải lên Cổng thông tin điện tử của Bộ - khoản 5 Điều 12…
Quy chế đã đề cao trách nhiệm của Văn phòng Bộ trong tất cả các khâu trong quy trình tổ chức cuộc họp (như: có ý kiến đối với Kế hoạch tổ chức họp của các đơn vị - khoản 2 Điều 10; được giao thẩm quyền ký giấy mời họp - khoản 2 Điều 12; chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình đối với các cuộc họp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức họp và các cuộc họp khác do Bộ trưởng chủ trì, các cuộc họp do Thứ trưởng chủ trì có sự tham gia của lãnh đạo các Bộ, ngành; có trách nhiệm thẩm tra đối với công tác chuẩn bị họp - khoản 1 Điều 13; trách nhiệm ký ban hành tất cả các thông báo ý kiến kết luận các cuộc họp của Lãnh đạo Bộ - khoản 3 Điều 16…).
Để nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ, Quy chế cũng đã quy định biện pháp nhằm thực hiện văn bản kết luận cuộc họp của Lãnh đạo Bộ, cụ thể là “Vụ Thi đua – Khen thưởng có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Bộ đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ được giao tại Thông báo kết luận cuộc họp trong tiêu chí xét thi đua khen thưởng hàng năm của các đơn vị” – khoản 3 Điều 17.
Với việc ban hành và tổ chức thực hiện Quy chế này, mục tiêu giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp sẽ được hiện thực hóa để thực hiện triệt để việc đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả chỉ đạo, điều hành chung của Lãnh đạo Bộ.