Ngày 27/7/2010, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký Quyết định số 2043/QĐ-BTP về việc ban hành Danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử trong phạm vi các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp. Danh mục này là một trong những văn bản riêng biệt đầu tiên nhằm thúc đẩy việc sử dụng văn bản điện tử tại cơ quan Bộ Tư pháp.
Để tạo công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo, điều hành bằng văn bản điện tử trong toàn cơ quan Bộ Tư pháp, Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ được xây dựng và đưa vào hoạt động từ năm 2005. Đến nay, Hệ thống đã được triển khai đến tất cả các đơn vị thuộc Bộ. Trong quá trình triển khai, Hệ thống cũng đã được nhiều lần nâng cấp để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người sử dụng. Tuy nhiên, trên thực tế, Hệ thống vẫn chưa thực sự phát huy được vai trò của mình do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nhau.
Với mục đích nâng cao nhận thức và hiệu quả sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp, ngày 29/9/2014, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Quy chế Quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp (kèm theo Quyết định số 2217/QĐ-BTP). Quy chế này quy định cụ thể về trách nhiệm, quyền hạn của tất cả các cá nhân, đơn vị thuộc Bộ khi tham gia vào Hệ thống.
Theo quy định tại Quy chế, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thường xuyên truy cập Hệ thống, ít nhất hai lần mỗi ngày vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều để kịp thời tiếp nhận, cập nhật, quản lý, xử lý, điều hành, lưu trữ và khai thác dữ liệu trên Hệ thống phục vụ quá trình giải quyết công việc. Việc triển khai số hóa văn bản để đưa vào Hệ thống được tiến hành theo lộ trình cụ thể đối với mỗi đơn vị. Các đơn vị có trách nhiệm chủ động phối hợp với Cục Công nghệ thông tin xây dựng lộ trình số hóa của đơn vị mình, bảo đảm hoàn thành việc số hóa trước ngày 30 tháng 9 năm 2015.
Ngoài ra, văn thư không phát hành văn bản giấy khi văn bản điện tử tương ứng chưa được chuyển đến bộ phận văn thư để phát hành trên Hệ thống. Thủ trưởng các đơn vị là người quản lý, phân quyền các tài khoản và do vậy, cần phải thường xuyên rà soát để đảm bảo các tài khoản của đơn vị trên Hệ thống được sử dụng đúng mục đích, phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Nhiệm vụ này, thủ trưởng các đơn vị có thể ủy quyền cho 01 cán bộ khác thực hiện theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật.
Kết quả thực hiện Quy chế này là tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và là tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hằng năm đối với các cá nhân và đơn vị thuộc Bộ.
Với quyết tâm nâng cao hiệu quả sử dụng của các cá nhân, đơn vị thuộc Bộ đối với Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ, việc ban hành Quy chế Quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống dự kiến sẽ tạo bước đột phá trong phương thức làm việc, nhằm giảm thiểu số lượng văn bản giấy, tiết kiệm thời gian, chi phí, dần hình thành cơ sở dữ liệu văn bản điện tử của Bộ, góp phần nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính, tiến tới hiện thực hóa mục tiêu Chính phủ điện tử.