Tuy nhiên, ở một vài đơn vị, việc lập hồ sơ của các chuyên viên chưa được quan tâm đúng mức nên việc thu, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành hàng năm gặp nhiều khó khăn. Việc giữ hồ sơ, tài liệu tại đơn vị, thu, nộp tài liệu chưa được lập thành hồ sơ theo quy định còn tương đối phổ biến, gây lãng phí về thời gian, kinh phí; việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ lưu trữ phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ và chuyên môn của các đơn vị còn nhiều hạn chế, bất cập.
Để khắc phục những tồn tại trên, Văn phòng đề nghị Thủ trưởng các đơn vị chỉ đạo tổ chức lập hồ sơ công việc tại đơn vị cụ thể như sau:
1. Giao nhiệm vụ cho Văn thư đơn vị
- Đầu năm, Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận bìa Hồ sơ tại Văn phòng và tiến hành mở hồ sơ theo những nhiệm vụ được phân công trong Kế hoạch công tác đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt.
- Văn thư đơn vị có trách nhiệm ghi tên đơn vị, số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản theo danh mục hồ sơ của đơn vị lên bìa hồ sơ, sau đó chuyển bìa hồ sơ cho các chuyên viên được giao giải quyết công việc tiến hành lập hồ sơ.
- Văn thư đơn vị có trách nhiệm theo dõi, thu nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành khi công việc đã kết thúc.
2. Trách nhiệm của các chuyên viên
- Các chuyên viên có trách nhiệm thu thập, cập nhật đúng và đủ văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của mình vào hồ sơ tương ứng, từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu trình, ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân; ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo, những tư liệu tham khảo cần thiết và văn bản đi của đơn vị, tổ chức liên quan đến công việc trong hồ sơ.
Ngoài ra, cần lưu ý đến việc thu thập những văn bản, tài liệu dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình vào hồ sơ, tránh để lẫn văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay đưa các văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.
- Để hoàn chỉnh hồ sơ về công việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ. Đối với những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản lớn thì phân chia thành các tập - đơn vị bảo quản một cách hợp lý, bảo đảm thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
- Trường hợp sau khi công việc kết thúc, thành phần, nội dung của văn bản, tài liệu trong hồ sơ không phù hợp với các tiêu đề dự kiến trong danh mục hồ sơ thì cá nhân cần chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ và ghi chính thức lên bìa hồ sơ.
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo (nếu đã có bản gốc) hoặc bản chính tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết (trừ bản thảo các văn bản quy phạm pháp luật, pháp lệnh, nghị định).
- Kiểm tra lại thời hạn bảo quản hồ sơ và căn cứ vào thực tế tài liệu có trong hồ sơ để chỉnh sửa cho phù hợp.
- Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn bản, tài liệu; bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày và việc tra cứu, sử dụng hồ sơ, tài liệu sau này được thuận tiện. Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì đưa vào bì và sắp xếp vào cuối hồ sơ.
Nếu hết năm, công việc chưa giải quyết xong thì hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết và ghi vào danh mục hồ sơ của năm đó.
3. Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành
- Định kỳ, vào tháng 10 hàng năm, các đơn vị có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo quy định của pháp luật. Văn phòng Bộ chỉ thu những hồ sơ đã được lập theo Kế hoạch công tác của đơn vị đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt.
- Những hồ sơ nguyên tắc như tập văn bản chỉ đạo của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực, một vấn đề nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc, các văn bản, tài liệu khác được gửi để biết, để tham khảo...không thuộc diện giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan sẽ được lưu giữ tại đơn vị, cá nhân để tra cứu, khai thác phục vụ cho công việc và được huỷ sau khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
4. Trách nhiệm Văn phòng Bộ
Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm in và cung cấp bìa hồ sơ cho các đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
- Hàng năm, căn cứ vào Kế hoạch công tác của các đơn vị đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, Phòng Lưu trữ cấp bìa hồ sơ cho các đơn vị để tiến hành lập hồ sơ theo quy định.
- Phòng Lưu trữ có trách nhiệm thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân vào kho lưu trữ của cơ quan theo quy định tại Điều 32, Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp.
Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, Phòng Lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với Danh mục hồ sơ đã lập đầu năm. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo Chánh Văn phòng Bộ giải quyết.
Biên bản giao nhận tài liệu được thực hiện theo mẫu “Biên bản giao nhận tài liệu” kèm theo Công văn này.
Đề nghị Thủ trưởng các đơn vị chỉ đạo, tổ chức, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh về Văn phòng Bộ để kịp thời giải quyết./.