Tổng cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, được tổ chức thành hệ thống dọc từ Trung ương đến địa phương, bảo đảm nguyên tắc tập trung thống nhất. Cơ cấu tổ chức Tổng cục Thi hành án dân sự được quy định tại Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg ngày 30 tháng 10 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp gồm: Cơ quan trực thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự ở Trung ương và Cơ quan Thi hành án dân sự ở địa phương. Trên cơ sở Luật Thi hành án dân sự năm 2008, ngày 25 tháng 10 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 2785/QĐ-BTP ngày 25 tháng 10 năm 2012 Phê duyệt cơ cấu tổ chức Cục Thi hành án dân sự, số lượng Lãnh đạo Cục Thi hành án dân sự, Lãnh đạo Phòng Chuyên môn thuộc Cục Thi hành án dân sự và Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự, trong đó xác định Văn phòng là 01 trong 04 phòng chuyên môn trong cơ cấu tổ chức của Cục Thi hành án dân sự (Điều 1). Tiếp theo, ngày 13 tháng 9 năm 2013, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 13/2013/TT-BTP Quy định tiêu chuẩn chức danh công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý thuộc Cục Thi hành án dân sự và Chi cục Thi hành án dân sự, trong đó xác định cụ thể tiêu chuẩn chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Cục Thi hành án dân sự (Điều 4). Trong năm 2013, Tổng cục Thi hành án dân sự cũng đã tổ chức tập huấn hướng dẫn các Cục Thi hành án dân sự triển khai kịp thời, đầy đủ các nhiệm vụ công tác văn phòng trong hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự địa phương. Chính vì vậy, trong thời gian qua, công tác văn phòng của toàn Hệ thống đã được triển khai kịp thời, từng bước đi vào nền nếp, tính chuyên môn hóa ngày càng được nâng cao, bước đầu phục vụ hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các tổ chức, đơn vị.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn phòng trong Hệ thống cơ quan thi hành án dân sự còn bộc lộ nhiều tồn tại, hạn chế, chậm được khắc phục, cụ thể như sau:
- Nhận thức chưa đầy đủ của người đứng đầu cơ quan thi hành án dân sự về vị trí, vai trò của công tác văn phòng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng; còn thuần túy coi văn phòng là bộ phận phục vụ, chưa quan tâm đúng mức đến nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, đôn đốc thực hiện kế hoạch, điều phối chung trong quản lý, chỉ đạo, điều hành của đơn vị. Nhiều văn phòng còn tồn tại như một đơn vị hành chính - quản trị thông thường. Việc triển khai công tác văn phòng tại các Chi cục còn chưa được quan tâm và hướng dẫn đầy đủ, cụ thể.
- Công tác chỉ đạo, lãnh đạo triển khai công tác văn phòng còn chưa có tính hệ thống và đổi mới, thiếu quyết liệt, chưa kiên trì, bền bỉ, đeo bám các mục tiêu, định hướng phát triển chung của công tác văn phòng; đồng thời còn chưa đưa ra được những giải pháp đột phá, căn cơ, lâu dài.
- Tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của công tác văn phòng toàn quốc còn chưa được hướng dẫn, quy định thống nhất; quan hệ, cơ chế phối hợp, cơ chế thông tin trong công tác văn phòng toàn Hệ thống còn thiếu sự khoa học, chặt chẽ, thậm chí có phần rời rạc, chưa tạo và phát huy được sức mạnh tổng hợp của Hệ thống văn phòng thi hành án dân sự.
- Nhiều nhiệm vụ văn phòng chưa được triển khai đầy đủ, nghiêm túc dẫn đến chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng còn hạn chế như công tác đôn đốc thực hiện kế hoạch, cảnh báo và đề xuất điều phối nguồn lực đối với các nhiệm vụ chậm tiến độ, công tác tham mưu, chuẩn bị chất lượng và hiệu quả các cuộc họp chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo đơn vị. Một số nhiệm vụ mới còn chưa được chú trọng quan tâm chỉ đạo thực hiện như công tác phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí, công tác đôn đốc, kiểm tra các kết luận...
- Đội ngũ công chức làm công tác văn phòng không ổn định, phải kiêm nhiệm nhiều việc, nhiều trường hợp do năng lực còn nhiều hạn chế nên được bố trí về Văn phòng; trình độ chuyên môn nghiệp vụ không phù hợp với vị trí việc làm của công tác văn phòng. Việc thu hút công chức có trình độ năng lực về làm công tác văn phòng còn khó khăn do chế độ đãi ngộ công chức thấp so với mặt bằng chế độ đãi ngộ chung của đội ngũ công chức làm công tác thi hành án dân sự.
- Tính chuyên nghiệp trong công tác văn phòng chưa cao. Công tác đào tạo nghiệp vụ văn phòng còn chưa được chú trọng đúng mức. Hầu hết các Chánh, Phó Chánh Văn phòng và công chức làm công tác văn phòng trong Hệ thống còn chưa được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn phòng.
Nhìn chung, trong thời gian qua mặc dù đã đạt được những kết quả nhất định nhưng các văn phòng, công chức làm công tác văn phòng trong toàn Hệ thống cần tiếp tục được kiện toàn. Công tác văn phòng trong toàn Hệ thống cần tiếp tục được nâng tầm, từng bước chuyên nghiệp hóa, đảm bảo hỗ trợ đắc lực, hiệu quả việc triển khai các chỉ tiêu nhiệm vụ thi hành án mà Quốc hội, Chính phủ giao.
Trong thời gian tới, để tiếp tục nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng trong toàn Hệ thống Thi hành án dân sự, các cơ quan có thẩm quyền cần quan tâm, tập trung vào một số giải pháp cơ bản sau đây:
Thứ nhất, cần khảo sát, đánh giá thực trạng chức năng, nhiệm vụ và đội ngũ công chức làm công tác văn phòng các cơ quan Thi hành án dân sự địa phương.
Thứ hai, xây dựng quy định thống nhất về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Cục Thi hành án dân sự cấp tỉnh và công tác văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện.
Thứ ba, xác định vị trí việc làm; đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các vị trí việc làm trong Văn phòng Tổng cục, các Cục, Chi cục.
Thứ tư, tổ chức mối quan hệ phối hợp, cơ chế thông tin chặt chẽ, khoa học trong toàn Hệ thống văn phòng thi hành án dân sự.
Thứ năm, tập trung đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao năng lực công tác của cán bộ làm công tác văn phòng.
Thứ sáu, xây dựng tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng trong hệ thống cơ quan thi hành án dân sự.
Ths. Nguyễn Xuân Tùng
Chánh Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự